株式会社小西建築設計事務所様

株式会社小西建築設計事務所は、兵庫県小野市に本社を構える。学校・こども施設から福祉施設、工場、事務所ビル、集合住宅まで、それぞれの分野で経験豊富な建築士が在籍し、手掛ける建築物は幅広い。小野市の防災センター、高砂市学校給食センターなど官公庁発注の公共施設設計の実績が多い。官民バランスを重視し、同規模で民間の案件も多く受託する。2016年、大手ゼネコンから入社した天羽剛氏は、社内のIT化を担う人物。前職の経験から情報の一元管理の必要性を痛感し、改革を進めてきた。コンサルティング会社主催の勉強会でキャップドゥと出会い、kintoneとDropbox Businessを導入。業界や営業現場のニーズを汲み取ったクラウドツールの活用に力を入れている。

社内の意識を変える「見える化」

天羽氏が入社した当時は、情報管理も多元的。社員によってデータの扱い方もバラバラだった。誰がどこに何を保存したかも、そもそもデータに保存されているかもわからない。エクセルファイルの塊がいくつもある状況に、改善の必要性を強く感じたと言う。
「私の頭の中には、こうしたらいいという具体的なイメージがありました。それを叶えるために必須だったのが、クラウド化。社内からは情報漏えいのリスクが高まるという意見も聞かれましたが、情報教育を行い少しずつ取り組んできました。社員の負担を軽減するため、クラウドツールの活用も“入力すればOK”という段階からスタート。徐々にルールを設け、一元化を図ってきました」

情報が見える化され、社内の風通しも良くなったと天羽氏は感じているそう。
「情報が共有できるようになったことで、ああしようこうしようといった意見交換や、人の仕事を参考にする機会が増えています。また、担当が変わっても分かるように、データはルールに従って保存しようという風潮になってきました。社内環境委員会から上がってきた今月のスローガンは、“ペーパーレスで、ペーパーロス　〜その印刷必要ですか〜”。クラウド化によって、社内の意識が変わってきていると感じます」

kintone

業務効率を叶える「一元管理」と「作業の簡素化」

設計事務所にとって肝要な物件管理。小西建築設計事務所は、ここにkintoneを活用している。同時に進行する複数のプロジェクトを、物件毎に概要から契約書まで一元管理。設計士が日報をつけることで、収支の管理も随時行えるようになった。以前は、プロジェクトが終わってからまとめていたため、確認しづらく漏れも多かったが、今は進行中にリアルタイムで見ることができる。人件費や外注費といったコストを意識できるようになり、案件の実態も把握しやすくなった。
また、kintoneの導入によって効果的だったのが、書類作成の簡素化だ。官公庁は、まだアナログが主体。入札案件には大量の提出書類があるが、この作成業務も非効率的だった。そこで、マスターデータに情報を入力すると関連書類が作成できる機能を開発。書類ごとに入力する手間が省けるうえ、誤入力のリスクも減らせる。目に見えて、業務効率が改善した。

Dropbox Business

kintoneとDropbox Businessを連携。これまでハードディスクに保管していて外に持ち出せなかった情報も、社外で確認できる。社員全員にノートパソコンを支給し、外出先や出張先でもデータにアクセスできる環境を整備。コロナ禍や自然災害といった出社できない状況が危惧される今日だが、そんな中でも仕事ができる体制が整った。
「日常的にも便利だと感じています。たとえば、外出先で急ぎデータを確認したいとき、PCを持ち合わせていなくてもスマートフォンからアクセスできる。スマホなのでもちろん見にくい部分もありますが、手軽に確認できるのは効率的です。kintoneとの連携で、業務効率は格段に上がると思います」

考え込まずに、キャップドゥ

兵庫県と熊本県。キャップドゥと直接顔を合わせて打ち合わせをしたのは一度きりだが、ビデオ通話やチャットを駆使したコミュニケーションで、プロジェクトは問題なく進められた。
「キャップドゥは、なんでも答えてくれますし、対応が丁寧でスピーディーなので不安に感じたことはありません。何かあればチャットグループでやり取りし、文面で伝わりにくいときにはweb面談をお願いしています。kintoneは使いやすいと言われていますが、細かい設定はやはり難しい。困ったときには、考え込まずにキャップドゥに相談するよう社員にも伝えています。知識がありいいアドバイスをいただけるので、kintone以外のことも相談しています」

今回小西建築設計事務所とキャップドゥが一緒に開発したkintoneを、パッケージとしてリリースする。現場の声を落とし込んだ、かゆいところに手が届くツールに仕上がった。詳細はこちら。