はじめに ― 自治体DXの「理想」と「現実」

近年、自治体DXという言葉を耳にする機会が急激に増えました。

国を挙げてデジタル化が推進され、多くの自治体で「業務効率化」「ペーパーレス化」「住民サービス向上」を目的とした取り組みが進んでいます。

しかしその一方で、現場ではこのような声が少なくありません。

「新しいシステムは入ったけれど、結局Excel管理が残っている」

「入力作業だけ増えて、現場の負担が軽くなった実感がない」

「担当者しか使い方がわからず、異動で止まってしまった」

「紙とデジタルが二重管理になっている」

これは決して珍しい話ではありません。

むしろ、多くの自治体が同じ悩みを抱えています。

DXという言葉だけが先行し、現場では『デジタル化すること』自体が目的になってしまう。

本来、DXとは単なるシステム導入ではありません。

業務の流れを見直し、人の動きを変え、情報共有を変え、組織全体の働き方を変えていく取り組みです。

だからこそ、システムだけを導入しても、自治体DXは成功しません。

重要なのは、「現場が動くこと」です。

現場職員が実際に使い、
改善し、
定着し、
継続できる状態を作ること。

そこまで到達して初めて、自治体DXは本当の意味で成果につながります。

株式会社キャップドゥー・ジャパンは、これまで数多くの自治体業務改善支援に携わる中で、強く感じてきたことがあります。

それは、

「自治体DXに必要なのは、システムではなく『伴走』である」

ということです。

どれほど高機能なシステムでも、現場に寄り添わなければ使われません。

逆に、現場の課題を理解し、一緒に悩み、一緒に改善していくことで、自治体DXは確実に前へ進みます。

私たちは、単なるシステム導入会社ではありません。

現場職員の声を聞き、
業務を理解し、
一緒に改善し、
職員が自ら改善できる状態まで支援する。

それが、キャップドゥー・ジャパンが大切にしている「伴走型自治体DX支援」です。

なぜ自治体DXは『システム導入』だけでは成功しないのか

自治体DXが難しい理由は、単純に「IT化が遅れているから」ではありません。

自治体には、民間企業とは異なる特有の難しさがあります。

まず、多くの自治体では通常業務が非常に多忙です。

窓口対応、住民対応、庁内調整、議会対応、災害対応。

日々の業務を回すだけでも精一杯という現場は少なくありません。

さらに、人員不足も深刻です。

限られた人数で多くの業務を担う中、「DX推進」という新たな役割が追加されるケースもあります。

すると、どうなるでしょうか。

結果として、

「詳しい人だけが頑張る」

状態になりやすいのです。

特定の職員に業務や知識が集中し、その担当者が異動すると運用が止まってしまう。

これは自治体DXで非常によく見られる課題です。

また、自治体では異動サイクルもあります。

せっかくシステムに慣れた頃に担当変更が起こり、ノウハウが引き継がれない。

すると、「前任者しかわからないシステム」が出来上がってしまいます。

これでは、DXは継続できません。

さらに、現場職員の視点で見ると、

「新しいシステムを覚える負担」

は想像以上に大きいものです。

特に現場では、

• ・IT専門職ではない
• ・パソコン操作が得意とは限らない
• ・日常業務が忙しい
• ・マニュアルを読む時間がない

という状況が普通にあります。

そのため、『使いづらいシステム』は、それだけで定着しません。

だからこそ重要なのが、

「現場に合わせる」

という考え方です。

キャップドゥー・ジャパンでは、システムを現場に押し付けるのではなく、現場業務に合わせて柔軟に改善を重ねることを重視しています。

例えば、

• ・入力項目を減らす
• ・ボタン配置を変える
• ・ガイド文を追加する
• ・スマホ操作を前提に設計する
• ・QRコードを活用する

こうした小さな改善の積み重ねが、現場定着につながります。

自治体DXは、一度作って終わりではありません。

むしろ、運用が始まってからが本当のスタートです。

実際に使ってみることで、

「もっとこうしたい」
「ここが使いづらい」
「この作業を減らしたい」

という現場の声が出てきます。

その声を拾い、
改善し、
また使ってもらう。

この繰り返しこそが、本当の自治体DXです。

だから私たちは、『導入支援』ではなく『伴走支援』という言葉を大切にしています。

キャップドゥー・ジャパンが考える「伴走型自治体DX」

キャップドゥー・ジャパンが自治体支援で最も大切にしていること。

それは、

「現場と共に歩むこと」

です。

自治体DXというと、どうしても「システム」の話になりがちです。

