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今日からできる!業務改善アイデアやおすすめクラウドツール

そもそも業務改善とは?

業務改善とは、社内の業務を整理して問題点を洗い出し、その問題点を解決するためのアイデアを集めて、そのアイデアを実行して業務上の問題点を解決していくことを指します。業務改善を行うことで、結果的に業務の効率化や、無駄だったプロセスを省くことにもつながります。

業務改善について詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>業務改善とは?目的やメリット、具体的な取り組み方 | 株式会社キャップドゥ

アイデア出しの前に「問題点」の把握が重要

この記事では、業務改善を行っていくための具体的なアイデアをご紹介していきますが、実はアイデア出しの前に、業務上の「問題点」を把握することがとても大切です。

業務改善アイデアは、この「問題点」に対するアプローチですので、まずは「問題点」を把握しておかなくてはアイデアの出しようがないのです。

そのため、業務改善アイデアを出すために大切なことは、「いきなり業務改善のためのアイデアを出そう」とするのではなく、業務改善全体のプロセスを知り、問題点を洗い出した上でアイデア出しを行っていくことが重要です。

業務改善アイデア8選

ここからは、業務改善の具体的なアイデアをご紹介していきます。

業務を無くしてみる

まずはその業務が本当に必要か考えてみましょう。「会議のための資料作り」など、本来はモニター上で見ることができるデータを、わざわざ紙媒体の資料で用意するのは非効率です。

その業務をしている明確な理由がなく、「これまでその方法でやっていたから」などの理由しかないのであれば、思い切ってなくしてみることも必要です。

業務を減らしてみる

次にその業務が本当にそんなに必要か考えてみましょう。たとえば20で足りることを、50も100も行っているのは無駄です。その業務がしっかり適切な量であるかを考えてみて、多すぎると感じれば減らしてみるのもひとつの業務改善アイデアです。

担当者を変えてみる

「Aさんではうまくいかないけれど、Bさんならうまくいった」そういったことも実際によくあることです。それは本人の能力もあるでしょうが、業務との相性も存在します。

実際にうまくいってないのであれば、担当者を変えてみるのもひとつの業務改善アイデアです。

業務を組み合わせてみる

別々の業務を組み合わせて、ひとりの担当者に任せてみることも、業務改善につながる場合があります。

たとえば、データ収集と資料作成が別々の業務・担当者だった場合、ふたつを一緒にしてデータを収集した人が資料も作成するようにすれば、資料の受け渡しや引き継ぎで生じる時間ロスを削減することができますし、より分かりやすい資料になる可能性もあります。

自動化できる作業は自動化する

データ収集やデータ整理など、毎日行うような単純な業務に関しては、エクセルのマクロなどを利用して作業を自動化することも、業務改善アイデアのひとつです。

作業を自動化することで、単純に作業時間の削減にもなりますし、ヒューマンエラーを防ぐことにもつながります。

作業マニュアルを作成する

担当者がよく変わるような業務に関しては、作業マニュアルを作成しておくと良いでしょう。その際、作業マニュアルは「読み手に分かりやすいかどうか」を最も重視することが大切です。

業務改善コンサルに依頼する

業務改善は、自社内だけで行おうとすると難しいケースもあります。そういった場合、業務改善コンサルに依頼することもひとつのアイデアとしてあります。

業務改善コンサルとは、業務改善を専門とした外部のコンサル企業に依頼して、自社の業務改善に関するアドバイスなどをしてもらうことを指します。

業務改善コンサルに依頼するメリット等は、以下の記事をご覧ください。

>>業務改善コンサルタントとは?具体的なサービス内容やメリット | 株式会社キャップドゥ

業務改善に役立つクラウドツールを活用する

業務改善アイデアには、クラウドツールを使用するという方法もあります。クラウドツールとは、パソコンに直接インストールしなくても、インターネットを通じて利用できるアプリケーションのことです。

次の項目では、弊社キャップドゥでも使用しているおすすめのクラウドツールをご紹介しておりますので、ぜひ業務改善にお役立てください。

業務改善に役立つおすすめクラウドツール

ここでは、業務改善に役立つおすすめのクラウドツールをご紹介します。

kintone

kintone(キントーン)とはサイボウズ株式会社が提供しているクラウド型の業務アプリケーション作成サービスです。
「アプリ」と呼ばれる業務システムをユーザーが簡単に作成できることが最大の特徴で、業務・用途にあわせて自由にカスタマイズすることもできます。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>kintone(キントーン)とは?導入メリットや特徴・価格 | 株式会社キャップドゥ

