「サイボウズkintoneとGoogle Workspaceを、もっとつなげられないだろうか？」

私たちCapDo.JAPANでは、以前からそんなことを考えてきました。

私たちは、サイボウズのkintoneをお客様へ提供しています。

そして同時に、Google Workspaceもお客様へ提供しています。

kintoneには、顧客情報、案件情報、契約情報、売上情報など、企業のさまざまな業務データが蓄積されています。

一方、Google Workspaceには、Google スプレッドシート、Google ドキュメント、Google ドライブ、Gmail、Google カレンダーなど、日々の仕事を支えるさまざまなサービスがあります。

それぞれ単独でも、とても便利なサービスです。

しかし、

「この2つをもっとつなげたら、お客様の仕事をさらに便利にできるのではないか？」

私たちは、そう考えています。

そして今回、その可能性を大きく広げる一つの仕組みを開発しました。

それが、

「サイボウズ kintone × Google スプレッドシート連携」

です。

今回は、この連携が実現したことで見えてきた、

「kintone × Google Workspaceのさらなる活用」

について考えてみたいと思います。

その第一弾として取り上げるのが、

「電子契約管理」

です。

kintoneで管理している契約情報から契約書を作成する。

Google ドライブへ保管する。

Google 電子署名を利用して、お客様へ署名を依頼する。

そして、その契約状況を再びkintoneで管理する。

そんな仕組みを、kintoneとGoogle Workspaceを組み合わせることで実現できないだろうか。

今回は、その新しい可能性をご紹介します。

きっかけは「kintone × Google スプレッドシート連携」

今回の仕組みの土台となるのが、CapDo.JAPANが開発した、

「サイボウズ kintone × Google スプレッドシート連携プラグイン」

です。

このプラグインについては、以前の記事で詳しくご紹介しています。

▼ 欲しかった連携が、ついに形になった。サイボウズkintone × Googleスプレッドシート連携プラグインを年内無料配布へ

欲しかった連携が、ついに形になった。サイボウズkintone × Googleスプレッドシート連携プラグインを年内無料配布へ

これまで、

「kintoneの情報をGoogle スプレッドシートへ連携したい」

「Google スプレッドシートの情報をkintoneへ戻したい」

「kintoneとGoogle Workspaceをもっと簡単につなぎたい」

といったご相談をいただくことがありました。

そこで私たちは、kintoneとGoogle スプレッドシートの間でデータを連携できる仕組みを開発しました。

しかし、私たちがやりたかったのは、

「kintoneとGoogle スプレッドシートをつなぐこと」

だけではありません。

むしろ、ここからがスタートだと考えています。

Google スプレッドシートの「その先」へ

kintoneのデータがGoogle スプレッドシートへ渡る。

ここだけを見ると、

「kintoneのデータをGoogle スプレッドシートで集計できる」

「Google スプレッドシートでグラフを作れる」

といった活用を想像されるかもしれません。

もちろん、それも便利な使い方です。

しかし、Google スプレッドシートはGoogle Workspaceの一つのサービスです。

その先には、

Google ドキュメント

があります。

Google ドライブ

があります。

Gmail

があります。

Google カレンダー

があります。

そして、

Google 電子署名

があります。

さらにGoogle Apps Scriptなどを活用すれば、これらのGoogle Workspaceサービスを組み合わせて、自動化することもできます。

つまり、

kintone
↓
Google スプレッドシート
↓
Google Workspaceの各サービス

という流れを作ることができます。

そう考えたとき、

「kintoneとGoogle スプレッドシートを連携できるようになった」

ということの意味が、大きく変わってきます。

単なるデータ同期ではなく、

kintoneの業務データを起点として、Google Workspace側の仕事を動かせる可能性が生まれる。

ということです。