しかし実際には、現場で起きている課題の多くは、人と業務フローにあります。

例えば、

「同じ内容を複数のExcelへ転記している」

「電話確認しないと進捗がわからない」

「紙を持って現場確認している」

「担当者不在で状況が止まる」

こうした課題は、単純なIT導入だけでは解決しません。

必要なのは、

『業務そのものを見直すこと』

です。

だからこそ私たちは、まず現場を見ることから始めます。

職員の方々へのヒアリング。

実際の業務フロー確認。

紙資料の確認。

Excel運用の把握。

現場での運用方法。

こうした『リアルな業務』を理解した上で、一緒に改善を進めます。

現場を主役にする伴走支援の3つの柱

1. スモールスタートの徹底

自治体DXで最も危険なのは、

「最初から完璧を目指すこと」

です。

大規模設計、
大量機能、
複雑運用。

これらは、現場負荷を増やし、結果として使われなくなる原因になります。

キャップドゥー・ジャパンでは、

「まず動かす」

ことを大切にしています。

最初は最低限の機能から始める。

実際に現場で使う。

使いながら改善する。

この『アジャイル型』の進め方によって、現場に定着しやすいDXを実現します。

2. 人材育成と自走支援

私たちは、「作って終わり」の支援は行いません。

むしろ重要なのは、

「自治体内部で改善できるようになること」

です。

そのため、

• ・職員向けワークショップ
• ・アプリ改善会
• ・操作勉強会
• ・内製化支援

などを通じて、職員自身が改善できる環境づくりを支援しています。

最初は、

「システムは苦手です」

と言っていた職員の方が、

数ヶ月後には自らアプリ改善案を出される。

これは、実際によくある光景です。

自治体DXは、人材育成そのものでもあるのです。

3. UI/UXへの徹底したこだわり

どれほど高機能でも、使いづらければ定着しません。

だから私たちは、

「誰でも迷わず使える」

ことを重視しています。

例えば、

• ・ボタン名称をわかりやすくする
• ・ガイド文を付ける
• ・色分けする
• ・スマホ入力しやすくする
• ・マニュアル不要設計にする

など、細かなUI/UX改善を積み重ねています。

自治体DXにおいて重要なのは、

『ITに詳しい人向け』ではなく、
『現場職員全員が使えること』

だからです。

解決事例① 庁内管理業務のDX

ある自治体では、公用車管理をExcelと紙で行っていました。

利用申請、
鍵管理、
運転日報、
車検確認。

それぞれが別管理となっており、確認作業にも時間がかかっていました。

そこでkintoneを活用し、

• ・QRコード入力
• ・スマホ対応
• ・車両利用履歴管理
• ・車検期限通知
• ・位置情報取得

などを実現。

現場負荷を大きく軽減しました。

特に効果が大きかったのは、

「確認作業の削減」

です。

以前は電話確認していた状況が、リアルタイムで可視化されるようになり、業務スピードが大幅に向上しました。

また、備品・消耗品管理では、

• ・在庫数管理
• ・承認フロー
• ・発注管理
• ・棚卸支援

をkintone化。

「どこに何があるかわからない」

状態から脱却し、庁内全体で情報共有できる環境を実現しました。

解決事例② 現場・フィールド業務のDX

自治体業務の中には、庁舎内だけでは完結しない仕事が数多く存在します。

むしろ、実際には「現場」で動いている業務の方が多いと言っても過言ではありません。

例えば、

• ・文化財点検
• ・道路確認
• ・公園管理
• ・防災関連確認
• ・空き家調査
• ・福祉訪問
• ・施設点検

など、多くの業務が『現場』を中心に動いています。

しかし従来、多くの自治体では、

「紙に記録して持ち帰る」

という運用が一般的でした。

現場でメモを取り、
写真を撮り、
庁舎へ戻ってExcelへ転記する。

この流れには、非常に多くの時間と労力が発生します。

さらに、

• ・転記ミス
• ・写真紛失
• ・報告遅延
• ・情報共有漏れ

なども発生しやすくなります。

キャップドゥー・ジャパンでは、この『現場業務の二重作業』を大きな課題として捉えています。

だからこそ、現場で完結できる業務設計を重視しています。

文化財点検業務のDX

ある自治体では、200件を超える文化財情報を管理していました。

従来は紙台帳とExcelを中心に運用されており、現地確認後に庁舎へ戻って報告書を作成する必要がありました。

しかしこの運用では、

• ・報告までに時間がかかる
• ・写真整理が煩雑
• ・過去履歴確認が大変
• ・情報共有に時間がかかる

