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業務改善とは?目的やメリット、具体的な取り組み方

そもそも、業務改善とは?

業務改善とは、社内の業務を整理し、課題や問題点を洗い出して、その課題を解決していくことを指します。業務改善を行うことで、業務の効率化につながったり、これまで無駄だった手続きや業務を無くしたりすることができます。

業務改善=商品(業務)の棚卸

業務改善をイメージしやすくするために、「商品の棚卸」作業をイメージしてみましょう。

棚卸は、そのお店の商品の在庫数を確認する作業のことを指します。業務改善はこの棚卸に似ていて、「業務の棚卸」と言ってもいいでしょう。

業務の棚卸では、「社内でどんな業務を誰が行っているか?」をまず明確にしていきます。その過程で多くの課題が発見できたり、たくさんの無駄を見つけたりすることにつながるのです。

業務改善の目的は「業務状況の理解」

ここからは、業務改善を行う目的について、詳しく解説していきます。

一番の目的は社員全員が業務状況を理解すること

業務改善の一番の目的は、「社員全員が業務状況を理解すること」にあります。先程お話した「業務の棚卸」によって、社員全体が「社内にどんな業務があって、誰がどんな業務をしているか?」ということを把握できるようになります。

業務改善の一番のポイントはまさにここで、社員全体で社内業務の全体像を把握することで、これまで発生していた非効率なことや、無駄なことも同時に認識することができ、そういった非効率・無駄を無くしていけるのです。

結果的に業務効率アップや無駄の省略につながる

業務改善というと、「社内業務の無駄を省くこと」と短絡的に言われることもありますが、実はそれはただの結果であり、本当に大事なのは「社員一人ひとりが業務状況を把握して、意識変革を行うこと」であることを理解するのがとても大事です。

業務改善を行うメリット

ここからは、業務改善を行うメリットについてご紹介していきます。

会社の課題が明確になる

まず業務改善を行うことで、社内の全業務と担当者が明確になるので、その過程で課題や無駄・非効率なことがたくさん発見できると思います。

業務の効率化につながる

上記で見つかった課題を解決していくことで、結果的に業務の効率化にもつながります。

業務上の「無駄」を削減できる

効率化と同じように、見つかった課題を解決していくことで、業務上の無駄を削減できるようになります。

コストカットや社員のモチベーションアップにつながる

業務上の無駄を解決し、業務の効率性が向上することで生産性がアップすれば、残業時間の削減などを行うことができ、残業代や電気代の削減などのコストカットや、社員のモチベーションアップにもつなげることができます。

業務改善を成功させるポイント

ここからは、業務改善を成功させるポイントについてご紹介していきます。

業務改善の手順を確認しておく

業務改善を行う上で、以下のような正しい手順をふむことがとても大切です。

  1. ①業務の洗い出し(業務の棚卸)
  2. ②業務の流れを相関図などで明確化する
  3. ③問題点の洗い出し
  4. ④業務改善アイデアを出す
  5. ⑤業務改善計画を立てる
  6. ⑥業務改善を実行する
  7. ⑦以上①~⑥を定期的に繰り返す(PDCAサイクル)

なお、④の「業務改善アイデア」出しですが、

  • A.業務を無くす
  • B.業務を減らす
  • C.システムや担当者を変える
  • D.他の業務と繋げる

といった4つの考え方を基準にすると、アイデアが出しやすいでしょう。

すぐに解決できない問題は一旦棚上げする

業務改善の過程で発見した課題のなかには、今すぐ解決できないような課題も存在します。そういった場合は、無理をして解決しようとはせず、一旦棚上げしてしまうのがとても重要です。

棚上げをすることで、全員の頭がスッキリし、他の課題に対する改善アイデアも出やすくなります。棚上げした課題に関しては、また解決できる体制が整った際に、あらためて解決すれば問題ありません。

クラウドツール(ITツール)を活用する

業務改善の過程で発見した課題を解決していくためには、クラウドツール(ITツール)の活用が重要な役目を果たします。
弊社「株式会社キャップドゥ」でも、業務改善に役立つクラウドツールの導入支援や開発支援を行っております。

特にサイボウズ社の「kintone」や、「Dropbox」、「MICHIRU RPA」、「SATORI」などのクラウドツールは多数の導入支援・開発支援の実績があり、業務改善にも効果的です。

キャップドゥのクラウドツールを活用した業務改善事例については、以下のページをご覧ください。

>>活用事例 | 株式会社キャップドゥ

業務改善コンサルに依頼するのもアリ

自社内での業務改善が難しい場合、「業務改善コンサル」に依頼するのも選択肢のひとつです。

「業務改善コンサル」は、社内では見えにくい御社の業務を外部から整理し、課題を見つけ、改善のためのロードマップを一緒に作成します。

弊社「株式会社キャップドゥ」でも、クラウドツールを活用した業務改善コンサル事業を展開しております。業務改善について必要性を感じている経営者様は、ぜひキャップドゥまでご相談ください。

>>お問い合わせ | 株式会社キャップドゥ

業務改善のことなら「キャップドゥ」へ

この記事では、業務改善の基本的な考え方や目的、メリットなどについてご紹介しました。

「業務改善の必要性は感じているが、なかなか自社だけでは難しい……」

中には、このようになかなか業務改善へ取り組めない経営者様もいらっしゃると思います。

「株式会社キャップドゥ」では、業務改善に役立つクラウドツールの導入支援や開発支援を行っており、以下のような多数の業務改善実績がございます。

>>活用事例 | 株式会社キャップドゥ

また、それらクラウドツールを活用した業務改善コンサルも行っておりますので、業務改善について必要性を感じている経営者様は、ぜひキャップドゥまでご相談ください。

>>お問い合わせ | 株式会社キャップドゥ