Dropbox Paperとは？

「Dropbox Paper」は、オンライン上のワークスペースで、テキストや画像、動画、ファイル、WebサイトURLなどを自由に貼り付けることができます。

また、他のユーザーと共同で作業することができるので、チーム内での作業メモや、アイデアの貼り付け、スケジュール管理などさまざまな用途で使用することができます。

なお、「Dropbox Paper」はDropboxアカウントをお持ちのユーザーであれば、料金プランに関わらず利用が可能です。もちろん、無料プランであっても利用することができます。

豊富な基本機能を利用可能

無料で使用できる「Dropbox Paper」は、以下の豊富な機能を利用することができます。

• ○テキスト入力
• ○レイアウト可能な画像の挿入
• ○Dropbox内のさまざまなファイルの挿入
• ○動画（YouTube）の貼り付け
• ○表を簡単に挿入が可能
• ○ToDoリストの作成
• ○タイムラインの作成（ガントチャートも簡単に作れる）
• ○優秀なプレビュー機能

この記事では、こうした様々な機能が使える「Dropbox Paper」を活用することで、どういったメリットが得られるのかや、実際の活用例などについてご紹介していきます。

Dropbox Paperを利用するメリット

ここからは、キャップドゥー・ジャパンで実際に活用してみて分かった、「Dropbox Paper」のメリットについてご紹介していきます。

システムとシステムの間を埋めてくれる

近年、クラウドツール（ITツール）はめざましい勢いで進歩しており、日々便利で新しいクラウドツールが登場しています。

「Dropbox Paper」は、いい意味で柔軟性があり、自由度が高いツールです。基本機能でもご紹介した通り、テキスト入力はもちろん、画像や動画の挿入、サイトURLの挿入、Googleカレンダーの表示など、実に多くのことが実現可能です。

そのため、次々と新しく登場する便利なクラウドツール同士の橋渡し役として、“システムとシステムの間を補完してくれるツール”が「Dropbox Paper」なのです。

アプリが無い端末でもプレビュー可能

Dropboxの特徴のひとつに、「優秀なプレビュー機能」があります。たとえば、IllustratorやPhotoshopなど、専用ソフトを持っていないと開けないファイルであっても、「Dropbox Paper」に貼り付けることでプレビューを閲覧することができます。

これにより、ソフトを持っていないクライアントや取引先へデータを見せたいときや、専用ソフトをつかったデータを家族と共有したいときなど、非常に重宝します。

「Dropbox Paper」はDropboxの容量をほとんど使用しない

「Dropbox Paper」を利用する際、気になるのは「Dropboxの容量を消費してしまわないか？」という点だと思います。

Dropboxの公式コメントによると、「Dropbox Paperドキュメントが消費するDropboxアカウントの容量はごくわずかです（100 バイト以下）」とありますので、Dropboxの契約容量が少ないユーザーであっても、容量を心配する必要はありません。

なお、Dropboxについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。

【2023年版】「Dropbox（ドロップボックス）」とは？最新機能や利用料金

80点の業務改善ツールとして活用できる

職場の業務改善を考えたとき、専用の業務改善システムを開発することもできますが、それには費用がかかります。

業務改善がほとんど手つかずの会社であれば、まずは業務改善の取っ掛かりとして「Dropbox Paper」を採用してみてはいかがでしょうか。

自由度が非常に高い「Dropbox Paper」は、職場での作業メモやスケジュール管理、タスク管理など、アイデア次第でさまざまな使い方ができます。「Dropbox Paper」を上手に活用することで、100点まではいかないものの、80点の業務改善ツールとして運用することが可能だと思います。

Dropbox Paperの活用例

ここからは、実際にキャップドゥー・ジャパンが実践している、「Dropbox Paper」の活用術についてご紹介していきます。

社内のマニュアルやノウハウ共有ツールとして活用

キャップドゥー・ジャパンでは、「Dropbox Paper」を活用して、社内のマニュアルやノウハウを書き留めて共有しています。また、「Dropbox Paper」は誰が書いたかも分かるので、Paperの作成者以外が更新する際にも便利です。

また、Chatworkなどで教えた内容についても、そこで終わりではなく「Dropbox Paper」に入力しておくことで、“企業の資産”へ昇華することができます。

紙媒体の書類の保存場所として活用

プライベートでの活用例として、子どもを持つ社員は学校からの書類を、PDF化して「Dropbox Paper」に保存しています。

紙媒体の資料はかさばりますし、保存場所に困っているご家庭も多いと思います。そんなとき、PDF化をして「Dropbox Paper」に保存しておくことで、いざ必要な資料を探す際にもすぐに見つけることができます。

ワーケーションや旅行のスケジュール管理として活用

また、「Dropbox Paper」で、便利な「旅のしおり」を作ることも可能です。

実際にキャップドゥー・ジャパンでも、2023年の夏に開催したワーケーションにおいて、「Dropbox Paper」で作成した旅のしおりが大活躍しました。

このように、仕事だけでなくプライベートでも、「Dropbox Paper」使いやすく便利なツールです。

「Dropbox Paper」が大活躍したワーケーションの様子については、以下の記事をご覧ください。

【前編】ワーケーションで社会課題を解決！2023年夏の北海道ワーケーション

【後編】息子と一緒にはじめての夏休みを満喫！2023年北海道ワーケーション

Dropbox Paperで業務改善を進めませんか？

この記事では、Dropboxアカウントを持っていると使用することができる「Dropbox Paper」について、基本機能やメリット、実際にキャップドゥー・ジャパンが行っている活用術などについてお伝えしてきました。

「Dropbox Paper」は、様々なツール同士を同じ場所で利用することができるので、業務と業務の間、システムとシステムの溝を補完することができます。

また、業務改善や業務効率化のためにシステムリプレイス等を検討されている企業にとっても、資金面等でなかなか前に進まない状態であれば、まずは無料の「Dropbox Paper」でできるところから業務改善に着手してみることをオススメします。

「Dropbox Paper」の利用方法や、業務改善についてのご相談は、キャップドゥー・ジャパンまでお気軽にお問い合わせください。