まず考えたのが「契約業務」

その活用方法の一つとして考えたのが、契約業務です。

例えば、kintoneで案件管理を行っている企業を想像してみてください。

kintoneにはすでに、

・会社名
・顧客担当者名
・案件名
・契約サービス
・契約金額
・契約開始日
・契約終了日
・営業担当者
・請求条件
・契約ステータス

など、契約に必要となるさまざまな情報が登録されています。

ところが、いざ契約書を作るとなると、

kintoneを開く。

会社名をコピーする。

契約書を開く。

会社名を貼り付ける。

契約金額をコピーする。

契約開始日をコピーする。

契約終了日をコピーする。

担当者名をコピーする。

契約書を保存する。

Google ドライブへ格納する。

保存した契約書のURLをkintoneへ登録する。

といった作業が発生することがあります。

一つひとつの作業は、それほど大きなものではありません。

しかし、契約件数が増えていけば、こうした小さな作業が積み重なっていきます。

そして、人が転記する以上、

「会社名を間違えてしまった」

「契約期間を修正し忘れていた」

「以前作成した契約書の情報が一部残っていた」

「Google ドライブには保存したけれど、kintoneへの登録を忘れていた」

といったミスが発生する可能性もあります。

そこで、私たちは考えました。

「すでにkintoneに登録されている情報を、そのまま契約書へ使えばいいのではないか？」

ということです。

「契約締結準備」をきっかけに契約書を作る

例えば、kintoneのプロセス管理を利用して、

商談中
↓
見積提出
↓
受注
↓
契約締結準備
↓
契約締結済み

という業務フローを管理しているとします。

ここで、

「契約締結準備」

になったことを、契約書を作成するきっかけにします。

担当者は、これまで通りkintoneで仕事を進めます。

受注が決まった。

必要な契約情報を入力した。

社内確認も終わった。

そこでステータスを「契約締結準備」へ進める。

すると、kintone × Google スプレッドシート連携によって、契約に必要な情報がGoogle スプレッドシートへ同期されます。

そして、Google スプレッドシート側で、

「この案件は契約書を作成する段階になった」

ことを判定します。

ここから、Google Workspace側の処理を動かします。

契約書はGoogle ドキュメントで作成する

契約書については、

Google ドキュメント

との相性が非常に良いと考えています。

あらかじめGoogle ドキュメントで契約書のテンプレートを作成しておきます。

例えば、

「会社名」

「契約金額」

「契約開始日」

「契約終了日」

「契約番号」

など、案件ごとに変わる部分を差し込み項目として用意しておきます。

そしてGoogle Apps Scriptなどを利用して、Google スプレッドシートへ連携された情報をGoogle ドキュメントへ反映します。

つまり、

kintoneに入力済みの情報を使って、契約書を自動生成する

という考え方です。

社員が同じ会社名をもう一度入力する必要はありません。

契約金額をコピー＆ペーストする必要もありません。

契約開始日を転記する必要もありません。

一度入力した情報を、次の業務でも活用する。

非常にシンプルな考え方です。

契約書ごとにテンプレートを切り替える

もちろん、企業で利用する契約書は一種類だけとは限りません。

例えば、

・業務委託契約書
・秘密保持契約書
・売買基本契約書
・保守契約書
・サービス利用契約書

など、複数の契約書を利用している企業も多いと思います。

そこでkintone側に、

「契約書種別」

という項目を用意します。

例えば、

「業務委託契約書」

が選択されていれば、業務委託契約書のGoogle ドキュメントテンプレートを利用する。

「秘密保持契約書」

であれば、NDA用のテンプレートを利用する。

「保守契約書」

であれば、保守契約用のテンプレートを利用する。

このように、kintoneの情報をもとに利用するテンプレートを切り替えれば、さまざまな契約書に対応できます。

作成した契約書はGoogle ドライブへ保存

契約書が完成したら、

Google ドライブ

へ保存します。

ここでも、人が保存先を選ぶのではなく、あらかじめルールを決めておけば自動化できます。

例えば、

契約書
└ 2026年度
　└ 株式会社〇〇
　　└ CT-2026-00125_業務委託契約書

