クラウド豆知識「Dropbox for kintone」がバージョンアップで『Dropbox for kintone Premium』に！更に便利になった変更点などを解説
「Dropbox for kintone」とは？
「Dropbox for kintone」とは、サイボウズ社のクラウドツール「kintone（キントーン）」と、オンラインストレージサービス「Dropbox」の連携を実現するプラグインです。
「Dropbox for kintone」プラグインを利用することで、kintoneアプリ上の添付ファイルをDropboxのフォルダに保存できるだけでなく、大容量ファイルのアップロード、プレビュー、共有リンクの発行をkintoneの画面上だけで操作することができます。そのため、kintoneにまつわるファイルの管理業務を、大幅に効率化することができます。
「Dropbox for kintone」が大幅にバージョンアップして『Dropbox for kintone Premium』に！
今回、そんな「Dropbox for kintone」が大幅にバージョンアップされ、『Dropbox for kintone Premium』となって2022年3月1日よりリリースされます。
この記事では、『Dropbox for kintone Premium』のバージョンアップ内容や背景、価格などについてお伝えしていきます。
「Dropbox for kintone」をバージョンアップした背景
「Dropbox for kintone」を『Dropbox for kintone Premium』にバージョンアップした背景には、実際にトライアルでご使用いただいた企業様の声があります。
トライアルに参加した約150社のお声をバージョンアップに反映
「Dropbox for kintone」をリリース後、約150社の企業様にトライアル使用していただき、50社以上の企業様にトライアル終了後の本契約を頂くことができました。
そのなかで、トライアルにご参加いただいた約150社の企業様から頂いたフィードバックを参考に改善点を洗い出し、今回の『Dropbox for kintone Premium』リリースに至りました。
『Dropbox for kintone Premium』の具体的なバージョンアップ内容は以下のとおりです。
『Dropbox for kintone Premium』のバージョンアップ内容
ここからは、『Dropbox for kintone Premium』のバージョンアップ内容について詳しく解説していきます。なお、今回のバージョンアップで追加・改善される機能は以下の7つです。
【『Dropbox for kintone Premium』にて追加・改善される機能】
①Dropboxのアイコンを押すと、kintoneレコード画面内のDropbox表示窓に移動可能に
②Dropbox窓内の現在のフォルダ名を赤色の表示に
③Dropbox窓内の表示内容を名前順で並べ替えが変更可能に
④Dropbox窓内で検索が可能に
⑤kintoneレコード内からパスワード、期限をつけた共有リンクの作成が可能に(「Dropbox business」アカウントと接続した場合)
⑥kintoneアカウント別に「Dropbox for kintone」の権限設定が可能に
⑦kintoneにログアプリを追加し操作内容の記録を取ることが可能に
以下でひとつずつ解説していきます。
①Dropboxのアイコンを押すと、kintoneレコード画面内のDropbox表示窓に移動可能に
従来の「Dropbox for kintone」では、kintoneレコード画面の1番下にDropbox表示窓があり、これまでは手動でマウスをスクロールして移動しなくてはいけませんでした。
今回のバージョンアップで新たに設置したDropboxのアイコンを押すことで、WEBサイトのアンカー機能のように、自動でDropbox表示窓まで移動できるようになります。
②Dropbox窓内の現在のフォルダ名を赤色の表示に
これまでの「Dropbox for kintone」では、kintoneレコード画面内のDropbox表示窓で、自身が開いているフォルダの階層が分かりにくいという問題点がありました。
今回のバージョンアップにより、自分が今いるフォルダ名が赤く表示されるようになるため、「自分がどの階層のフォルダを開いているか分からない」といったケースが改善できます。
③Dropbox窓内の表示内容を名前順で並べ替えが変更可能に
これまでの「Dropbox for kintone」では、保存した順番でファイルが並んでいました。今回のバージョンアップにより、Dropbox窓内のファイルを名前順でソートすることができるようになります。
④Dropbox窓内で検索が可能に
これまでの「Dropbox for kintone」では、ファイル数が多くなると探すのが大変でした。今回のバージョンアップにより、Dropbox窓内のファイルをキーワードで検索できるようになります。これにより、ファイルを探す手間を大幅に省くことが可能になります。
⑤kintoneレコード内からパスワード、期限をつけた共有リンクの作成が可能に(「Dropbox business」アカウントと接続した場合)
