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リライエ様がkintoneとKAIZEN PDFで業務改善

社会保険労務士法人リライエ・リライエ行政書士事務所様

【事業内容】社会保険労務士・行政書士業務、
給与計算・セミナー講師業務
【本社】兵庫県朝来市和田山町寺谷252番地
【HP】https://tajima-sr.com/index.html
【創業】2009年9月
【導入部署】全社
【導入ツール】kintone・KAIZEN PDF
【導入時期】2015年

社会保険労務士法人リライエ・リライエ行政書士事務所の所在地は、兵庫県朝来市。但馬を中心とした関西地区で社会保険労務士・行政書士業務のほか、人事コンサルティングなどを行う。近年特に力を入れているのが、セミナーの開催。人口10万人未満の地域では、経営を学べる機会が極端に少ない。代表の石田氏は、都会との格差を危惧し「田舎の社会人学校」を創設。人口減少が叫ばれる地方でも中小企業が活気を得るべく、経営のハウツーからITツールの活用までを伝授している。

時代の変化についていく

kintoneを知ったのは、とある勉強会。すでに導入していた他事務所より紹介を受け、キャップドゥの導入プログラムを利用した。労働や社会に保険に関する様々な問題に寄り添う社労士。その特殊な業界で、クラウドツールを駆使している事務所はほんのひと握りだ。リライエは、地方でありながら数年前からIT化を推進。先進的な事務所として業界内でも名高い。それは、自社はもちろん、クライアントの業務改善を見越してのことだった。
「勉強会に積極的に参加し、良いものは随時取り入れてきました。主な社労士業務のひとつである“申請”もほぼ全て電子化しています。田舎ということもあり社内は新しいものを嫌う傾向にありましたが、アナログの時代は終わることを実感していたのでIT化に迷いはありませんでした。また、うちが取り入れることでお客様にも紹介できる。クラウドツールを誰も知らないような田舎の会社に提案するために、何でもかんでも自社でやってみることにしています」

(左上)代表 石田隆利氏

kintone

議事録アプリで社内外の情報共有が円滑に

Dropbox、Chatwork、タッチオンタイム、マネーフォワード、電子申請ソフトなど、さまざまなツールを活用しているリライエ。kintoneはそれらの基幹として、大きな役割を果たしている。
「クラウド化して一番困っていたのは、いろいろなソフトの管理。kintoneを導入したことで、基幹システムにそれぞれが紐付けされているという環境をつくれました。しかし専門的なことはわからないので、その整備はキャップドゥにお任せしています」
kintoneは、業務の効率化やミスの防止にも資する。複数の顧客を持ち、それぞれが異なるスケジュールで動くリライエの業務において、通知機能は大いに役立っている。たとえば助成金は「助成金管理簿」というアプリで管理しているが、設定した期日が近づくとTOP画面にポップアップが表示される。
「期限の管理は、kintoneに一番求めたことでした。人間はどうしても忘れますし、社内で担当者が変わる場合に、よく確認漏れが発生していました。現在は、締切の1カ月前、15日前、7日前……とリマインドしてくれるので漏れがなくなりました」

ミスやトラブルを防止する上で「相談記録入力」という議事録アプリも欠かせない。顧客を訪問した社員は、先方の担当者、相談内容、タスクなどを入力し、先方の担当者と社長に送付。「言った言わない」の水掛け論を未然に防いでいる。必須項目が設定できることで、正確な情報の保管・共有もできる。

KAIZEN PDF

毎月の請求書発行業務が簡素化

KAIZEN PDFの導入目的は、毎月の請求書発送作業の改善。請求書は、エクセルファイルのタブをひとつひとつ開き、日付を1ヵ月ずらして出力。封筒にいたっては、クライアント毎にwordファイルを開いて印刷していた。社労士の契約料は月額制が多い。毎月同じ金額を、請求日だけ変えて発行する作業は非効率だ。KAIZEN PDFは、これらの作業時間を大幅に短縮。一括で日付を変更し「顧客管理」アプリから封筒と請求書を同時に印刷できるようになった。今後は会計ソフトや電子契約締結ツールとも連携し、さらにスムーズなフローを実現する予定だ。

人間で攻めて、ITで守る

キャップドゥを創業当時から知っている石田氏から見て、キャップドゥはどのように見えているのだろうか。
「代表・森田さんの決断力や打たれ強さは尊敬しています。また、新しい仕組みを作り上げていることも、すごいと感じています。本当は面談が一番良いとされていた風潮の中、電話はせずに原則チャットという体制にしたことで、さまざまな方が働けている。今時の成功例だと思います」
社労士事務所として成功し、さらに活躍のフィールドを広げつつあるリライエ。クラウドツールはその後ろ盾になっていると言う。
「うちは、攻めの力はあると思っています。ただ、守りの力が弱かった。案件はたくさんいただけるけれど、そのうちの一定数を漏らすという現状がありました。そんなうちの守りを強めてくれたのがクラウドツール。今後は、kintoneを薦めたり電子化のメリットを伝えたりしながら、地域のIT化を支援していきたいと思っています」