といった形です。

契約番号や案件IDをファイル名へ含めておけば、Google ドライブ側から検索するときにも便利です。

また、自動保存にすることで、

「担当者によって保存場所が違う」

「マイドライブに保存されていて、他の社員が見つけられない」

「ファイル名の付け方がバラバラ」

といった問題も防ぎやすくなります。

契約書を自動生成するだけではなく、

保存場所やファイル名のルールまで仕組み化する。

これも大切なポイントです。

Google ドライブのURLをkintoneへ戻す

Google ドライブへ契約書を保存したら、そのファイルのURLを取得します。

そして、そのURLをGoogle スプレッドシートへ登録。

kintone × Google スプレッドシート連携によって、そのURLを再びkintoneへ同期します。

するとkintoneの案件画面には、

「契約書URL」

が登録されます。

社員が契約書を確認したいときは、kintoneから契約書URLをクリックするだけ。

Google ドライブを開いて、

「どのフォルダに入っていたかな？」

と探す必要はありません。

ここで、今回の仕組みの考え方が見えてきます。

社員が見るのは、基本的にkintone

今回の仕組みでは、裏側でさまざまなGoogle Workspaceサービスが動いています。

Google スプレッドシート。

Google ドキュメント。

Google ドライブ。

Google Apps Script。

しかし、実際に業務を行う社員が、これらをすべて意識する必要はないと考えています。

社員は、

kintoneで仕事をする。

案件情報を入力する。

顧客情報を確認する。

承認する。

ステータスを進める。

契約書を確認するときもkintoneから開く。

その裏側でGoogle Workspaceが動いている。

私たちが目指したいのは、

「kintoneだけ見れば仕事が進む」

という環境です。

サービスを連携した結果、社員の操作が複雑になってしまっては意味がありません。

人がシステムとシステムの間をつなぐのではなく、

システム同士がつながり、人は本来の仕事に集中する。

そんな環境を作りたいと考えています。

そして「Google 電子署名」へ

ここまででも、契約業務はかなり効率化できます。

しかし、Google Workspaceには、さらに契約業務に活用できる機能があります。

それが、

「Google 電子署名」

です。

Google Workspaceでは、Google ドキュメントやGoogle ドライブ上のPDFから電子署名をリクエストできます。

署名者を指定し、必要な署名項目を設定して、お客様などへ電子署名を依頼できます。

つまり、

Google ドキュメントで作成した契約書を、そのまま電子署名へつなげられる

わけです。

これを今回の仕組みに組み合わせると、契約書作成だけではなく、

契約締結までGoogle Workspace上でつなげられる可能性

が見えてきます。

kintoneから電子契約締結までをつなげてみる

私たちが考えている全体像を整理してみます。

1．kintone

顧客情報・案件情報・契約情報を管理する。

↓

2．「契約締結準備」へステータス変更

社員はkintone上で通常通り業務を進める。

↓

3．Google スプレッドシート

kintone × Google スプレッドシート連携によって契約情報を同期する。

↓

4．Google Apps Script

契約書作成対象であることを判定し、契約書生成処理を実行する。

↓

5．Google ドキュメント

契約書テンプレートから契約書を生成する。

↓

6．Google ドライブ

作成した契約書を所定のフォルダへ保存する。

↓

7．契約書URLをGoogle スプレッドシートへ登録

↓

8．kintone

Google スプレッドシートから契約書URLを同期する。

↓

9．Google 電子署名

お客様へ電子署名を依頼する。

↓

10．お客様が署名

↓

11．電子契約締結

という流れです。

Google 電子署名では署名状況も確認できる

Google 電子署名では、署名リクエストを送るだけではありません。

署名リクエストの進捗を確認し、

「誰が署名済みなのか」

「誰の署名を待っているのか」

といった状況を確認できます。

また、Google公式では、保留中の署名ステータスを確認し、完成した契約書を確認できることも案内されています。

