熊本市に本社を構える株式会社新星は、電気・空調・給排水の総合設備工事会社。現会長である山本盛重氏が「新星電気」として創業し、2017年に現在の社名に。そして2022年には創業50周年を迎えた。地元に密着しマンション･老健施設・保育園等民間施設から官公庁･学校等の公共施設まであらゆる建物の工事を幅広く手掛け、現在の社員数は70名を超えるまでに成長を遂げてきた。しかし規模が拡大するにつれて業務上での様々な課題も生まれてきた。

今回、業務改善の必要性を強く感じた同社が、どのようにクラウドツールを活用し課題解決に向き合って来たのかについてお話を伺った。

煩雑な紙資料の山で、情報伝達がスムーズに進まないもどかしさ

規模が大きくなるにつれ情報共有や決済スピードの遅れなど、業務が滞ることが頻発するようになり、副社長の米村氏(以下、米村副社長)や当時専務だった現社長・山本健吾氏(以下、山本社長)は「社内の通知事項の周知をもっと高速化できないか」「現場に出る社員も多いので全体の動きを把握できるようにならないか」という問題に悩んでいた。

紙資料が多く、処理が煩雑になっていることもスピードを止める原因のひとつ。「例えば、社員が有給休暇の申請を出しても、何人もの上長の確認を取っている間に本人の休みが終わっていて事後承認になっている、ということもありました」と、山本社長。どんどん仕事は進んでいくのに情報処理が追いつかない状況をなかなか改善できずにいた。

そこで2022年11月、米村副社長が中心となり様々な業務改善のツールや方法を探し続けた結果、インターネット検索でキャップドゥー・ジャパンのホームページへ辿り着いた。取引銀行が、ふくおかフィナンシャルグループの熊本銀行と同じだったため、熊本銀行桜木支店の支店長を介して早速コンタクトを取り、面談の場を設けた。そこで米村副社長から「各種申請の手続き」「ワークフローのペーパーレス化」など、クラウドシステムの導入に関して相談したところ、キャップドゥー・ジャパン代表の森田(以下、森田)が提案したのが「サイボウズGaroon」だった。

ＤＸ化を阻む「自分ごとに捉えられない」「やり方を変えられない」壁

社員は20代から70代までと年齢層が幅広く、特にベテラン層だとデジタルツールへの馴染みが薄い社員もいるため「サイボウズGaroon」を使いこなせるだろうかという懸念は大きかったという。

最初は勉強会を開催して社員への浸透を図るも、ほとんどの社員がピンと来ていない状況を目の当たりにし、経営陣は大きな焦りを感じた。「説明を聞いても、話は理解できるけれど、具体的に何をどうすればいいのか、みんな全く分からない状況でした」と、総務の西岡さん(以下、西岡さん)は当時を振り返った。「分からないことも分からないような様子」で、ミーティングの場で意見を出す社員はほとんどいなかったそう。

「このままじゃマズイ」という危機感が高まる

あまりにも発言がない様子に、当時専務であった山本社長もしびれをきらし、時間を縫って外出先から参加したzoomミーティング中に「もっと当事者意識を持って参加するように」と、檄をとばす場面もあったのだとか。

それからも経営陣を中心に、どのように浸透させていくかについて検討を続けた。「今回思い切って決断したこの取り組みを、絶対に失敗に終わらせるわけにはいかない、という危機感も大きかったと思いますね」と、山本社長は当時の状況を教えてくれた。

そして、ずっと伴走してきた森田から「規模が大きくなると、誰かが聞いてくれているだろう、誰かが教えてくれるだろうという意識になります。浸透させるためには社員の方々が当事者意識を持てるような取り組みが必要かもしれない」との進言もあり、社内プロジェクトチームの発足に至ったのだ。

「プロジェクトチーム」の発足で導入が加速

結果的に、この取り組みが「サイボウズGaroon」の浸透を大きく前進させることにつながった。

まずは電気工事部・設備工事部・人事総務部・営業部の4つの部署から、主に中堅の社員を指名し、業務改善のプロジェクトチームを結成。そこで検討したものを自部署へ持ち帰り、具体的に落とし込んでいくことに。

具体的には、2022年11月から2週間に1回、プロジェクトメンバーと担当の渡辺とでオンラインでミーティングの場を設けて進めていった。すると回を重ねるにつれ、チームメンバーの意識が目に見えて高まっていき、各部署への浸透が驚くほど進んでいくまでに変化していったのだ。 経営陣の本気の姿勢に、社員たちも「自分がどうにかするんだ」と、真剣に向き合ってくれるように変化していったのだ。

「自分ごと化」で生まれた大きな変化

現在では、翌週までのスケジュールを入力する習慣も根付いたことで、同行やミーティングなどの調整もスムーズになったという。最初はスケジュールを見ているだけだった社員も、慣れてくると自主的に「サイボウズGaroon」を使って情報発信をするなど、積極的に活用しているまでに変化が見られるように。

本プロジェクトを担当するキャップドゥー・ジャパン渡辺(以下、渡辺)も「最初は一方的に話すだけで、本当に伝わっているだろうかと不安だったのですが、半年弱でここまで大きな変化が生まれるなんて驚きました」と話す。

「こんなことがやりたいけれど、どうやったらいいですか？」「この機能って、この業務に使えませんか？」といったように、具体的な質問や要望が出てくるまで変化してきたのだと渡辺は続ける。

取り組みの結果として、導入から約半年を迎える頃、社員へのアンケートを実施した際、なんと8割の社員が「業務効率化が進んだ」と回答があったそうだ。

完全オンラインサポートで加速した業務改善への意識改革

今回はお互いが熊本市内の会社でありながら、完全オンラインで進めたこともスピーディーに浸透した要因だったという。西岡さんは「渡辺さんにChatworkで質問をすると、レスが速すぎて逆にこちらが対応できないこともあるほどでした」と笑う。

「70名以上の社員への通達が進んだのも、このプロジェクトチームがあったからこそ。トップが本気で業務改善の舵を取ったこと、それが社員にも伝わったことが成功の秘訣だろう」と森田も振り返る。 そして「勤怠管理の問題など、まだ改善の余地があるものは山積みです。ただ、全てを一度にはできないので、これからも一つずつ取り組んでいこうと考えています」との山本社長の言葉から見えるように、これからもさらなる成長に向けて改善を進めていく土壌がつくられたことが大きな資産となっているようだ。

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