という課題がありました。

そこで、kintoneを活用し、

• ・モバイル入力
• ・写真添付
• ・GPS位置情報取得
• ・点検結果登録
• ・現場リアルタイム共有

を実現しました。

現場担当者は、スマートフォンやタブレットから直接入力。

写真もその場で添付できるため、庁舎へ戻ってからの転記作業が不要になりました。

また、位置情報取得機能によって、

「どこを確認したか」

を正確に記録できるようになり、点検品質向上にもつながりました。

さらに大きかったのは、

「情報共有スピード」

です。

現場から入力された情報はリアルタイムで庁内共有されるため、管理部門や関係部署も即時確認が可能になりました。

以前は数日かかっていた情報共有が、ほぼリアルタイム化されたのです。

特殊郵便・書留管理のDX

別の自治体では、特殊郵便や書留の管理業務に課題を抱えていました。

従来は紙台帳中心で運用されており、

• ・今どこにあるのか
• ・誰が受け取ったのか
• ・どこまで配布済みか

を確認するために、多くの電話確認や目視確認が発生していました。

特に繁忙期には、

「あの郵便物、今どこですか？」

という問い合わせが頻発し、担当者負荷が高まっていました。

そこでkintoneを活用し、

• ・配布状況可視化
• ・担当者管理
• ・受領記録
• ・ステータス管理
• ・未配布一覧表示

などを構築。

これにより、状況確認のための電話や確認作業が大幅に削減されました。

さらに、未配布案件が一覧化されることで、対応漏れ防止にもつながりました。

結果として、関連作業時間を約40%削減。

単なるデジタル化ではなく、

「確認業務そのものを減らす」

というDX効果が生まれたのです。

現場からリアルタイムで情報が上がる価値

自治体DXにおいて重要なのは、

「情報がデジタル化されること」

だけではありません。

本当に重要なのは、

「必要な人へ、必要なタイミングで情報が届くこと」

です。

例えば災害時。

現場情報がリアルタイム共有されるだけで、初動スピードは大きく変わります。

例えば施設点検。

現場写真が即時共有されるだけで、修繕判断は迅速になります。

つまり、DXとは単なる効率化ではなく、

『判断スピードを上げる仕組み』

でもあるのです。

キャップドゥー・ジャパンでは、この「現場情報のリアルタイム化」を非常に重視しています。

だからこそ、

• ・モバイル最適化
• ・シンプル入力
• ・写真活用
• ・GPS活用
• ・QRコード活用

など、現場負荷を減らす設計を徹底しています。

現場職員が「入力が面倒」と感じれば、運用は止まります。

逆に、

「これなら楽だ」

と感じてもらえれば、DXは自然と定着していきます。

私たちは、その“現場感覚”を何より大切にしています。

解決事例③ 市民対応・問い合わせ管理のDX

自治体業務において、市民対応は非常に重要な役割です。

しかしその一方で、多くの自治体が問い合わせ管理に課題を抱えています。

例えば、

• ・担当者しか状況を把握していない
• ・過去履歴が探せない
• ・引継ぎが難しい
• ・部署間共有ができていない
• ・同じ問い合わせが繰り返される

こうした状況は珍しくありません。

特に自治体では、住民対応が長期化するケースもあります。

そのため、

「前回どう対応したか」

をすぐ確認できる環境は非常に重要です。

「あの件、どうなった？」が減る仕組みへ

ある自治体では、市民問い合わせをExcelとメール中心で管理していました。

しかしこの運用では、

• ・情報が担当者個人に残る
• ・メール検索に時間がかかる
• ・進捗状況が見えない
• ・対応漏れが発生する

という課題がありました。

特に問題だったのは、

「担当者不在時に止まる」

ことでした。

市民から問い合わせが来ても、

「担当者が席を外しています」

となり、確認に時間がかかってしまう。

これは住民満足度にも影響します。

そこでkintoneを活用し、

• ・問い合わせ一元管理
• ・対応履歴共有
• ・ステータス管理
• ・添付資料管理
• ・部署横断共有

を実現しました。

これにより、

「誰が見ても状況がわかる」

環境が整いました。

過去履歴が『自治体の財産』になる

問い合わせ管理の価値は、単なる記録ではありません。

本当に重要なのは、

『ナレッジ蓄積』

です。

例えば、

過去に同様の問い合わせがあった場合。

以前なら、

「誰か知っている人いませんか？」

という属人的な確認が必要でした。

しかし履歴が蓄積されることで、

• ・過去対応
• ・回答内容
• ・添付資料