ここまで見て、私たちはさらに考えました。

「この署名状況をkintoneへ戻すことができたら、もっと便利なのではないか？」

ということです。

「電子締結済み」までkintoneで管理したい

例えばkintone側に、

「電子署名ステータス」

という項目を作ります。

ステータスとしては、

契約書未作成
↓
契約書作成済み
↓
署名依頼済み
↓
先方署名待ち
↓
電子締結済み

といった状態を管理します。

Google 電子署名で契約が完了したことを何らかの方法で取得し、その情報をGoogle スプレッドシートへ反映。

さらにkintone × Google スプレッドシート連携によって、kintoneへ戻す。

ここまで実現できれば、

営業担当者や管理部門はkintoneを見るだけで、契約締結状況まで確認できる

ようになります。

契約書を作ったのか。

お客様へ送ったのか。

まだ署名待ちなのか。

締結済みなのか。

それらをkintoneの一覧画面で確認できる。

私たちが目指したいのは、そんな環境です。

なお、この「Google 電子署名の署名完了状態を自動的に取得してGoogle スプレッドシートやkintoneへ反映する」部分については、現時点で実装方法の技術検証が必要です。

Google 電子署名そのものには署名状況を確認する機能がありますが、その状態を外部の自動処理からどのように取得するかについては、利用可能な仕組みや通知方法などを含めて検証していきます。

今回の記事では、現在私たちが考えている、

「kintone × Google Workspaceのさらなる活用構想」

としてご紹介しています。

kintoneとGoogle Workspaceを提供しているからこそ考えたい

では、なぜCapDo.JAPANが、この仕組みを考えているのか。

理由はとてもシンプルです。

私たちはkintoneを提供しています。

そして、

Google Workspaceも提供しています。

だからこそ、

「kintoneを導入して終わり」

「Google Workspaceを導入して終わり」

ではなく、

「この2つをもっと組み合わせたら、お客様の仕事をさらに便利にできるのではないか？」

というところまで考えたいのです。

今回開発したkintone × Google スプレッドシート連携も、その考え方から生まれています。

kintoneとGoogle スプレッドシートがつながった。

では、その次に何ができるのか。

Google ドキュメントにつなげてみる。

Google ドライブにつなげてみる。

Google 電子署名につなげてみる。

Gmailにつなげてみる。

Google カレンダーにつなげてみる。

そうやって一つずつつないでいくことで、

これまで人が行っていた業務を、もっとシンプルにできる可能性があります。

すでに利用しているサービスの価値を、もっと引き出す

そして、今回の仕組みにはもう一つ大きなポイントがあります。

すでにkintoneと、Google 電子署名を利用できる対象のGoogle Workspaceプランを利用している企業であれば、

Google スプレッドシート。

Google ドキュメント。

Google ドライブ。

Google Apps Script。

Google 電子署名。

といったGoogle Workspaceの機能を、現在利用している環境の中で活用できます。

つまり、条件を満たすGoogle Workspace環境であれば、新たな電子契約サービスの月額利用料を追加することなく、kintoneとGoogle Workspaceの利用環境を活用した電子契約管理を構築できる可能性があります。

これは、他の電子契約サービスと価格を比較したいという話ではありません。

電子契約にはさまざまなサービスがあり、それぞれに特徴や強みがあります。

企業によって求められる機能や契約件数、セキュリティ、内部統制、法務上の要件なども異なります。

それぞれの企業に適したサービスを選択することが大切です。

私たちが今回注目しているのは、

「すでにお客様が利用しているサービスの価値を、もっと引き出せないか？」

ということです。

「追加費用がかからない」ことよりも、「もっと活用できる」こと

もちろん、すでに対象となるkintoneとGoogle Workspaceを契約している企業であれば、新たなサービス利用料を増やさずに実現できる可能性があることは、大きなメリットです。

