はじめに：なぜ今、文書管理の「構造化」が必須なのか

近年、企業のデータ管理環境は急速にクラウド化が進み、業務の効率化やAI活用のニーズが非常に高まっています。しかし、クラウド環境やAI活用を最大限に活かすためには、大前提としてデータがルールに従って整理（構造化）されている必要があります。

従来の文書管理方法では、ファイルやフォルダが担当者任せで「非構造化」な状態に陥りがちでした。この「非構造化」の状態こそが、多くの企業がデータ活用や業務効率化の壁にぶつかる根本原因となっています。

こうした時代の要求に応えるべく、開発されたのが、SFMS（Structured File Management System：構造化文書管理システム）です。SFMS（エスエフエムエス）は、サイボウズのノーコード・ローコードツールである「kintone（キントーン）」を基盤とし、「迷わない文書管理」を実現することで、AIとテクノロジーを最大限活用し、未来を見据えた働き方を支える次世代の文書管理プラットフォームです。

本稿では、企業が直面する文書管理の課題と、SFMSが提供する革新的な「構造化」の仕組み、具体的な機能、そして多岐にわたる業界での活用方法を詳しくご紹介します。

第1章：企業の文書管理の現状：「非構造化」の課題と「構造化」の優位性

長年にわたり、多くの企業ではキャビネット（紙）、オンプレミスサーバー、そしてクラウドフォルダなど、様々な場所で文書が管理されてきました。これらの環境下で「非構造化」の仕組みがまかり通ると、組織全体で深刻な問題が生じます。

1-1. 企業が抱える「非構造化」の課題

「非構造化」とは、決まったルールがなく、フォルダやファイルの管理を自由に（あるいは担当者任せに）行える状態を指します。このルールの不在が、以下の深刻な問題を引き起こします。

• ・運用にバラつきが生じる
• ・情報検索に時間がかかる
• ・最新情報が不明確になる
• ・ヒューマンエラーとセキュリティリスクの増大
• ・業務の非効率化

1-2. SFMS(エスエフエムエス)が実現する「構造化」の定義と転換されるメリット

SFMS(エスエフエムエス)が実現する「構造化」とは、ルールに基づいて、Excel（表計算ソフト）のような形式で「どこに何を登録・保存するのか」があらかじめ決められている仕組みです。

SFMS(エスエフエムエス)の導入により、非構造化の課題は以下の通り解決され、企業の文書管理環境は劇的に改善されます。

• ・担当者ごとに異なる運用になりがち → 管理ルールを明確化し、全社で統一された保存方法を確立します。
• ・情報を探すのに時間がかかる → 検索性が向上し、キーワードやステータスで目的の情報をすぐに取得できます。
• ・最新情報が不明確になる → 文書の一貫性が保たれ、常に最新の情報を簡単に確認できます。
• ・セキュリティリスクが高い → 承認フローやアクセス管理を明確化し、誤送信・誤保存のリスクを低減します。
• ・業務の非効率化 → 業務フローに沿ったファイル管理を実現し、業務全体を最適化します。

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第2章：SFMSで「構造化」を実現できる3つの強力なアドバンテージ

SFMS(エスエフエムエス)は、非構造化の課題を解決し、企業のデータ資産価値を高めるために、「構造化」された仕組みを以下の3つの強みで実現します。

強み 01: 統一されたルールで簡単に文書管理

SFMSは、全社で統一したファイル管理を、ユーザーの負担なく簡単に実現できます。

ユーザーがkintoneのインターフェース上で文書を保存すると、シートの裏側では、フォルダ・サブフォルダの構成やファイル名が、あらかじめ決められたルールに従って自動付与されます。

この自動化機能により、ユーザーは面倒なファイル名付け作業や、文書検索に費やしていた時間ロスから解放され、業務の負担が大幅に軽減されます。

強み 02: セキュリティ強化と正確な文書管理

SFMSは、構造化された表形式のセル（項目）に文書を保存する仕組みを採用しています。この構造化により、文書を決められた場所に正しく保存できるため、セキュリティルールに従った確実な管理が可能になります。