• ・判断経緯

を即座に確認できます。

これは、新任職員支援にも大きく役立ちます。

自治体では異動があるため、

「前任者しか知らない」

状態は大きなリスクです。

だからこそ、情報を組織資産として残すことが重要なのです。

『情報共有文化』が自治体を変える

問い合わせ管理DXで特に大きいのは、

「情報共有文化」

が生まれることです。

以前は、

• ・担当者個人管理
• ・メール依存
• ・口頭共有

だったものが、

組織全体で共有されるようになる。

すると、業務の進め方そのものが変わります。

「自分だけが知っている」

ではなく、

「組織全体で共有する」

文化へ変わっていく。

これは、単なるシステム導入では実現できません。

現場に寄り添い、
使いやすさを追求し、
改善を続ける。

その積み重ねによって初めて、自治体DXは文化として定着していくのです。

高度なプラグイン活用による業務最適化

自治体DXが進み始めると、次に出てくる課題があります。

それは、

「単純なデータ管理だけでは足りなくなる」

ということです。

最初は、

• ・情報共有
• ・申請管理
• ・台帳管理

などから始まった業務改善も、運用が進むにつれて、

• ・複数データの集計
• ・自動計算
• ・外部連携
• ・高度な条件分岐
• ・庁内横断分析

など、より高度な業務改善ニーズへ発展していきます。

キャップドゥー・ジャパンでは、単なるアプリ作成に留まらず、自治体業務全体を見据えた『業務基盤』としてkintoneを活用する支援を行っています。

その中で重要な役割を果たしているのが、各種プラグインや連携サービスの活用です。

krewDataによる複雑な集計・データ統合

自治体業務では、多くのデータが部署ごとに分散しています。

例えば、

• ・予算管理
• ・補助金管理
• ・災害対応情報
• ・点検情報
• ・施設管理情報

など、それぞれ別の管理になっているケースは珍しくありません。

従来は、

「Excelを手作業で集計する」

運用が一般的でした。

しかしこれでは、

• ・集計ミス
• ・作業負荷
• ・最新情報反映遅延
• ・属人化

が発生しやすくなります。

そこで活用されるのが、krewDataです。

krewDataを活用することで、

• ・複数アプリのデータ統合
• ・条件別自動集計
• ・月次集計
• ・予算進捗自動計算
• ・定期データ更新

などを自動化できます。

例えばある自治体では、複数部署に分散していた予算関連情報を統合し、進捗状況をリアルタイム可視化しました。

以前は各部署へ確認依頼を行い、Excelを回収し、手作業で集計していました。

しかしkrewData導入後は、自動集計によってリアルタイム確認が可能に。

集計業務そのものが大幅削減されただけでなく、

「最新状況をすぐ確認できる」

状態が実現しました。

災害対応におけるデータ統合

災害時は、自治体において情報集約スピードが極めて重要になります。

しかし実際には、

• ・現場情報
• ・被害状況
• ・避難所情報
• ・物資状況

などが複数管理となり、情報整理に時間がかかるケースがあります。

キャップドゥー・ジャパンでは、krewDataを活用し、

• ・現場情報統合
• ・状況一覧化
• ・被害件数集計
• ・地域別分析

などを実現する支援も行っています。

重要なのは、

「現場が難しい技術を意識しなくて良い」

ことです。

高度な処理は裏側で実現しながら、現場ではシンプルに使える。

これが、私たちが大切にしている設計思想です。

FormBridge・kViewerによる柔軟な外部連携

自治体業務では、kintoneライセンスを持たない外部関係者との情報共有も重要です。

例えば、

• ・外部委託業者
• ・指定管理者
• ・地域団体
• ・現場協力会社

など、全員が同じ環境を利用できるとは限りません。

そこで活用されるのが、

• ・FormBridge
• ・kViewer

です。

これにより、

• ・外部フォーム入力
• ・外部公開
• ・限定共有
• ・セキュア閲覧
• ・外部申請受付

などが可能になります。

例えばある自治体では、外部委託先からの報告受付をFormBridgeで実現。

従来はメールや紙で受け取っていた情報を、直接データ化できるようになりました。

これによって、

• ・転記作業削減
• ・入力ミス削減
• ・即時共有

が実現しています。

導入効果 ― コスト削減だけではない価値

自治体DXというと、

「どれくらいコスト削減できたか」

に注目されることが多くあります。

もちろん、業務効率化による効果は非常に大きな価値です。

