はじめに

近年、企業の業務効率化やDX（デジタルトランスフォーメーション）推進において、さまざまなツールが注目を集めています。
たとえば、サイボウズkintoneによる業務アプリの内製化、monday.comによるタスク管理・プロジェクト可視化、そして今や欠かせない存在となった生成AIツールの導入。

これらは一見すると「入れるだけで効率化できる魔法の杖」のように思われがちです。
しかし実際には、どんなに優れたツールでも、自社の業務実態を把握していなければ、その効果を十分に発揮することはできません。

私たちキャップドゥー・ジャパンが現場で支援を行ってきた経験からも、成功する企業に共通しているのは「まず業務を棚卸しし、全体像を可視化する」という姿勢です。

本記事では、DXの第一歩としての「業務の棚卸し」の重要性、そこから生まれる改善の視点、そして私たちが大切にしているCapDoサイクル（Check → Action → Plan → Do）との関わりについて詳しく解説します。

業務の棚卸しとは何か

「業務の棚卸し」とは、現在の業務を一度立ち止まって洗い出し・整理・可視化することを指します。棚卸しという言葉は本来、在庫管理で使われるものですが、業務に当てはめると「どんな業務が、誰によって、どのように行われているのか」を把握する作業です。

業務棚卸しの目的

１．業務の重複やムダを見つける

２．属人化（特定の人しかできない業務）を明らかにする

３．本当に価値を生んでいる業務と、そうでない業務を切り分ける

４．改善の優先順位をつける

ここで重要なのは、棚卸しは単に「一覧表を作ること」ではない、という点です。
「見える化」した後に、改善の芽を発見することこそが棚卸しの真の目的です。

棚卸しのステップ

では、実際に業務の棚卸しはどのように進めればよいのでしょうか。
一般的には次のステップで整理します。

１．業務リスト化
部署・チーム単位で、日常的に行っている業務を洗い出します。ここでは「小さく分解する」ことがポイントです。

２．業務ごとのフロー可視化
洗い出した業務について、「誰が、何を、どの順で、どのツールを使って」行っているのかを図式化します。

３．課題発見
フローの中で「待ち時間が長い」「二重入力が多い」「承認に時間がかかる」など、現場で感じているボトルネックを抽出します。

４．優先順位づけ
発見した課題を「緊急性」と「重要性」でマッピングし、取り組むべき順序を決めます。

５．改善とツール選定のマッピング
「この課題はkintoneで解決できる」「これはmonday.comで見える化できる」「これはAIで自動化できる」と結びつけていきます。

このプロセスを通じて初めて、自社に最適なDX施策が浮かび上がってきます。

フローの棚卸し ― なぜ流れを可視化するのか

単なる業務リスト化では限界があります。そこで重要なのが業務フローの棚卸しです。
例えば「営業日報」という業務を取り上げましょう。

リスト化すれば「営業日報の作成」という1行で済みますが、フローで見ると次のようになります。

１．営業担当が日報を作成

２．上長が確認・承認

３．営業事務が集計

４．経営層が報告書として閲覧

この流れを可視化すると、承認に時間がかかる／集計が二重作業になっているといった課題が一目で分かります。

結果として、「承認フローを自動化できないか」「集計を自動化できる仕組みが必要だ」という改善案が生まれます。
フローの棚卸しは、課題を“見える化”するための強力なレンズなのです。

CapDo(キャップドゥー)サイクル 『現状把握から始める改善！！』

私たちキャップドゥー・ジャパンの社名にもなっている「CapDo(キャップドゥー)サイクル」。
これは、Check → Action → Plan → Doという順序で回す改善手法です。

一般的なPDCAサイクルとの大きな違いは、最初に「Check（現状把握）」から始める点です。
つまり「やってみて振り返る」のではなく、最初に棚卸し（Check）を行い、次に小さな改善（Action）を試し、計画（Plan）を立て、実行（Do）するのです。

この順序によって、現実に即した改善策を立案でき、机上の空論に陥るリスクを大幅に減らせます。「業務の棚卸し」はまさにこのCapDoサイクルの出発点にあたります。

棚卸しからツール導入へ 『具体的な事例』

kintoneの活用例

ある企業では、紙やExcelでの申請書が煩雑になっていました。棚卸しの結果、「承認に時間がかかる」「過去の記録が探しにくい」という課題が明確に。

改善： kintoneでワークフローを電子化し、過去データも一元管理することで業務効率が劇的に改善しました。

monday.comの活用例

別の企業では、プロジェクト進捗がブラックボックス化していました。棚卸しで「情報が担当者に閉じている」「全体像が共有されていない」と判明。

改善：monday.comのボードで進捗をリアルタイム共有し、会議の時間短縮と担当者間の連携強化を実現しました。

生成AIの活用例

また、生成AI導入では「定型文の作成に時間がかかる」という棚卸し結果が出た企業がありました。

改善：AIに下書きを任せ、人は最終チェックだけを行う仕組みに変えたところ、作業時間が半分以下に削減できました。

お客様と『共に歩む』姿勢

キャップドゥー・ジャパンの企業理念は『共に歩む』です。業務の棚卸しは、お客様と一緒に現場を見ながら行うからこそ効果があります。

「ITの専門家が一方的に診断する」のではなく、現場の声を尊重し、納得感を持ちながら改善を共創していく。
この姿勢が、単なるシステム導入にとどまらない「文化として根づく業務改善」を実現します。

まとめ

DXの成功は、最新のツールを導入すること自体ではなく、業務の棚卸しから始まります。

業務をリスト化し、フローを可視化し、課題を明らかにする。
そのうえで改善の優先順位を整理し、最適なツールを選定することが、効果的な業務改革につながります。

私たちキャップドゥー・ジャパンが重視する『CapDoサイクル（Check → Action → Plan → Do）』は、この「棚卸し＝Check」を出発点に、現実的で持続可能な改善を進めていくフレームワークです。

●サイボウズkintoneで属人化や紙・Excel中心の業務を解消
●monday.comでタスク・プロジェクトを見える化し、連携を強化
●生成AIツールで定型作業を効率化し、付加価値業務に集中

これらを適切に組み合わせることで、業務改善のスピードと効果は飛躍的に高まります。

DXの最初の一歩は、CapDo.JAPANと共に！

私たちキャップドゥー・ジャパンは、「業務棚卸し」から始まり、kintone・monday.com・生成AIツールの導入支援と活用伴走まで一貫してサポートします。

業務効率化に本気で取り組みたいとお考えの企業様、ぜひCapDo.JAPANにご相談ください。

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