株式会社ライト設計様

株式会社ライト設計は、熊本市に本社を置く一級建築士事務所。代表の今坂晋典氏が菊池市で個人創業した当時は地域の一般住宅や店舗の設計などを行っていたが、徐々に規模を拡大。今や25名の社員を抱える地場最大級の設計事務所へと成長した。創業40年目となる現在は官公庁案件が主で、特に学校関係の実績が多い。2016年の熊本地震以降は、中学校の建て替えや公営住宅の設計なども受託している。平均年齢が38歳と比較的若いことも特徴。SNSでの積極的な情報発信やチャットツール「Slack」の活用、Google「G Suite」によるデータ共有、社員へのiPhone・iPad貸与など先進的な取り組みも行っている。

ペーパーレス＆オフプレミスのバックアップの必要性

ライト設計は2017年までISO9001・ISO14001認証を取得していた（現在は返上）。業務フローの骨格が構築できた反面、稟議書をはじめとする大量の文書が社内を行き交う日々。WordやExcelで作成されたデータを紙ベースで管理するため、煩雑さが否めない状況だった。そんな中、オンプレミスの恐ろしさを痛感する出来事が起こる。県内の同業企業が不慮の事故によりデータをすべて失ったのだ。危機意識が強まり、ペーパーレスとデータのバックアップを目的にクラウドツールの導入を検討。2019年秋「kintone」を正式導入した。
きっかけは、付き合いのある機械メーカーからの提案。デモンストレーションで活用を確信し契約するも、思うようなサポートが受けられなかった。そこでクラウドツールに強いコンサル会社を探したところキャップドゥがヒット。問い合わせの翌々日には代表森田が訪問するそのスピード感が好印象で、早速プロジェクトが始動した。

kintone

便利なものは受け入れられる

ライト設計は設計部、ソリューション部、開発営業部、総務部の4つの部署で構成される。この全社に導入しているのが「kintone」だ。これまでの社内のファイルは、人によってフォーマットがバラバラなWordかExcel。それらを一元管理する環境の構築が、最大の課題だった。2020年2月から開始したキャップドゥとのプロジェクトでは、2週に1度の定例ミーティングを実施。属人的なデータ管理に危機感を覚えていた経営陣を中心に、クラウド化したい具体的な作業や必要な機能などを挙げていった。たとえば、過去案件との照合。施工事例のフォルダから、もしくは出力紙がまとめられたファイルをめくって探していたが、kintoneの案件リストで管理すればスムーズ。検索機能により一発で必要な情報にたどり着く。このような情報の一元管理は、リアルタイムでも長期的にも利便性が高い。実際社員も、新しいツールを導入することの抵抗より恩恵の方が大きいと感じていたという。

自分たちでつくらないと分からない

基本的にkintoneのアプリ開発は、ライト設計が自社で行っている。現場でないとわからない使い勝手があり、細かい調整は自分たちでできたほうが良いからだ。不明点はchatworkで随時キャップドゥに投げかけると、すぐにレスポンスがある。ベースをつくった上で「もっとここはこうしたい」と相談し、キャップドゥがアップデートをするような形だ。キャップドゥはあくまでサポートで、0から1をつくるのはライト設計。テキストを読みながらアドインを追加し、開発と改良を重ねた。そうして実装に至ったkintoneを社内にリリースしたのが2020年4月。新型コロナウイルスに対する緊急事態宣言が全国に発令される直前だった。一度社内勉強会を行いそのままテレワークに突入したが、大きな問題は皆無。現場を熟知する自分たちで開発したからこそ、即時使えるツールに仕上がっていた。約半年かけて行なった綿密な準備が報われた瞬間だった。

kintoneのほかにも「マネーフォワード クラウド」を導入し、勤怠管理、給与計算、会計で活用。社内の環境は整いつつある。今後の課題は、社外取引のデジタル化。現在もkintoneから帳票出力したPDFを「クラウドサイン」で利用しているが、それは取引業者との契約のみ。理解を得られれば、お客様との契約も電子化していきたい考えだ。そのために検討しているのが、kintone帳票出力プラグイン「KAIZEN PDF」と「HelloSign」の連携。業務フローのクラウド化はますます進んでいく。
ライト設計では人材不足から県外在住者の採用も視野に入れており、クラウド化はその点においても重要だ。
クラウドツールをフル活用し多様な働き方を実践するキャップドゥは、刺激的に見えているという。
「リモートワークで毎日顔を合わせているわけではないのに、社員さん同士がちゃんと情報を共有されていてすごいと感じます。サポートしてくださる方がどこにいらっしゃるのか知りませんが、困ったことは一度もありません。先進的な働き方を体現するキャップドゥさんを見ていると勉強になりますし、社員教育の面も含めていろいろ教えていただきたいです」