これにより、「間違ったデータを渡す」「誤ったフォルダに保存する」といった人的ミスを削減し、情報漏洩のリスクを低減します。さらに、以下の機能により、より安全なデータ運用をサポートします。

• ・アカウントによって、文書の共有ができない設定。
• ・共有管理や履歴管理の強化。

強み 03: 今後のAI活用の基盤を構築

データが整理され、「構造化」された状態になっていることは、将来的にAIをスムーズに活用するための必須条件です。SFMS(エスエフエムエス)を導入することで、AI活用のための環境が実現します。

文書が構造化されていることで、今後AIを導入・活用する場合に、業務の自動化やデータ分析の精度が向上し、AIの導入・活用コストを削減することが期待できます。また、AIに学習させるためのデータの前処理にかかる負担が軽減され、より効率的なデータ活用が可能になります。

第3章：SFMS(エスエフエムエス)の主要機能と導入メリットの詳細

SFMS(エスエフエムエス)は、kintone上に構築され、クラウドストレージ（DropboxやBoxなど）と連携する「ストレージコネクト」を活用し、シームレスで革新的な文書管理体験を提供します。

3-1. 直感的UIによる文書登録の容易さ

機能 01：ドラッグ＆ドロップで簡単保存

kintoneの「一覧画面」には、企業の業務フローに沿ったExcelのようなシートが表示されます。ユーザーは、文書を保存したいフロー上のセル（項目）をクリックし、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで簡単に保存できます。

• ・メリット： どこに保存すべきか迷うことがなく、例えば「受注前の現場写真」はその項目をクリックして保存するだけで済みます。誰でもフォルダ構成を意識せずにスムーズに文書管理ができるため、作業時間を短縮できます。

機能 02：必要な項目とフォルダを自動で作成・命名

kintone上で案件名などの数項目を入力して登録するだけで、業務に必要な文書格納項目が自動で作成されます。同時に、クラウドストレージと相互連携されたフォルダとサブフォルダも、事前設定されたルールに基づいて自動で命名され、生成されます。

• ・メリット： 面倒な項目作成やフォルダ名の命名作業から解放され、担当者ごとの管理ルールのバラつきがなくなり、誰でも統一されたルールで簡単に運用できるようになります。

3-2. 業務フロー管理を強化する機能

機能 03：画面遷移なしで操作が可能

各セルをクリックすると、その文書に関する共有・閲覧・削除の操作を行うためのポップアップが、kintoneの画面から遷移することなくその場で表示されます。

• ・メリット： 複数の画面を行き来する手間がなくなり、必要な情報をすぐに確認・共有できるため、迅速かつ効率的な管理が可能になります。

機能 04：進捗状況を視覚的に把握（色分け表示）

承認状況や作業状況などのステータスを色分けして表示できます。この表示方法や項目設定は、企業の業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズできます。

• ・メリット： 色分け表示により業務の進捗を直感的に管理でき、タスクの抜け漏れを防ぎます。また、視覚的に遅れやタスクの偏りが把握できるため、適切なタイミングで対応を行うことが可能になります。「詳細」ボタンをクリックすれば、ステータス変更やメモの追記も可能です。

機能 05（オプション）：文書登録をトリガーとした業務の自動化

「文書登録」をトリガーとして、さまざまな業務を自動化できるオプション機能が提供されています。これには、文書が登録されたら必要なメンバーに通知を送ること、登録内容を解析して他のシステムと自動連携させること、登録後、一定時間が経過すると次の作業指示を通知することなどが含まれます。