Dropbox Business

Dropbox Businessとは、インターネット上にデータを保管できる「オンラインストレージ」の一種です。Dropboxのフォルダに保存したファイルやデータは、保存したときと別のパソコンや、スマートフォン・タブレットなどからもアクセスが可能になります。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>Dropbox(ドロップボックス)の導入メリットや容量・料金 | 株式会社キャップドゥ

MICHIRU RPA

「MICHIRU RPA」とは、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の一種で、請求書の作成やネットからの情報収集、顧客へのメール返信などの作業を録画することで学習し、人間の代わりに自動で行ってくれるツールです。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>単純作業を代行!MICHIRU RPAの導入メリットや料金・費用 | 株式会社キャップドゥ

SATORI

「SATORI」とは、MAツールと呼ばれるクラウド型のマーケティングツールです。MAツールとは「マーケティングオートメーションツール」のことで、企業が手作業で行っていたマーケティング業務のさまざまな部分を自動化・効率化してくれるツールのことを指します。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>優秀なWEB専門営業マン!MAツール「SATORI」のメリットや費用 | 株式会社キャップドゥ

サイボウズOffice

「サイボウズ Office(オフィス)」とは、チームの作業効率をアップさせる中小企業向けのグループウェアのひとつです。
スケジュール管理やメッセージ機能、掲示板、ファイル管理、ToDoリスト、アドレス帳、タイムカードなど様々な機能が備わっており、のべ65,000社以上の企業に導入されている実績をもちます。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>サイボウズOffice(オフィス)とは?導入メリットや機能 | 株式会社キャップドゥ

サイボウズGaroon

「サイボウズ Garoon(ガルーン)」は、社内だけでなく、グループ企業全体の情報共有が行えるエンタープライズグループウェアです。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>大規模向けグループウェア「サイボウズGaroon」の導入メリットと料金・費用 | 株式会社キャップドゥ

会計freee

クラウド会計ソフト「freee(フリー)」は、freee株式会社が提供するクラウド型(オンライン型)の会計ソフトウェアです。
面倒なイメージがある経理業務を自動化してくれるのが特徴で、クラウド会計ソフトのなかでは導入シェアNo.1になるほど支持されています。(2017年9月時点/BCN調べ)

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>クラウド会計ソフト「freee(フリー)」とは?メリットや料金 | 株式会社キャップドゥ

MoneyForwardクラウド

マネーフォワードクラウド(MoneyForwardクラウド)は、「株式会社マネーフォワード」が運営しているクラウド型の会計ソフトです。
日々の取引データの入力などを自動化できるため、会計業務にかかる時間を大幅に短縮することができます。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>マネーフォワードクラウドとは?メリットや安全性を徹底解説 | 株式会社キャップドゥ

人事労務フリー

人事労務freeeは、企業の従業員情報を元に、勤怠管理・給与計算・年末調整・入退社手続きといったヒトに関わる業務を一元化することができる、クラウド型の人事労務ソフトです。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

>>年末調整の時間をカット!人事労務freeeの導入メリットや費用 | 株式会社キャップドゥ

業務改善のことなら「キャップドゥ」へ

この記事では、業務改善の工程のひとつである「業務改善アイデア」について、具体的にご紹介してきました。

自社業務の問題点を洗い出せたら、今度はその問題点の解決のためのアイデアを出す作業に入ります。その際、問題解決のための発想方法として、この記事でご紹介したようなアイデア・発想法をお試しください。

また、クラウドツールを使用するだけでも、解決できる課題も多く存在します。

「株式会社キャップドゥ」でも、業務改善に役立つクラウドツールを活用した業務改善コンサル事業を行っております。

キャップドゥが行った業務改善の実績については、以下をご覧ください。

>>活用事例 | 株式会社キャップドゥ

上記の通り、キャップドゥでは既に多くの業務改善コンサルの実績がございますので、業務改善について必要性を感じている経営者様は、ぜひキャップドゥまでご相談ください。

>>お問い合わせ | 株式会社キャップドゥ