設計事務所が抱える「管理」の課題と利益最大化の必要性

建築設計事務所の皆様は、「良い設計」を追求することに情熱を注いでいらっしゃいます。しかし、その情熱と並行して、避けられないのが業務管理と経営効率の維持・向上という課題です。高い設計品質の追求と、業務管理の維持向上は、両立が難しいとされる現状があります。この「設計への情熱と経営効率のジレンマ」は、多くの事務所が抱える共通の悩みではないでしょうか。

持続的な成長のためには、「業務管理も設計も大切」という認識が不可欠です。最終的な目標は「利益の最大化」であり、そのためには、「業務効率化」、「コスト削減」、「持続的な業務改善」を実現し、最終的にお客様の笑顔と「利益アップ」につなげることが求められます。

本記事では、設計業務に集中できる環境を整えつつ、経営効率を飛躍的に向上させ、これらの課題を解決するためのソリューション、サイボウズkintone（キントーン）の建築設計事務所向けパッケージをご紹介します。これは、貴社の「利益最大化」を最小限のコストで実現するための、設計事務所に特化した経営管理の「設計図」です。

建築設計事務所が直面する具体的な経営課題

「管理」という名の見えない壁は、設計事務所の経営に深刻な影響を与えます。

不透明な「見えないコスト」とリスク

• ・案件進捗の不透明性: 物件ごとの契約情報、進捗、請求などがリアルタイムで共有されず、対応の遅れやキャッシュフローの悪化といったリスクにつながる可能性があります。
• ・原価管理の難しさ: 物件ごとの収支や、従業員が行った日々の作業内容とそれに費やした工数、そしてその費用が不明確なままであるため、正確な原価計算や費用管理が困難です。

属人化による非効率と時間のロス

• ・管理業務の属人化: 管理業務や情報が特定の従業員に集中しがちで、スムーズな操作や情報アクセスが阻害されています。
• ・非効率な情報アクセス: 管理状況の相互連携が取れていないため、目的の情報にたどり着くまでの手間が増大し、時間的なロスが発生しています。

高額資産・リソース管理の煩雑さ

• ・備品・ライセンス管理の非効率: PCなどの高額備品の購入申請や、Adobe、CADといった製品ライセンスが誰に付与されているかといった、経営資源の管理が煩雑になり、無駄な出費につながるリスクがあります。

これらの課題を解決し、最小限のコストで利益最大化を実現するため、次のセクションでご紹介するkintoneパッケージがその答えとなります。

サイボウズkintone（キントーン）とは何か

設計事務所の皆様の経営課題を解決する核となるのが、サイボウズが提供するkintone（キントーン）です。

kintoneの基礎知識：業務改善プラットフォームとしての役割

kintoneとは、AIとノーコード・ローコードを活用し、現場の業務にフィットする業務アプリが作れるサイボウズの業務改善プラットフォームです。プログラミングの知識がなくても、業務のシステム化や効率化を実現するアプリを「シュシュッと」作ることができます。

kintoneが選ばれる理由：柔軟性、スピード、低コスト

kintoneは、従来のシステムと比べて以下の点で優位性を持っています。

• ・快適性: 表計算ソフト（Excelなど）で管理するよりも快適に使用でき、操作性に優れています。
• ・柔軟性: 専門システムよりも柔軟性が高く、自社の業務に合わせた細かな調整が可能です。
• ・迅速性/低コスト: 自社でシステム開発をするよりも、スピーディーかつ低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが大きな特長です。

kintoneの機能的メリット

kintoneは、情報共有とコミュニケーションを促進する多彩な機能を持っています。

• ・リアルタイムな情報共有: プロジェクトごとの情報共有や、リアルタイムでの進捗状況の可視化を実現します。
• ・コミュニケーション: チームメンバーとはチャット形式で連絡を取り、ドラッグ＆ドロップでデータを共有できます。
• ・多岐にわたる課題解決: 顧客・案件管理、脱エクセル、プロジェクト管理、売上管理など、多岐にわたる「こうしたい」を実現可能です。

業界特化型パッケージの必要性

kintoneの高い汎用性を、特に建築設計事務所の複雑な管理業務（物件収支や入札など）に特化させることで、さらなる効果を生み出し、導入の障壁を下げることができます。

建築設計事務所向けパッケージの概要と開発背景

このパッケージは、単なるツールの提供にとどまらず、「業務管理も設計も大切」という理念を体現しています。

開発元：株式会社キャップドゥー・ジャパンの知見

本パッケージは、業務改善コンサルティングやクラウド活用コンサルティングなどを事業内容とする株式会社キャップドゥー・ジャパンによって開発・提供されています。

失敗を繰り返さないための6年間の集大成

このパッケージは、開発元が運用開始から約6年間で多くのシステム改修の失敗を繰り返しながら作り上げられたシステムを基にしています。これは、これから導入するお客様に「パッケージ活用で同じ失敗をしてほしくない」という強い思いからパッケージ化されたものです。