• メリット： 通知の自動化などにより、業務の抜け漏れを防ぎながら手作業の負担を軽減し、スムーズで効率的な業務フローを実現します。

第4章：SFMS(エスエフエムエス)の基盤となるkintoneと必須動作環境

SFMSは、サイボウズが提供するノーコード・ローコードツールであるkintone（キントーン）上に構築されています。

4-1. kintoneの特長

kintoneは、プログラミングの知識がなくても、現場の業務にフィットする業務アプリを「サクッと」作ることができるクラウドサービスです。表計算ソフトよりも快適に、専門システムよりも柔軟に、自社でシステム開発をするよりもスピーディーかつ低コストに、思いついた業務改善をすぐに実行できるのが特長です。

kintoneを活用することで、顧客・案件管理、脱エクセル、ワークフロー（申請業務）、ファイル管理など、会社のあらゆる業務課題の解決を実現します。

4-2. 導入に必要な環境

SFMSをご利用いただくためには、以下のご契約が別途必要となります。

• kintoneライセンス
• クラウドストレージサービス（Dropbox、Box）

SFMSの製品には「ストレージコネクト」が含まれますが、SFMSのご契約を解約されると、「ストレージコネクト」のご利用も不可となります。

第5章：業界別活用シーン：構造化された管理体制が業務を革新

SFMSの「構造化」された管理体制は、様々な業界の業務フローにフィットし、効果を発揮します。

5-1. 建設業

契約書や施工図、進捗管理表、現場写真、検査報告書など多岐にわたる文書を案件ごとに整理し、一元管理できます。

• ・効果： 最新の図面や書類を現場と本社間で誰でも簡単に確認できるため、情報共有が円滑化されます。

5-2. 製造業

設計データや品質管理レポートなどの技術文書をまとめて管理し、最新データを常に共有できます。生産計画や工程管理、メンテナンス記録の管理にも役立ちます。

5-3. 商社

受注プロセスにおいて、複数仕入先との見積管理や注文書を構造化して管理します。

• ・効果： 煩雑なFAXやメール業務がなくなり、受発注業務を効率化できます。

5-4. コンサルティング業

受注・請求管理、クライアントデータ、議事録の蓄積・共有、案件進捗の可視化を案件ごとに整理し、一元管理できます。

• ・効果： チーム内の情報共有や案件の進捗把握が容易になります。

5-5. 税理士業

顧問先別、年度別の各種税務書類やシステム出力データを一括管理できます。

• ・効果： 各顧問先とSFMSを共有することで、顧問先からの直接登録も可能となり、業務フローが改善されます。

第6章：導入費用と充実したアフターサポート体制

6-1. SFMS(エスエフエムエス)導入費用について

SFMS(エスエフエムエス)の導入には、初期費用、構築費用、およびランニング費用が発生します。構築費用は、シートあたりの「文書格納項目数」（Excelのセルと同等）に基づいて算出されます。また、AI連携や自動化設定などのオプション費用も別途ご相談いただけます。

導入費用や詳細な料金プランについては、お客様の業務要件や構築規模によって異なるため、別途お問い合わせください。

6-2. 導入後の手厚いサポート体制

SFMS(エスエフエムエス)導入後の運用も継続的に支援するため、充実したサポート体制を整えています。サポートはオンラインやチャットを通じて提供され、ご契約時間内での作業対応が可能です。サポートプランは、月ごとに5時間、10時間、20時間といった複数のプランが用意されており、詳細は別途ご案内されます。

主なサポート内容は、以下の通りです。

• システムに関する修正作業。
• 運用方法に関するご相談。
• 使い方に関するご質問対応。
• 自動化連携やAI連携などの他ツールとの連携に関するご相談。

まとめ：SFMSが切り拓く未来

SFMS（構造化文書管理システム）は、企業の文書管理における「非構造化」の課題を解決し、統一されたルール、強固なセキュリティ、そして将来的なAI活用の基盤を提供する次世代のプラットフォームです。kintoneを基盤とすることで、あらゆる業界の業務フローに合わせた、迷いのない文書管理を実現し、企業の生産性を飛躍的に向上させます。

文書管理の非効率性から脱却し、未来を見据えたデータ資産の活用を実現するために、SFMSは強力なソリューションとなるでしょう。

SFMS(エスエフエムエス)に関するご質問、導入費用に関する詳細については、ウェブサイトよりお問い合わせください。