実際に、

• ・作業時間削減
• ・紙削減
• ・転記削減
• ・電話確認削減
• ・集計作業削減

などによって、年間数百万円から1,000万円規模の効果につながるケースもあります。

しかし、キャップドゥー・ジャパンが本当に重要だと考えているのは、

『数字だけでは測れない価値』

です。

属人化からの脱却

自治体業務では、

「この人しかわからない」

状態が大きな課題になります。

特に異動文化のある自治体では、属人化は大きなリスクです。

DXによって、

• ・情報共有
• ・履歴管理
• ・可視化

が進むことで、

「組織で仕事を回す」

状態へ近づいていきます。

これは、長期的に見て非常に大きな価値です。

『業務改善意識』が生まれる

DXが進む自治体では、ある変化が起きます。

それは、

「もっとこうしたい」

という声が現場から増えることです。

最初は受け身だった職員の方々が、

• ・入力改善提案
• ・新しい活用案
• ・他部署展開
• ・データ分析提案

などを自発的に考えるようになります。

これは単なるシステム導入ではありません。

『業務改善文化』

そのものが育ち始めているのです。

「IT担当者だけ頑張る」状態を変える

自治体DXでは、IT担当者へ負荷が集中しやすい傾向があります。

しかし本来、DXは一部の担当者だけで進めるものではありません。

現場全体で改善へ取り組む必要があります。

キャップドゥー・ジャパンでは、

• ・現場ヒアリング
• ・ワークショップ
• ・改善会
• ・内製化支援

などを通じて、

「みんなで改善する」

環境づくりを支援しています。

これによって、DXが『特別な業務』ではなく、『日常改善』として根付き始めるのです。

「業務改善文化」が自治体を変える

私たちは、自治体DXの本質は、

「システム導入」

ではなく、

「文化づくり」

だと考えています。

なぜなら、本当に強い組織は、

『自ら改善できる組織』

だからです。

例えば、

「紙だから仕方ない」

「昔からこのやり方だから」

「忙しいから変えられない」

こうした状態では、どれほど良いシステムを導入しても定着しません。

一方で、

「もっと良くできないか」

「現場負荷を減らせないか」

「住民サービスを改善できないか」

という意識が生まれると、組織は大きく変わり始めます。

キャップドゥー・ジャパンは、その『変化のきっかけ』を共につくる存在でありたいと考えています。

これからの自治体DXとEBPM時代への備え

今後、自治体DXはさらに進化していきます。

これから重要になるのは、

「データを蓄積すること」

だけではありません。

蓄積したデータを、

• ・分析し
• ・活用し
• ・政策へ反映する

ことです。

つまり、

EBPM（Evidence-Based Policy Making）

の考え方が、ますます重要になります。

例えば、

• ・問い合わせ傾向分析
• ・施設利用状況分析
• ・業務負荷分析
• ・地域別傾向分析

など、データ活用によって『根拠ある行政運営』が可能になります。

さらに今後は、

• ・AI活用
• ・自動要約
• ・予測分析
• ・音声入力
• ・自動通知

なども自治体業務へ広がっていくでしょう。

しかし、どれほど技術が進化しても、最も重要なのは『現場』です。

現場が使えなければ、DXは意味を持ちません。

だからこそ私たちは、

• ・現場視点
• ・小さく始める
• ・一緒に改善する
• ・自走できる環境を作る

ことを、これからも大切にしていきます。

おわりに ― 共に歩む自治体DXへ

自治体DXは、決して簡単な取り組みではありません。

人員不足。

業務負荷。

異動。

属人化。

限られた予算。

多くの自治体が、さまざまな課題を抱えています。

だからこそ必要なのは、

「システムを入れること」

ではなく、

『現場と共に歩むこと』

だと、私たちは考えています。

現場の声を聞き、
小さく始め、
一緒に改善し、
職員が自ら改善できる状態まで支援する。

それが、キャップドゥー・ジャパンの考える「伴走型自治体DX支援」です。

DXは、一部の専門家だけのものではありません。

現場職員一人ひとりが、
「もっと良くしたい」
と思えること。

その積み重ねが、自治体を変えていきます。

そしてその先には、

• ・持続可能な自治体運営
• ・職員負荷軽減
• ・住民サービス向上
• ・データ活用による政策改善

があります。

キャップドゥー・ジャパンは、これからも自治体職員の皆さまと共に歩みながら、『現場が動く自治体DX』を支援してまいります。