しかし、私たちが今回伝えたいことの中心は、

「追加費用がかからない」

ということだけではありません。

もっと大切なのは、

「すでに使っているサービスを、もっと活用できる」

ということです。

せっかくkintoneを使っている。

せっかくGoogle Workspaceを使っている。

それぞれを単独で利用するだけではなく、つなげてみる。

すると、

kintoneで契約情報を管理する。

Google ドキュメントで契約書を作る。

Google ドライブへ保存する。

Google 電子署名で締結する。

そして、その状況を再びkintoneへ戻す。

という、一つにつながった業務フローが見えてきます。

私たちCapDo.JAPANが提案したいのは、

「kintone × Google Workspaceの、さらなる活用」

なのです。

「管理するkintone」と「実行するGoogle Workspace」

今回の仕組みを考えていると、それぞれの役割が非常に分かりやすく見えてきます。

kintoneは「管理する」。

顧客を管理する。

案件を管理する。

契約情報を管理する。

業務ステータスを管理する。

承認状況を管理する。

そして、

Google Workspaceは「実行する」。

Google ドキュメントで文書を作る。

Google ドライブへファイルを保存する。

Google 電子署名で署名を依頼する。

Gmailでメールを送る。

Google カレンダーへ予定を登録する。

その間を、

Google スプレッドシート

がつなぐ。

そしてGoogle Apps Scriptなどによって、それぞれのGoogle Workspaceサービスを自動化する。

この組み合わせは、非常に面白いと感じています。

契約書の二重生成など、実運用も考える

もちろん、実際に業務で利用するためには、単純に契約書を生成するだけでは十分ではありません。

例えば、一度「契約締結準備」になった案件が差し戻されたとします。

その後、再び「契約締結準備」になった。

そのたびに契約書を作成してしまえば、同じ契約書が複数生成されてしまいます。

そこでkintone側に、

・契約書生成状態
・契約書URL
・契約書ファイルID
・契約書生成日時

などを持たせます。

例えば、

契約ステータス＝契約締結準備

かつ、

契約書生成状態＝未生成

かつ、

契約書URL＝空欄

の場合だけ契約書を生成する。

こうした制御が必要です。

また、

「契約金額が変わった」

「契約期間が変更になった」

といった場合には、

「契約書再生成」

という処理を用意することも考えられます。

以前の契約書を削除するのではなく、

v1
v2
v3

と履歴を残す。

そうすることで、単なる契約書作成ツールではなく、

契約書の作成履歴まで管理できる仕組み

へ発展させることができます。

kintoneを契約管理の中心にする

今回の仕組みを整理すると、それぞれの役割は次のようになります。

kintone

顧客情報、案件情報、契約情報、承認、契約ステータスなどを管理。

契約業務全体の中心。

Google スプレッドシート

kintoneとGoogle Workspaceをつなぐデータ連携の中継基盤。

kintoneの業務データをGoogle Workspaceへ渡し、結果をkintoneへ戻す。

Google ドキュメント

契約書テンプレートを管理し、契約書を生成。

契約文書を作る。

Google ドライブ

作成された契約書や締結後の契約書を保管。

文書を管理する。

Google 電子署名

作成した契約書への電子署名を依頼。

契約締結を行う。

Google Apps Script

Google スプレッドシート、Google ドキュメント、Google ドライブなどの処理を自動化。

Google Workspace側の業務をつなぐ。

この役割分担によって、

kintoneを中心とした電子契約管理

という新しい使い方が見えてきます。

新しいサービスを増やすことだけがDXではない

私たちは、新しいクラウドサービスを導入すること自体を否定しているわけではありません。

業務に最適なサービスがあるのであれば、積極的に活用すべきだと思います。

しかし同時に、

「今使っているサービスを、本当に使い切れているだろうか？」

という視点も大切ではないでしょうか。

kintoneには、まだまだ活用できるデータがある。

Google Workspaceにも、まだまだ活用できる機能がある。

その二つをつなげることで、新しい業務改善が生まれる。

新しいツールを探すことだけではなく、

今あるツールをもっと活かす。

これもDXの一つの形だと、私たちは考えています。

「kintoneだけ見れば仕事が進む」環境へ

今回の電子契約管理で、私たちが最終的に目指したいのは、

「kintoneだけ見れば仕事が進む」

という環境です。

社員はkintoneで案件を進める。

その裏側でGoogle Workspaceが動く。

契約書が作られる。

Google ドライブへ保存される。

