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「仕事のための仕事」してませんか?DX時代に求められる考え方

「仕事のための仕事」とは?

「仕事のための仕事」という言葉を聞いたことがあるでしょうか?

「仕事のための仕事」とは、会議のための資料作りやタイムカードの管理など、いわゆる「雑務」に該当されるような仕事に多く存在しています。

「雑務だって立派な仕事でしょ?」と思う方もいるかもしれません。

しかし、「仕事のための仕事」をいくらしても、それは会社にとっての生産性には寄与しないのです。なぜなら、「仕事のための仕事」が増えるほど、本来はもっとやるべき仕事、生産性アップに繋がるような仕事を行う時間が減ってしまうためです。

「仕事のための仕事」は業務改善で減らしていくべき

逆に言えば、「仕事のための仕事」は、会社組織の欠陥から生まれているといってもいいでしょう。欠陥とは、非効率的なことを、習慣や上司・トップの命令で行い続けている状態のことを指します。

こうした会社組織にはびこっている非効率的な習慣は、業務改善によって改善していくべきポイントです。なお、最近よく耳にするDXも、要するにクラウドツールなどのIT技術を主体とした業務改善のことを指します。

以下では、具体的な「仕事のための仕事」の例と、その改善方法を見ていきましょう。

仕事のための仕事①:会議のための資料作り

最初の「仕事のための仕事」は、会議用の資料作りです。「仕事のための仕事」の代表と言ってもいいかもしれません。

会議用の資料が必要な理由としては、

①会議の参加者が共通の情報を閲覧する手段が紙の資料しかない
②社長などの上司から、紙の資料を用意するように言われている

などの理由が考えられます。

まず①は、社内に情報共有ツールが無いこと原因として挙げられます。または、情報共有ツールはあるが、社員全員が見れない、操作方法が共有されていないといった原因が考えられます。

②については、社長あるいは上司など、組織のトップが不効率な命令を行っていることが問題点としてあります。DXや業務改善は、まずトップの考え方から変えていかないと、決して成功しません。

「kintone」で社内の情報共有を最適化!

会議のための資料作りは、サイボウズ社のクラウドサービス「kintone」で解決が可能です。kintoneは、プロジェクトごとの情報共有の最適化や、チームごとのコミュニケーションを図れるツールです。

また、業務にあわせて最適なアプリケーションを自分たちで作れるので、全体の進捗状況を「見える化」できるアプリを作ることも可能です。

このように「kintone」を活用すれば、わざわざ会議資料をつくらなくても、パソコンやタブレットから現在のプロジェクトの進行状況を確認することができるため、会議資料を作るという「仕事のための仕事」を減らせるはずです。

「kintone」について詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>kintone(キントーン)とは?導入メリットや特徴・価格 | 株式会社キャップドゥ

仕事のための仕事②:タイムカードの集計(勤怠管理)

タイムカードを導入して勤怠管理を行っている企業も多いかと思いますが、そこで発生する「仕事のための仕事」が、タイムカードの集計です。

以下で紹介するような、打刻と同時にパソコン上でリアルタイムに確認できるクラウドサービスを導入すれば、毎月のタイムカード集計という無駄な仕事を減らすことができます。

「タッチオンタイム」でタイムカード集計を自動化!

「タッチオンタイム」は、社員がタイムカードを押すと、クラウド上に自動的に集計され、パソコンを通じてリアルタイムに確認することが可能です。そのため、毎月のタイムカード集計という「仕事のための仕事」を減らせます。

また、指紋認証、ICカード、ID+パスワードという3通りの打刻方法があり、パソコンを繋げずに単体で設置することも可能です。

「タッチオンタイム」について更に詳しくは、キャップドゥまでお問い合わせください。

>>お問い合わせ | 株式会社キャップドゥ

仕事のための仕事③:銀行へ行って記帳

経理の「仕事のための仕事」には、銀行へ行って記帳することが挙げられます。「伝票を間違えずに作成するため」という理由はあるにせよ、不効率な行為であることに変わりはありません。

特に、場合によっては毎日銀行に記帳をしに行っているような会社もあるので、できれば業務改善したいところです。

「マネーフォワード クラウド」で取引明細を自動取得!

クラウド会計ソフトの「マネーフォワード クラウド」を使えば、わざわざ銀行に行かずとも、取引明細を銀行口座から自動で取得してきてくれます。また、取引ごとの勘定科目も、人工知能(AI)が自動で判定して仕訳してくれます。人工知能(AI)使用すほど精度があがります。

「マネーフォワード クラウド」について詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>マネーフォワードクラウドとは?メリットや安全性を徹底解説 | 株式会社キャップドゥ

「仕事のための仕事」は仕事ではない

この記事では、「仕事のための仕事」の一例と、その改善方法についてご紹介してきました。

例にあげたように、「仕事のための仕事」を削減していくためには、クラウドツールなどのIT技術を積極的に活用して、「業務改善」していくことが求められます。

しかし、いくら「仕事のための仕事」を無くすことができるクラウドツールがあっても、経営者や社員がその業務を「仕事のための仕事」だと認識していないのであれば、改善することもできません。

まずは社内の業務で「仕事のための仕事」となっているものが何かを洗い出し、社員全員がその認識を共有することが大切です。DXや業務改善も、クラウドツールの導入よりも先に、この作業を最初に行う必要があります。

そして最終的には、従業員一人ひとりが、「自分がやっているこの作業は「仕事のための仕事」になっていないか?」を自分で判断できるようになることが理想です。

DXや業務改善の進め方については、以下の記事をご覧いただくか、キャップドゥまでお問い合わせください。

>>業務改善とは?目的やメリット、具体的な取り組み方 | 株式会社キャップドゥ

>>お問い合わせ | 株式会社キャップドゥ