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キャップドゥのiPaaS活用事例:「Zapier」×「Dropbox for kintone Premium」編

【iPaaSについて】

“2022年、キャップドゥはこれまで以上に、kintoneと様々なクラウドサービスが連携する仕組みをつくっていきます。そして、kintoneをお使いの中小企業の皆様が、よりDX(業務改善)を促進しやすい環境を構築していければと考えておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。(↓”下記記事引用”)

>>企業のDX(業務改善)が進むiPaaSとは?導入メリットや実用例

↑以前の記事でもご紹介していた通り、今回は実際に弊社であったiPaaSの活用事例の一部を紹介します!

iPaaSとは??

既にご存知の方も多いかと思いますが、そもそもiPaaSとは何なのかご説明します。

iPaaSとは、異なるクラウド(プラットフォーム、アプリケーション、コンテナ、リポジトリなど)であろうが、クラウドとオンプレミスであろうが、インテグレーションの構築とデプロイを実現できるプラットフォームのこと。

平たく言えば、“簡単に異なるサービスやアプリケーション同士をつないで情報を連携させたり統合させたりすることが可能になるクラウドサービスのこと。iPaaSを利用すれば、ノーコードでシステム開発レベルの品質で実現することも可能になるので、業務内容によっては革新的に作業効率化が見込めます。弊社でもさまざまな場面で活用しています!

【Dropbox for kintoneとZapierについて】

弊社ではiPaaSツールの中でも主に「Zapier」「BizteX Connect」を多く活用しており、場面に応じてそれぞれのツールを使い分けています。今回は弊社のプラグイン「Dropbox for kintone Premium」とiPaaSツール「Zapier」の連携についてご紹介をいたします!※次回はBizteX Connectについてご紹介します!

まずは両サービスの概要からご覧ください。

Dropbox for kintone Premiumとは?

「Dropbox for kintone Premium」は、kintoneとDropboxを連携することで、kintoneへファイルを添付する機能をDropboxに拡張することが可能になるプラグインになります。また、kintoneアプリ上の添付ファイルをDropboxのフォルダに保存できるだけでなく、大容量ファイルのアップロード、プレビュー、共有リンクの発行をkintoneの画面上だけで操作することができるため、kintoneにまつわるファイルの管理業務を、大幅に効率化することができます。

詳しくは下記の記事でもご紹介しておりますので、ぜひご一読ください!

>>Dropbox for kintone Premium

>>Dropbox for kintoneがバージョンアップ!

zapierとは?

Zapierは、複数のアプリを連携させることができるタスク自動化ツール

手軽に複数のサービスを連携させ、タスクを自動化してくれるサービスです。部分的に英語表記もありますがノーコードで作成できますので、一度やり方をさらってしまえば、日々の繰り返している業務の効率化が図れます!

Zapierでできること

Zapierを使えば以下のようなことができます!

  • ・Twitterで指定のハッシュタグやワードを検知して、Chatworkに通知を飛ばす
  • ・設定した条件に合致したGmailが届くと、Chatworkに文面を自動でアップ
  • ・Gmailで請求書を受け取ったら、PDFファイルを自動でkintoneに保存
  • ・Gmailの添付ファイルを自動的にDropboxに保存し、Slackに通知する

このような日々の業務内で繰り返し行なっている作業を自動で行えるようになります。さらに、有料プランではSFA/CRMやMAツールとの連携も可能です!

Zapierで連携できるサービスは、約3,000種類以上。以下のサービスはその一部ですが、多くの人気ツールや主要SNSが網羅されています!

  • ・Dropbox
  • ・Chatwork
  • ・Slack
  • ・kintone
  • ・WordPress
  • ・Microsoft 365
  • ・Google カレンダー
  • ・Google スプレッドシート
  • ・Google ドライブ
  • ・Google ドキュメント
  • ・Gmail
  • ・Twitter
  • ・Instagram
  • ・Facebook
  • ・YouTube

【キャップドゥのiPaaS活用事例】

「Dropbox for kintone Premium」×「Zapier」

さて、前置きが長くなりましたがキャップドゥの活用事例のご紹介です!

今回は、ファイル管理改善のケースになります。お客さまのご相談から解決までのフローをご紹介します。

経緯

すでにDropboxとkintoneをお使いのお客様より、ファイル管理についてのご相談をいただき、両サービスの連携が可能になるDropbox for kintone Premiumを導入いたしました。

導入後はkintoneからDropboxに自動でフォルダを作成でき、両サービスでそれぞれ別々で管理していた不便さをある程度解消できましたが、お客様に運用していただく中で、新たに課題点が見つかりました。

「連携で作成されるフォルダの中に、あらかじめカテゴリ分け用のフォルダを作っておくことは可能ですか?」

お客様から上記のご相談をいただいた時、Dropbox for kintoneでは自動でファイルは作れるものの、カテゴリ分けのフォルダは手作業で行なっており、プラグインだけの機能では補えない点がありました。

これに対してご提案させていただいたのが、Zapierを利用した自動フォルダ作成です。

連携イメージ

①kintoneでレコードを作った際に「Dropbox for kintone Premium」でDropboxに自動的にフォルダを作成 

例)サンプル株式会社↓

②上記のフォルダが作成されたら、「Zapier」を使って内部にさらに細かいフォルダを自動作成

  • 例)・契約書
  •   ・請求書
  •   ・関連資料

連携のメリット

・カテゴリ分けフォルダの作成を自動化できる
・ファイル管理方法を統一できる
・無料で連携開始可能

連携の手順

①トリガーの設定
・Dropbox上でフォルダができた時をトリガーとする

②アクションの設定
・トリガーで検知したフォルダの中に、カテゴリ分け用フォルダを自動作成する作成したいフォルダの数だけ、②のアクションを設定する

iPaaSを上手く活用し、業務効率の向上へ

上記でご紹介した事例はあくまで一部になります。その他にも多種多様な業務に応じて業務効率化を図れますので、自社の業務に合ったiPaaSツールを探されてみてください!「何から探していいかわからない」や「こういうの自動化できるの?」などご不明な点は弊社の無料相談がありますので、下記添付よりお気軽にご連絡いただければ幸いです。

iPaaSツールに関しては、引き続き活用事例や特徴等ご紹介しますので、次回の更新を楽しみにお待ちください!

>>お問合せフォーム:https://capdo-jp.com/page-contact/