Google 電子署名で契約締結へ進む。

締結されたら、その結果がkintoneへ戻ってくる。

社員が、

「次はどのサービスを開けばいいんだっけ？」

と考える必要を減らしていく。

そして、本来やるべき仕事に集中できる環境を作る。

私たちがkintoneとGoogle Workspaceをつなぐ理由は、そこにあります。

そして、この考え方は「契約書」だけでは終わらない

ここまで、電子契約管理を中心にご紹介してきました。

しかし、kintoneとGoogle Workspaceを組み合わせて考えていくと、さらに大きな可能性が見えてきます。

企業が日々作成している書類は、契約書だけではありません。

見積書。

発注書。

納品書。

請求書。

領収書。

これらの帳票にも、

顧客名。

案件名。

商品名。

数量。

単価。

金額。

消費税。

発行日。

支払期限。

など、kintoneですでに管理している情報が使われています。

ということは、

「これらの帳票も、同じ考え方で作れるのではないか？」

ということです。

契約書はGoogle ドキュメント、帳票はGoogle スプレッドシート

契約書は文章が中心になるため、

Google ドキュメント

との相性が良いと考えています。

一方、

見積書。

発注書。

納品書。

請求書。

領収書。

といった帳票は、明細、数量、単価、消費税、合計金額などの計算が必要になります。

そこで活躍するのが、

Google スプレッドシート

です。

Google スプレッドシートで帳票テンプレートを作成する。

kintoneから連携された情報を自動的に反映する。

完成した帳票をPDF化する。

Google ドライブへ保存する。

そのURLをkintoneへ戻す。

この流れを作れば、

契約書だけではなく、企業で日々発生するさまざまな帳票業務まで自動化できる可能性

が見えてきます。

次回・後編「電子契約から帳票DXへ」

今回の前編では、

「kintone × Google Workspaceのさらなる活用」

という大きなテーマの中から、

電子契約管理

について考えてみました。

kintoneで契約情報を管理する。

Google スプレッドシートへ連携する。

Google ドキュメントで契約書を作成する。

Google ドライブへ保存する。

Google 電子署名で契約締結へ進む。

そして、その状況を再びkintoneへ戻していく。

それぞれを単独のサービスとして利用するのではなく、

つなぐことで、新しい価値を生み出す。

それが、私たちCapDo.JAPANが考えるkintone × Google Workspaceのさらなる活用です。

そして次回の後編では、この考え方をさらに広げます。

見積書
発注書
納品書
請求書
領収書

といった各種帳票を、Google スプレッドシートを使って自動生成する。

PDF化する。

Google ドライブへ保存する。

そしてkintoneへ戻す。

さらに、

商談
↓
見積
↓
受注
↓
契約
↓
納品
↓
請求
↓
入金

という企業の日常業務そのものを、kintoneとGoogle Workspaceでどのようにつなげられるのか。

次回は、

「電子契約」から「帳票DX」へ。

kintone × Google Workspaceの、さらにその先の可能性をご紹介したいと思います。

kintone × Google スプレッドシート連携について

今回の記事でご紹介した仕組みの土台となる、CapDo.JAPAN開発の「サイボウズ kintone × Google スプレッドシート連携プラグイン」については、以下の記事をご覧ください。

▼ 欲しかった連携が、ついに形になった。サイボウズkintone × Googleスプレッドシート連携プラグインを年内無料配布へ

欲しかった連携が、ついに形になった。サイボウズkintone × Googleスプレッドシート連携プラグインを年内無料配布へ

「連携できる」から、「業務が次へ進む」へ。

CapDo.JAPANでは、これからもkintoneとGoogle Workspace、それぞれの特徴を活かしながら、お客様の業務をより便利にする活用方法を考え、形にしていきます。

※本記事で「Google 電子署名」と表記しているものは、Google Workspaceの電子署名機能を指します。
※Google 電子署名は、Google Workspaceの契約プラン等によって利用可否が異なります。対象となるプランをご確認ください。
※本記事で紹介しているkintone、Google スプレッドシート、Google ドキュメント、Google ドライブ、Google Apps Script、Google 電子署名を組み合わせた自動化には、設定や個別の開発が必要になる場合があります。
※Google 電子署名の署名完了情報を自動取得し、Google スプレッドシートおよびkintoneへ反映する部分については、現在技術的な実現方法を検証する必要があります。本記事では、CapDo.JAPANが考える今後の活用構想を含めてご紹介しています。