パッケージの目指す姿

本パッケージは、実際に建築設計事務所で利用されているシステムをベースに、「建築設計」に特化した業界特化型パッケージとして提供されています。これにより、業務効率化、コスト削減、そして最終的な利益の最大化を支援します。

実現する「見える化」と「徹底管理」

このパッケージは、建築設計事務所の業務に必要な12種類のアプリが格納されており、あらゆる情報を一元管理し、経営課題の解決に直結する「見える化」と「徹底管理」を実現します。

全ての情報を一元管理する12のコアアプリの解説

本パッケージに格納されている主要なアプリ群として、まず物件管理アプリがあります。これは、物件の契約情報、進捗、請求、そして最も重要な物件収支といった様々な情報を一括で管理し、「見える化」を実現します。また、入札管理アプリでは、入札の予定、結果、実績、配置予定などを詳細に管理し、入札状況を可視化します。費用管理の根幹となるのが、作業記録アプリです。従業員ごとの日々の作業内容を記録し、役職別単価アプリと連携させることで、その記録に基づき正確な費用計算を可能にします。

さらに徹底した経営資源の管理のために、外注先・外注費アプリで外注先企業情報と物件と紐づいた外注費情報を登録・管理します。また、PCなどの高額備品の購入申請を管理する高額備品購入申請アプリや、AdobeやCADといった各種製品ライセンスの付与状況を従業員と紐づけて管理するライセンス管理アプリも搭載されています。これらに加え、社員の基本情報をマスタとして管理する社員台帳アプリなど、計12種類のコアアプリ群が、設計事務所のあらゆる情報を一元管理します。

機能的メリット1：あらゆる情報の「見える化」による利益の最大化

kintoneパッケージは、これまで不透明だった情報をリアルタイムで可視化します。

• ・リアルタイムな可視化: 入札状況、物件の契約や進捗、各作業内容と工数、案件ごとの費用などがリアルタイムで可視化されます。
• ・キャッシュフローの改善: 案件状況の見える化は、正確な収支予測を可能にし、キャッシュフローの改善及び利益最大化に直結します。

機能的メリット2：経営資源の「徹底管理」による経費削減

「管理」機能は、無駄なコストを削減し、経営の効率化に貢献します。

• ・無駄の排除と有効活用: 物品購入申請やライセンスの管理を行うことで、社内備品の無駄をなくし、経費の削減と有効活用が可能になります。
• ・業務改善: 今まで属人化していた業務もkintoneで一元管理できるため、スムーズかつ誰でも操作可能となり、業務改善を実現します。
• ・時間のロスをカット: 管理状況の相互連携により、目的の情報へのアクセスが容易になり、手間を省くことができます。

導入の決定打：システム開発の時間とコストを大幅に削減する4つのメリット

このパッケージを導入する最大のメリットは、システム開発にかかる時間とコストを大幅に削減できる点にあります。

メリット1：業界特化型パッケージであること

6年間かけて作り上げられた、実際に建築設計事務所で利用されているシステムを基にしているため、建築設計に特化した形で利用開始できます。

メリット2：システム開発の工数大幅削減による導入コスト削減

通常のシステム開発プロセス8項目（要件整理から本運用まで）のうち、5項目を削減できます。これにより、導入コストを大幅に抑えて提供が可能になり、導入後すぐに試験運用に入れるため、本運用までの時間的なロスも大幅になくなります。

メリット3：自社の業務内容に合わせた柔軟なカスタマイズ

企業ごとの独自の業務内容に合わせて項目をカスタマイズすることが可能であり、業務効率が向上し、プロジェクト管理やコミュニケーションの円滑化が実現します。

メリット4：オプション追加による機能拡張

「クラウド勤怠管理システム」「クラウド会計」「クラウドストレージ」といった外部システムとの連携がオプションで可能であり、業務をよりシームレスかつ効率的に行えるようになります。

まとめと次のステップ

サイボウズkintone建築設計事務所向けパッケージは、設計事務所の経営課題を根本から解決し、持続的な利益アップを目指すための最良のソリューションです。

主な導入効果の再確認

• ・利益の最大化: 案件状況の見える化により、キャッシュフローを改善し、利益を最大化できます。
• ・業務改善: 属人化していた業務の一元管理によるスムーズな運用を実現します。
• ・経費削減: 物品購入申請やライセンス管理を徹底し、経費を削減し有効活用できます。

このパッケージは、システム改修の失敗を繰り返しながら、約6年間かけて完成させたシステムを基にしており、最小限のコストで最大の成果を実現するためのノウハウが詰まっています。設計への情熱と管理体制の盤石化を両立させることが、持続的な利益アップにつながります。

貴社の具体的な課題に対する相談や、パッケージの詳細な説明、価格（オプション価格）については、ぜひお問い合わせ窓口にご連絡ください。

利益最大化を最小限のコストで実現しましょう！

株式会社小西建築設計事務所様がkintoneで業務改善