クラウド豆知識キャップドゥー・ジャパンが考える「少人数でだれでも働ける仕組み」とは？
人手不足が加速する日本
少子高齢化による労働人口の減少を背景に、日本では人手不足が企業にとって深刻な影響を与えています。
顕著な事例としては、2023年1～9月におけるトラック運送などの道路貨物運送業者の倒産件数は、前年同時期を大幅に上回る220件（出典：帝国データバンク）でしたが、その倒産原因は人手不足にあると言われています。
その他にも、コロナ中の離職なども影響し、飲食店でも人手不足に苦しんでいる店舗が多くあります。
人手不足と同時に転職も容易になった
また、人手不足と同時に、労働者の働き方にも変化が生じています。
一昔前は終身雇用制が当たり前だった日本も、今では「転職」という選択肢を選ぶ人が増えてきています。高いスキルをもった人ほど転職市場では価値が上がりますので、優秀な人材ほど転職してしまう可能性も高くなりがちです。
属人的になりすぎていると会社としてリスク
人手不足に加えて転職が容易になったことで、業務が属人的になりすぎていることが、企業にとってこれまで以上のリスクになりかねません。
例えば、「Aさんしかできない業務だったのにAさんが転職してしまった。後任担当者をつけなければいけないが、人手不足で担当できる人材もいない。」といったケースが考えられます。
また、専門的な知識や経験がないと行えない業務が増えれば、採用できる人材も限られてしまうので、採用活動のハードルも上がってしまいます。
こういったリスクに対処していくためにも、「少ない人数で誰でも働くことが出来る仕組み」の構築が、日本の中小企業では急務なのではないでしょうか。
キャップドゥー・ジャパンの「少人数でだれでも働ける仕組み」
キャップドゥー・ジャパンでは、こうした人手不足や人材の転職に対応できる「少人数でだれでも働ける仕組み」を実現することに成功しています。
ここからは、キャップドゥー・ジャパンが実現した「少人数でだれでも働ける仕組み」について解説していきます。
ベテランメンバーが転職しても困らない体制づくり
キャップドゥー・ジャパンでは、業界の専門的な知識がなくても、半年くらいでスキルアップしていければ問題がない体制になっています。
そのため、ベテランメンバーが転職したとしても、その人が担当していた業務の3割を新入社員が担当し、残りの7つを他のメンバーで補助することで、業務そのものは問題なく進めることができます。
新しく入ったメンバーは、だいたい半年くらいで100％の仕事をこなせる1人前になってもらえれば良いので、入社後も余裕が生まれると思います。
「少人数でだれでも働ける仕組み」はクラウドツールで実現
また、「少人数でだれでも働ける仕組み」を実現するためには、クラウドツールの導入が欠かせません。
クラウドツールによって、無駄な業務を削減したり、仕事の仕方を明確化・共有化したりすることができます。これにより、少人数でも効率よく業務を進めることができ、なおかつ属人的になることなく誰でも業務にあたることができます。
「少人数でだれでも働ける仕組み」を実現するためのクラウドツール
キャップドゥー・ジャパンでは、以下のクラウドツールを導入することで、「少人数でだれでも働ける仕組み」を実現しています。
顧客情報の管理は「kintone」で共有
kintone（キントーン）とはサイボウズ株式会社が提供しているクラウド型の業務アプリケーション作成サービスです。「アプリ」と呼ばれる業務システムをユーザーが簡単に作成できることが最大の特徴で、業務・用途にあわせて自由にカスタマイズすることもできます。
キャップドゥー・ジャパンでは、kintoneで顧客情報の管理を行い、誰もが閲覧できる仕組みを構築しています。その他にも、kintoneとさまざまなツールやアプリを連携し、基礎的な業務のDX（業務改善）を実現しています。
kintoneのメリットや導入方法などについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
請求・見積業務は「マネーフォワードクラウド」で共有
マネーフォワードクラウド（MoneyForwardクラウド）は、「株式会社マネーフォワード」が運営しているクラウド型の会計ソフトです。日々の取引データの入力などを自動化できるため、会計業務にかかる時間を大幅に短縮することができます。
キャップドゥー・ジャパンでは、「マネーフォワードクラウド」を使用して、請求・見積業務の自動化・効率化・共有化を進め、「少人数でだれでも働ける仕組み」を実現しています。
