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中小企業におすすめ?クラウドサービスのメリット・デメリット

そもそも「クラウド」とは?

クラウドとは、「ソフトウェアやサーバー、ストレージなどを、インターネット(オンライン)を通じて利用する形態」のことを指します。

クラウドについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>クラウド(クラウドサービス)とは?今さら聞けない基礎知識を解説 | 株式会社キャップドゥ

クラウドの反対は「オンプレミス」

ネットワーク上に存在する「クラウド」の反対の意味の言葉として、「オンプレミス」があります。「オンプレミス」とは、企業が自社でサーバーなどのハードウェアを購入・設置することを指します。

なお、「オンプレミス」を日本語にすると、「自社運用」や「社内設置」などの意味になります。

クラウドサービスのメリット・デメリット

ここでは、クラウドサービスを利用するメリットとデメリットについて解説していきます。

クラウドのメリットは「初期費用を抑えられる」こと

クラウドサービスのメリットは、「初期費用を抑えられる」ことが挙げられます。「オンプレミス」のように自社でサーバーやソフトウェアを購入する必要がないためです。そのため、資金に限りがある中小企業や、起業して間もないベンチャー企業などに向いていると言えます。

クラウドのデメリットは「カスタマイズの難しさ」

クラウドサービスのデメリットは、一般的にサービスのカスタマイズが難しいことです。クラウドサービスの中には、自社に合わせたカスタムを行えるサービスも存在しますが、そのぶん月額料金が高く設定されていることが多いです。

また、カスタマイズ自体は自社で行う必要があるなど、カスタマイズのハードルが高い傾向にあると言えます。

中小企業にクラウドサービスがオススメの理由

ここからは、中小企業にクラウドサービスがオススメの理由を解説していきます。

上手に使えば業務改善を進めることができる

クラウドサービスを上手に活用すれば、社内の業務改善を効率的に進めることができます。

たとえば、サイボウズ社が提供しているクラウドサービス「kintone」を使用することで、社内全体のしごとの進行状況や、バラバラになりがちな情報をひとつにまとめて、社員全員で共有することができます。これにより、「あの人がいないから仕事が進まない」といった属人化や、「必要なファイルや情報を探すのに時間がかかる」といった仕事のための仕事を減らし、業務改善を行うことが可能になります。

上記は一例ですが、「kintone」のようなクラウドサービスを導入することで、業務効率や生産性をアップさせるきっかけを作ることができます。

ソフトウェアやサーバー等の初期費用が不要

こちらはメリットでもご紹介した通りですが、クラウドサービスは「オンプレミス」のように自社でサーバーやソフトウェアを購入する必要がないので、初期費用を抑えることができます。この点も、起業後まもない企業や中小企業には好相性と言えます。

システム構築にかかる時間を短縮できる

「オンプレミス」で自社システムを構築しようとした場合、開発のための人員や時間が必要になります。クラウドサービスを利用すれば、専門スタッフがいなくても利用を開始することができますし、開発のための時間も必要ありません。

ソフトウェアのメンテナンスも自社で行う必要がない

クラウドサービスであれば、ソフトウェアのメンテナンスや不具合が発生した場合の対応も、自社で行う必要はありません。メンテンスや不具合の対応は、サービスを提供している企業が行います。

サーバーが不要なので固定資産税がかからない

クラウドサービス・クラウドツールは、自社でサーバーを設置する必要がないので、固定資産税もかかりません。そのかわり、数千円程度の月額費用は必要になります。(月額費用はクラウドサービスにより異なります)

中小企業の業務改善に役立つクラウドサービス

ここでは、中小企業の業務改善に役立つクラウドサービスをご紹介いたします。

kintone

kintone(キントーン)とはサイボウズ株式会社が提供しているクラウド型の業務アプリケーション作成サービスです。
「アプリ」と呼ばれる業務システムをユーザーが簡単に作成できることが最大の特徴で、業務・用途にあわせて自由にカスタマイズすることもできます。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>kintone(キントーン)とは?導入メリットや特徴・価格 | 株式会社キャップドゥ

Dropbox Business

Dropbox Businessとは、インターネット上にデータを保管できる「オンラインストレージ」の一種です。Dropboxのフォルダに保存したファイルやデータは、保存したときと別のパソコンや、スマートフォン・タブレットなどからもアクセスが可能になります。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>Dropbox(ドロップボックス)の導入メリットや容量・料金 | 株式会社キャップドゥ

MICHIRU RPA

「MICHIRU RPA」とは、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の一種で、請求書の作成やネットからの情報収集、顧客へのメール返信などの作業を録画することで学習し、人間の代わりに自動で行ってくれるツールです。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>単純作業を代行!MICHIRU RPAの導入メリットや料金・費用 | 株式会社キャップドゥ

SATORI

「SATORI」とは、MAツールと呼ばれるクラウド型のマーケティングツールです。MAツールとは「マーケティングオートメーションツール」のことで、企業が手作業で行っていたマーケティング業務のさまざまな部分を自動化・効率化してくれるツールのことを指します。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>優秀なWEB専門営業マン!MAツール「SATORI」のメリットや費用 | 株式会社キャップドゥ

サイボウズOffice

「サイボウズ Office(オフィス)」とは、チームの作業効率をアップさせる中小企業向けのグループウェアのひとつです。
スケジュール管理やメッセージ機能、掲示板、ファイル管理、ToDoリスト、アドレス帳、タイムカードなど様々な機能が備わっており、のべ65,000社以上の企業に導入されている実績をもちます。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>サイボウズOffice(オフィス)とは?導入メリットや機能 | 株式会社キャップドゥ

サイボウズGaroon

「サイボウズ Garoon(ガルーン)」は、社内だけでなく、グループ企業全体の情報共有が行えるエンタープライズグループウェアです。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>大規模向けグループウェア「サイボウズGaroon」の導入メリットと料金・費用 | 株式会社キャップドゥ

会計freee

クラウド会計ソフト「freee(フリー)」は、freee株式会社が提供するクラウド型(オンライン型)の会計ソフトウェアです。
面倒なイメージがある経理業務を自動化してくれるのが特徴で、クラウド会計ソフトのなかでは導入シェアNo.1になるほど支持されています。(2017年9月時点/BCN調べ)

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>クラウド会計ソフト「freee(フリー)」とは?メリットや料金 | 株式会社キャップドゥ

MoneyForwardクラウド

マネーフォワードクラウド(MoneyForwardクラウド)は、「株式会社マネーフォワード」が運営しているクラウド型の会計ソフトです。
日々の取引データの入力などを自動化できるため、会計業務にかかる時間を大幅に短縮することができます。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>マネーフォワードクラウドとは?メリットや安全性を徹底解説 | 株式会社キャップドゥ

人事労務フリー

人事労務freeeは、企業の従業員情報を元に、勤怠管理・給与計算・年末調整・入退社手続きといったヒトに関わる業務を一元化することができる、クラウド型の人事労務ソフトです。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>年末調整の時間をカット!人事労務freeeの導入メリットや費用 | 株式会社キャップドゥ

クラウドサービスのことなら「キャップドゥ」へ

この記事では、クラウドサービスのメリット・デメリットを中心に、クラウドサービスが中小企業にとって有益であることをご紹介してきました。

特に、「中小企業の業務改善に役立つクラウドサービス」の項目でご紹介した「kintone」や「Dropbox Business」、「MICHIRU RPA」などを上手に活用することで、大幅な業務改善が期待できます。

クラウドツールを活用した業務改善について、具体的なアドバイスが必要な場合は、キャップドゥまでお問い合わせください。

>>お問い合わせ | 株式会社キャップドゥ