バージョンアップ後の「Dropbox for kintone」では、kintoneレコード内からパスワードや期限をつけたファイルの共有リンクを作成することができるようになります。ただし、この機能は「Dropbox business」アカウントと接続した場合に限ります。
⑥kintoneアカウント別に「Dropbox for kintone」の権限設定が可能に
これまでの「Dropbox for kintone」では、Dropboxとkintoneを連携しておくと、すべてのkintoneユーザーがkintoneレコード内のDropbox窓から、Dropboxのファイルを閲覧することができました。
この点が運用管理上で問題があると、トライアルにご参加いただいた企業様からご指摘頂き、今回のバージョンアップで改善することとなりました。
バージョンアップ後の「Dropbox for kintone」では、kintoneのアカウント別に、「Dropbox for kintone」の利用権限設定が可能になります。
⑦kintoneにログアプリを追加し操作内容の記録を取ることが可能に
Dropboxでは、ユーザーがファイルにアクセスした日時が、ログとして蓄積されていきます。
上場企業および上場準備企業様からのご要望で、内部統制の観点からバージョンアップ後の「Dropbox for kintone」では、連携しているファイルのアクセスログがkintone側に蓄積されるようになり、kintone上で閲覧することができます。そのため、「Dropbox for kintone」を運用する上でセキュリティ面の向上につながります。
『Dropbox for kintone Premium』の価格
ここからは、『Dropbox for kintone Premium』の価格について解説します。
新機能を追加する代わりに有償化
これまで「Dropbox for kintone」は、無料プラグインとしてご提供させて頂いておりました。今回のバージョンアップで、上記でご紹介した7つの機能の追加・改善を行うにあたり、無料でのご提供が難しくなってしまいました。
そのため、バージョンアップ後の『Dropbox for kintone Premium』は有償となりますが、より使いやすく便利なプラグインとして生まれ変わります。
『Dropbox for kintone Premium』の価格
- ○【初期費用】50,000円（税別）
- ○【月額】10,000円（税別）／【年額】100,000円（税別）
- ○初期設定オンラインサポート
- ○バージョンアップ対応
- ○運用サポート
※kintoneのアプリカスタマイズは別途お見積りとなります。
※ご利用には別途Dropboxのご契約が必要です。
『Dropbox for kintone Premium』のご購入について、詳しくは以下のページをご覧ください。
＞＞Dropbox for kintone Premium | 業務改善kintoneプラグインサイト
「Dropbox for kintone」がkintoneのストレージ問題を解決！
冒頭でも「Dropbox for kintone」のメリットについて少し触れましたが、「Dropbox for kintone」を導入することで、多くの企業が抱えているkintoneのストレージ問題を解決することができます。
実は、業務管理に優れたクラウドツール「kintone」の弱点は、ストレージ容量でした。kintoneのストレージ容量（ディスク容量）は、1ユーザーあたり5GBまでです。例えば社員が5名の会社でkintoneを利用している場合、使用できるストレージ容量は全体で25GBしかありません（5ユーザー×5GB=25GB）。
また、kintoneに直接ファイルを添付してしまうと、kintone上からファイルを見ようとしたときに、その都度PC内にファイルをダウンロードしてしまいます。その結果、こまめに資料の整理をしていないと、PC内に同じファイルがたくさん溜まっていくことになり、パソコンのストレージも圧迫してしまうことになります。
以上のことから、キャップドゥではkintoneのストレージでファイルを管理するのは適切ではないと判断し、「Dropbox for kintone」を開発しました。「Dropbox for kintone」を使用することで、ユーザーはこれまで通りkintoneを利用しているつもりでも、実は添付ファイルはDropboxが裏側で引き受けて、kintoneのストレージ容量を圧迫しないような仕組み・システムにすることができます。
kintoneプラグインはキャップドゥへ！
この記事では、「Dropbox for kintone」を『Dropbox for kintone Premium』にバージョンアップした背景と追加・改善される機能、バージョンアップ後の価格などについて解説してきました。
『Dropbox for kintone Premium』にバージョンアップされることで、kintoneとDropboxの連携がさらに強化され、より業務改善が進むと確信しています。
『Dropbox for kintone Premium』のご購入について、詳しくは以下のページをご覧ください。
＞＞Dropbox for kintone Premium | 業務改善kintoneプラグインサイト
また、『Dropbox for kintone Premium』や、その他kintoneプラグインについてのご質問・ご相談は、キャップドゥまでお気軽にお問い合わせください。