マネーフォワードクラウドのメリットや導入方法などについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
ファイルの保管・管理は「Dropbox」で共有
Dropbox（ドロップボックス）とは、インターネット上にデータを保管できる「オンラインストレージ」の一種です。Dropboxのフォルダに保存したファイルやデータは、保存したときと別のパソコンや、スマートフォン・タブレットなどからもアクセスが可能になります。
キャップドゥー・ジャパンでは、「Dropbox」を使用して業務に必要なファイルを保存・管理・共有を行っています。これにより、「特定の人しか開けないファイル」といった属人化を防ぐことができます。
Dropboxのメリットや導入方法などについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
お客様の議事録や資料管理は「Dropbox Paper」で共有
「Dropbox Paper」は、オンライン上のワークスペースで、テキストや画像、動画、ファイル、WebサイトURLなどを自由に貼り付けることができます。また、他のユーザーと共同で作業することができるので、チーム内での作業メモや、アイデアの貼り付け、スケジュール管理などさまざまな用途で使用することができます。
キャップドゥー・ジャパンでは、「Dropbox Paper」を活用してお客様の議事録や資料の管理・共有を行うことで、属人的にならない仕組みを実現しています。
「Dropbox Paper」の導入メリットなどについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
業務連絡（コミュニケーション）は「Chatwork」で共有
Chatwork（チャットワーク）は、遠く離れた人ともリアルタイムでチャットが行えるチャットツールの一種です。ただし、チャット（文字での会話）ができるだけでなく、サイズが大きいファイルを送信したり、過去の履歴を簡単に確認したりすることができます。
キャップドゥー・ジャパンでは、業務連絡（コミュニケーション）に「Chatwork」を使用することで、効率的かつ属人化を防ぐ仕組みを構築しています。
Chatworkのメリットや導入方法などについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
電話対応は「フォンデスク」で共有
フォンデスクは、オフィスや事務所にかかってくる電話を代行で受け取って、チャットやメールで内容を知らせてくれるサービスです。フォンデスクを利用することで、オフィスや事務所における電話の一次対応業務を無くすことができます。
キャップドゥー・ジャパンでは、フォンデスクを活用することで、電話内容を社員全員が共有することができる仕組みを構築しています。また、社員が電話対応を気にすること無く業務に集中できるので、通常業務の生産性アップも期待できます。
フォンデスクのメリットや導入方法などについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
「少人数でだれでも働ける仕組み」を導入して人手不足のリスクに備えませんか？
この記事では、中小企業の人手不足や属人化に対抗する手段として、キャップドゥー・ジャパンが実現している「少人数でだれでも働ける仕組み」についてご紹介してきました。
人材不足や転職・属人化に対抗する3つの条件
キャップドゥー・ジャパンでは、中小企業が人材不足や人材の転職、属人化に対抗する条件として、以下の3つを考えています。
①情報がオープンになっている
②業務フローの明確化
③チームで対応する文化が根付いている
この3つが実現していれば、仮にベテラン人材が転職してしまったとしても、他のメンバーが補いながら業務を止めることなく進めていくことが可能になります。
実現のためのDX（業務改善）ならキャップドゥー・ジャパンにお任せ
また、上記で挙げた3つの条件を実現するためには、この記事でもご紹介したようなクラウドツールの導入は必須といっても過言ではありません。
「人材不足や人材の転職に備えておきたい……」
こんな風に考えている中小企業様は、キャップドゥー・ジャパンがDX（業務改善）サポートを行うことで、「少人数でだれでも働ける仕組み」を導入することができます。
人材不足や属人化でお悩みの中小企業様は、キャップドゥー・ジャパンまでお気軽にご相談・お問い合わせください。
