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株式会社熊本日日新聞社様がRPAで業務改善

株式会社熊本日日新聞社

【事業内容】新聞(朝刊・夕刊)発行、生活情報紙発行、情報サイト運営、
コワーキングスペース運営
【本社】熊本市中央区世安町172
【HP】https://kumanichi.com/
【創業】1942年4月
【導入部署】販売局、編集局、
デジタル化推進室
【導入ツール】MICHIRU RPA
【導入時期】2019年夏

株式会社熊本日日新聞社は、約26万部を発行する地方新聞社。朝刊は、県内7割のシェアを誇る。夕刊や生活情報紙『くまにちすぱいす』の発行、Webサイト『くまにちホームページ』『クロスくまもと』の運営、さらには市街地のコワーキングスペースの運営も行う、まさに地域に根差したメディアだ。近年は積極的にIT化に取り組み、その動きは業界内でも注目されている。デジタル化推進室の舞永裕樹氏は、誰よりもIT化の必要性を感じ、社内の革新に貢献してきた人物。今回は、RPA導入までの経緯と具体的な活用例について話を聞いた。

熊本のITは、東京に比べ5年程遅れていると感じていた

全国の地方紙では、これからの時代を生き抜くために、新聞発行以外の新たな領域でも事業を展開する流れが見られるという。熊本日日新聞社「ビジネス開発」のひとつが、熊本の企業のITリテラシーを高める活動だ。その中心人物として、積極的に東京や都市圏での情報収集を行なっていた舞永氏は、熊本のITの遅れを危惧していた。体感で5年程あったという時差を埋めるため、舞永氏が検討を進めたのが、地元新聞社として有益なITツールや優秀なITベンダーの情報を積極的に発信すること。そんな中、あるセミナーでキャップドゥの存在を知る。

(画面左上)デジタル化推進室の舞永裕樹氏

MICHIRU RPA

誰もが現場でメンテナンスできるRPA

熊本のIT化促進を目的に情報を収集していた舞永氏であったが、同時に社内の環境にも問題を感じていた。県内企業を先導するためにも、まずは自社で活用の実績をつくる必要がある。そう考えた舞永氏は、複数のクラウドツールのトライアルを重ね、ツールの知識を蓄えていった。
「たとえば、顧客層を広げるために、デジタルマーケティングは必須でした。それまでのお客様との接点は、新聞紙面、チラシ、電話、FAX、ハガキとアナログなものがメイン。これを10年以上前に作られたアプリで管理している現状を改善する必要がありました。また、業務がシステム化されていないので、システム間の転記作業や、レポートの作成作業など、多くの単純作業を人手で対応していました。そこで、導入を検討したのがRPA。プログラマーが居なくても使える点が、魅力的でした。しかし、約4年前の当時は最低でも1,000万円。導入は現実的ではありませんでした」

それから3年後、キャップドゥから紹介された『MICHIRU RPA』は、最大のハードルであった予算面をクリア。さらには、「情報システム部に頼らずとも各部署である程度メンテナンスできる」という点にも及第した。2019年6月、検証ライセンスで3つの部署に導入された『MICHIRU RPA』は、無事に検証期間を終え、今日も大いに活用されている。

【各部署におけるRPA活用事例】
〈販売局〉売上データ(Excel)の基幹システムへの転記
8〜10時間かけて人の目と手によって行われていた作業が自動化。
業務の効率化に大きく作用している。

〈編集局〉連載をはじめとする固定された紙面レイアウト
現在、4面をRPAによってレイアウトしている。
RPAに配慮した紙面刷新により、自動レイアウトはさらに拡大する予定。

〈デジタル化推進室〉新聞記事データのHPやSNSへの流用
新聞の記事や写真をCMSに入力する作業を自動化。
HPやSNSへの流用が容易、かつスピーディーになった。

指摘と提案が見事なほどに的確だった

RPA導入の際には、6社を比較したうえでキャップドゥが導入支援してくれるMICHIRU RPAを選んだ。社内からは若い会社であることを懸念する声も聞こえたが、キャップドゥの熱意が説得へとつながったという。
「キャップドゥさんは、これから成長していく企業だと確信していました。実際に自社でも活用しているからこそ、提案が具体的なのです。たとえば、 “複数人のデスクがある島で電話が鳴ったとき、誰が取るかというストレスを感じませんか”という質問。このような的確な指摘の数々に驚かされました。普段何気なくやってしまっている業務の改良点に気づかせてもらった感覚です。しかも、安価で現実的な解決策を一緒に考え提案してくれるので、頼りにしています。課題を持ち帰らずその場で返答する、できないことはできないとはっきり言う。その姿勢が、信頼を置けるポイントです。キャップドゥは、我が社のITリテラシーを引き上げてくれるパワフルなパートナー。今後も、熊本を一緒に盛り上げていけたらと思っています」