株式会社吉平物産様

株式会社吉平物産は、業務用食品商社として30年以上熊本の外食産業を支えてきた。大手ナショナルブランドから地場の特産品まで扱う商品は幅広く、取引先も飲食店のほか、介護施設や給食センターなど多岐にわたる。現在、社員数は50人。熊本市に構える本社と東営業所の２つの事業所で県内全域をカバーしているが、受注管理や経理処理について従来の方法では限界を感じていた。そんなとき、システムのクラウド化の話が持ち上がった。2019年10月からの増税に伴う、軽減税率制度への対応を迫られたことがきっかけだった。税理士の紹介されたキャップドゥに依頼し、オリジナルシステムを開発・導入。現在も、各所から上がる細かな修正点やプラスアルファの機能を加えながら、より良いツールに育てている。

PCのバージョンアップの度に、コストがかかっていた

吉平物産の本社では、それまで自社サーバーのシステムを使用していた。そのため、PC（windows）がバージョンアップする度にコストをかけて対応せざるを得なかった。バージョンアップは突然やってくるもの。計画的に予算組みができない状況に頭を抱えていたという。ハード依存型システムからの脱却が、クラウド化に踏み出した大きな理由だった。

また、東営業所では使っていた別のクラウドシステムが、とても重いという問題もあった。原因は、事業規模に合っていなかったこと。クラウド化を進めてみたものの、求めるものには程遠かった。吉平物産が取り扱う商品は、1万点を超える。たとえば、一口にマヨネーズと言っても、銘柄やサイズ違いで十数種類あるからだ。ひとつのカテゴリに大量の商品が紐づけられる業界特有の商品体系を管理するには、一般のシステムでは事足りないのが現実だった。

CapDoクラウド（オリジナルツール）

作業はそのまま、効率はアップ

そもそもは、軽減税率制度への対応が早急なミッションだった。しかし、既存システムを使う場合はサーバーを増設する必要があり、費用も高額になる。CapDoクラウドなら、同じ予算でオリジナルツールを開発できるため、思い切って導入を決めた。
現場がシステムに対する不満を抱いていたというよりは、経営判断による導入。そのため、社員が戸惑いを覚えないよう、検索手順、売上の計上方法、納品書発行の操作などできるだけこれまでと同じオペレーションになるよう設計した。
導入前と今とで、操作が大きく変わったという声は聞こえない。それでも、本社と営業所とで使用しているツールが異なった以前に比べて、効率は格段に向上した。

「これまでは、在庫状況も受注情報も事業所に戻らないと確認することができませんでした。クラウドなら、本社にいても営業所にいてもアクセスできる。お客様からの至急の用件にも対応可能になりました。また、データの処理速度も上がったように思います。体感では、以前の半分くらいのスピードです。業務改善が進み、もっとこうしたいというプラスアルファを求める意見も現場から出てくるようになりました。使い勝手をさらに高めて、いずれは業務を完全クラウド化したいと思っています」

バージョンアップを図ってくれる

吉平物産は、最初からオリジナルツールにこだわったわけではなかった。既成ツールではなくオリジナルツールの開発に至ったのは、キャップドゥの判断。キャップドゥは、サイボウズ kintone のゴールドパートナーとして認知されているが、求めているものや規模に合わなければ他のツールを提案する。これが、キャップドゥの強みでもある。
「普段はChatworkでコミュニケーションをとっています。トラブルが発生してもすぐに対応してくれるので心強いです。また、打ち合わせで要望を伝えると、優先度順にまとめた課題管理表をつくってくれるのも、安心感がありますね。リリース予定日まで記載されているので、信頼が置けます。現在進行中なのは、見積もりシステムの作成。作業効率が良くなるよう、常にバージョンアップを図っていただいています」
クラウド化開始から約1年。基幹システムとして育った当ツールは、これから経営管理システムを目指し、さらなる開発が進められる予定だ。
キャップドゥと二人三脚による吉平物産の業務改善は、続く。