有限会社トータルライフケア・株式会社ライフウェル様

熊本県と福岡県の8拠点で介護保険サービスを提供する、有限会社トータルライフケア。熊本県と宮崎県の6つの拠点で児童発達支援と放課後等デイサービスを行う、株式会社ライフウェル。この2社の経理、総務、庶務を熊本市にある有限会社トータルライフケアが一括して担っている。トータルライフケアは、今年で創業21年。作業療法士である代表の奥村氏が、介護保険制度の施行を前に設立し、訪問看護と居宅介護からスタートさせた。有料老人ホームという概念はなく在宅への訪問が当たり前だった時代に、住宅型老人ホームの構想を創業当初から描いていたという。その先見性と確かな計画性で事業を拡大。現在は２社合わせて社員150名、17の施設を擁し、リハビリ、看護、介護、児童発達支援と人生の“トータルケア”を行っている。

人手不足を補う業務効率化

介護業界が抱える大きな問題の一つが人材不足。トータルライフケアグループは、その対策としてICT活用の検討をはじめる。介護業界はまだまだアナログが主流だが、人手が足りないのならば業務を効率化していくしかない。また、今後増えていくだろう外国人労働者の採用も踏まえると、ICTの活用は急務だと感じていた。
また、コストカットも課題だった。それまでは、介護専門ソフトとofficeソフトをそれぞれ別のサーバーで管理し全社をVPNで繋いでいた。しかし、サーバーやVPNの保守料がかさむうえ、各事業所のハードウエアを整備しなければならない。環境の構築に結構なコストがかかっており、グループの運営においても悩ましい状況だった。
そこで、面識のあったキャップドゥの業務改善プランナー・松岡に相談。VPNからの脱却を図れるクラウドツールとして提案されたのがkintoneだった。これまでのランニングコストと導入後の費用を試算すると、費用が抑えられることが判明。その上、各クラウドツールと連携し情報の一元管理もできる。プラットフォームとして最適だと判断し、導入の準備を開始した。

kintone

「クラウド化は、進化のため」

奥村氏の細やかな性格が故、導入はスムーズだった。環境整備も念入りで、契約アカウント数は組織図を見ながら計算。各拠点の幹部以上には全員付与し、他スタッフは事業所ごとで一つのアカウントを共有することにした。また、決裁や稟議といったワークフローもすでに構築されており、これまでの文書管理システムからkintoneに移行する作業で済んだ。実際、導入から半年満たない今も、決裁文書はすべてkintoneで上がってきている。kintoneは解決法ではなく、思い描く形を実現するツール。それを理解する奥村氏は自らパソコンに向かい、業務に必要なアプリを次々に開発している。

kintoneの導入は、職員の意識変革にも寄与しているそう。毎月の業績を管理する「運営報告書」は、各幹部が入力した情報がグラフで見れるアプリ。これをトップ画面に貼り付けたことで、会社の運営状態が職員も見えるようになった。また、サービスの利用状況や空室状況も一目でわかるため、新規利用者に対し事業所を超えて紹介やフォローができる。

環境が整ったとはいえ、現場で活用されなければ意味がない。トータルライフケアだけでも10事業所あり、幅広い年代の職員が勤務している。デジタルリテラシーが高い人もいるが、苦手意識のある人が大半。それを親身に粘り強くフォローするのが「本部」だ。各事業所の幹部を集めた連絡調整会議の場で説明を行い、マニュアルも配布しているものの、それだけで職員全員が利用できるようになるのは難しい。本部のメンバーが毎日電話での問い合わせに答え、必要であれば事業所に出向いてレクチャーする。この体制があるから、現場も新しい環境を受け入れられるのだ。
kintoneの前に勤怠管理システム「タッチオンタイム」も導入しているが、これも綿密なフォローによって全社に浸透させることができた。システムのみならず、位置情報や情報共有許可といったデバイスに依存する設定の問い合わせも多く寄せられる中、懇切丁寧に説明。現在は、全職員が問題なく毎日使用できている。
社長が導入・開発し、本部が試用・フォローする。この連携が、トータルライフケアグループをクラウド化成功に導く鍵となっている。

安心感のあるサポート

トータルライフケアグループでは、タッチオンタイム、kintoneのほか「人事労務freee」「会計freee」も活用しており、来年3月までに「Dropbox」も導入予定だ。複数のクラウドツールを利用しているが、これまで大きなトラブルは起こっていない。キャップドゥのサポートは、安心材料になっているという。
「キャップドゥとのChatworkグループに疑問点を投げると、すぐに返事が返ってきます。あるとき、回答がいつもより時間がかかると感じていたら、いつもと違う方が対応してくれたことがありました。いいチームワークで、みんなで当社を見てくれているのだと思い、安心感を覚えました」（奥村氏）