キャップドゥー・ジャパンと同じく2024年3月で創業から9年目を迎えたプロマスト株式会社は、愛知県を拠点に、ビルやオフィス、工場などの空調、換気、電気設備工事を幅広く手掛けている。アフターコロナを見据え、時代の大きな変化にも柔軟に対応する。「日進月歩」の精神を持ち、従業員は少人数ながらお客様の細かなニーズに合わせた対応で、全国から工事やメンテナンスなどの依頼がきており、プロマストの名前の所以である「Professional(プロフェッショナル)」と「must(マスト)」にある通り、常に必要とされるプロフェッショナルとして全国から信頼を得ている。

手軽に使える『社員にとって身近なロボ』でDX化を

データ入力業務や会議資料の作成は本来の仕事時間を割いて行う必要がある。取締役社長内藤嘉隆氏(以下、内藤社長)はこの時間が勿体ないと感じ、こういった書類を代行処理してくれる『業務支援ロボ』を活用したDXを進めていた。

DXについて調べていくなかで、RPAを知り書類作成の自動化によるDXは進んだが、決められた日時に決められた行動をするRPA(UiPath)は人が毎回起動から実行するには現実的ではなく、内藤社長の描く『人のように業務を処理する、社員の身近なサポーターのようなロボ』ではなかったため、手軽に使えて社員が“自分のタイミング”で指示して行動してもらう形にできないかと、ご紹介からキャップドゥー・ジャパン代表森田(以下、森田)に相談をした。

「ご相談いただいた当時は、プロマスト様も何がどう出来るのか、キャップドゥーはどういう提案が出来るのかお互いに悩んでいたが、何度もミーティングを重ねて出てきた答えが、RPAのような”動く”ではなくシステムを”繋ぐ”という発想に代わり、それがのちのち繋がったことで相乗効果として凄いことが起きた」と森田は話す。

そして今では『全てを繋ぐ心臓になっている』と内藤社長がいう、クラウドサービスを繋ぐBizteX Connectを導入した『社員にとって身近なロボ』によるDX化が始まった。

自動化することで、『人』が本来やるべきことに集中できた

“繋ぐ”という発想から森田は様々なツールやシステムを連携できる(繋ぐ) BizteX Connectを提案した。現在ではBizteX Connectを中心にkintoneやRPA、チャットボット、Dropboxなど様々なツールやシステムを連携している。これにより時間のかかっていたデータ入力業務・書類作成業務・稟議/承認/申請・報連相・売上分析等資料作成などの事務的作業をロボ化し、その時間をお客様対応に集中できるようになった。

例えば、チャットボットに数か所入力するだけで、BizteX Connectがそれを感知し、RPAが起動、あとはkintoneにデータが自動で入力される仕組みがある。

これにより、新入社員がある程度ミスがなく入力できる状態になるまで入社後3カ月かかった作業も、1週間で次々とkintoneに登録できるほどに短縮されたという。更には「ロボが入力をしてくれるので、間違えることがなくなり、仕事を覚える時間だけでなく、新入社員が入力したものをベテラン社員がチェックする時間をお客様対応へ充てることができる。だから劇的に業務改善ができたと思っている」と内藤社長は話す。さらに「この仕組みの中枢がBizteX Connectで、BizteX Connectが止まっちゃったら社内の業務が全部止まりますよ！一番大事にしているお客様対応やスピーディーにレスポンスを返すなどは、もうサイボウズkintoneとBizteX Connectなしでは語れない」と加えて笑顔で伝えてくれた。

こうして元々あったRPA(UiPath)にBizteX Connectが中心となって加わり、指示を出すことで動く、ロボが人と一緒に仕事をしているような『社員にとって身近なロボ』ができていった。

受注数のアップと固定費の抑制

サイボウズkintoneとBizteX Connectの導入によりお客様対応にも集中できたことで、更なる相乗効果も得た。社員１人当たりの生産性は1.5倍になり、受注数も増えた。通常であれば売上増加に伴い社員数も増えるが、「プロマスト」ではロボが代わりに入力業務やサポートをしてくれるので社員の人数は変わらず、さらに残業時間も減少し社員8割以上は定時で帰宅しているという。

全てを繋ぐ心臓BizteX Connect

現在の組織の仕組みをつくりあげ、「それを支えたのは心臓部分であるBizteX Connectだったということですね」と問いかける森田に、「それは間違いなく！(笑)」と内藤社長は社員と目を合わせて即答した。 最初はDXに抵抗があった社員からも「ロボに言えばやってくれる。今更ロボがいない状態には戻れない」「新入社員に対して教えること、できているか確認するという内容が減って助かる」という声もあがり、逆に社員からアイデアをもらって誕生したロボが、日々仕事をしている。

人は人とのコミュニケーションに注力するために

「今後も社内研修内容に質疑が出来るロボ、実績分析と提案ができるロボなど、人ではありませんが社員の心強いパートナーになってほしいと思っています」と内藤社長は話し、人の記憶で処理すると差が生まれるものは極力ロボ・システムで対応、人は人とのコミュニケーションに注力する方針は今後も変わらないという。