前編では、「サイボウズkintone × Google Workspaceのさらなる活用」

というテーマから、電子契約管理の新しい可能性についてご紹介しました。

kintoneで管理している顧客情報や案件情報、契約情報をGoogle スプレッドシートへ連携する。

その情報をもとにGoogle ドキュメントで契約書を作成する。

作成した契約書をGoogle ドライブへ保管する。

そしてGoogle 電子署名を利用して、お客様との契約締結へつなげる。

さらに、その契約状況を再びkintoneで管理する。

前編では、このような「kintoneを中心とした電子契約管理」の可能性について考えてみました。

しかし、kintoneとGoogle Workspaceを組み合わせてできることは、契約書だけではありません。

見積書。

発注書。

納品書。

請求書。

領収書。

企業では日々、さまざまな帳票が作成されています。

そして、これらの帳票に必要となる情報の多くは、すでにkintoneの中に存在しています。

それなら、

「kintoneにあるデータを、そのまま帳票作成にも活用できないだろうか？」

というのが、今回の後編のテーマです。

そして、ここで一つお知らせがあります。

当初、このシリーズは前編・後編の2部作として考えていました。

しかし、kintoneとGoogle Workspaceの「その先」をさらに考えていく中で、Google Workspace Studioを活用した業務自動化、そしてGeminiなどのAIを組み合わせた新しい可能性まで見えてきました。

そこで、新たに「最終編」を追加することにしました。

今回の後編では、見積書・発注書・納品書・請求書・領収書などを中心とした「帳票DX」に集中します。

そして最終編では、

「kintone × Google Workspace × AI」

をテーマに、Google Workspace Studio、Gmail、Google Chat、Google カレンダー、Geminiなどを組み合わせた、さらにその先の業務自動化についてご紹介したいと思います。

今回はまず、

「契約書だけじゃない。kintone × Google Workspaceで帳票業務をどこまでシンプルにできるのか？」

を考えてみます。

今回の土台は、kintone × Google スプレッドシート連携

今回の仕組みの土台となるのが、CapDo.JAPANが開発した、

「サイボウズ kintone × Google スプレッドシート連携プラグイン」

です。

このプラグインについては、以下の記事で詳しくご紹介しています。

▼ 欲しかった連携が、ついに形になった。サイボウズkintone × Googleスプレッドシート連携プラグインを年内無料配布へ

欲しかった連携が、ついに形になった。サイボウズkintone × Googleスプレッドシート連携プラグインを年内無料配布へ

今回開発した連携によって、kintoneで管理している業務データをGoogle スプレッドシートへ連携できるようになりました。

しかし、私たちが実現したかったのは、

「kintoneのデータをGoogle スプレッドシートへ表示する」

ことだけではありません。

Google スプレッドシートは、Google Workspaceの中にある一つのサービスです。

その先には、Google ドキュメントやGoogle ドライブがあります。

前編では、その「先」を活用して、契約書の作成やGoogle 電子署名へつなげる仕組みをご紹介しました。

今回は逆に、

Google スプレッドシートそのものを「帳票を作る仕組み」として活用してみます。

kintoneの業務データがGoogle スプレッドシートにつながったことで、そのデータを利用して見積書や請求書などを作成する。

そしてPDF化し、Google ドライブへ保管する。

ここまでつながると、kintone × Google スプレッドシート連携の意味が、単なるデータ連携から大きく広がってきます。

企業では、さまざまな帳票が作られている

企業の日常業務では、さまざまな帳票が登場します。

例えば営業活動では、見積書。

商品やサービスの発注では、発注書。

納品時には、納品書。

売上が確定すれば、請求書。

入金後には、領収書。

業種によっては、注文請書、検収書、作業報告書、支払通知書、出荷指示書など、さらに多くの帳票があります。

しかし、これらの帳票をよく見てみると、ある共通点があります。

それは、

「帳票へ記載する情報の多くが、すでに別の業務で入力されている」

ということです。

kintoneで案件管理や販売管理を行っている企業であれば、なおさらです。

同じ情報を、何度も入力していないでしょうか？

例えば見積書を作成するとします。

見積書には、

会社名。

担当者名。

案件名。

商品名。

数量。

単価。

金額。

消費税。

見積日。

見積有効期限。

営業担当者。

といった情報を記載します。

しかし、kintoneで案件管理をしているのであれば、これらの情報の多くはすでにkintoneへ登録されているはずです。

それでも実際の業務では、

kintoneを開く。

会社名をコピーする。

見積書のファイルを開く。

会社名を貼り付ける。

商品名や数量、単価を入力する。

金額を確認する。

完成した見積書をPDFにする。

Google ドライブの保存先を探す。

PDFを保存する。

という作業が発生することがあります。

請求書でも同じです。

納品書でも同じです。

領収書でも同じです。

一つひとつは数分で終わる作業かもしれません。

しかし、毎日何件も発生し、それを複数の社員が繰り返せば、決して小さな時間ではありません。

そして人が転記する以上、入力ミスや転記漏れが発生する可能性もあります。

だからこそ私たちは、

「kintoneにすでに情報があるのであれば、その情報をそのまま使えばいい」

と考えます。

契約書はGoogle ドキュメント、帳票はGoogle スプレッドシート

前編では、契約書をGoogle ドキュメントで作成する仕組みをご紹介しました。

契約書は文章が中心です。

契約条項があり、文章量も多く、契約内容によって文章を変更することもあります。

そのため、

「契約書はGoogle ドキュメント」

という組み合わせが非常に自然です。

では、見積書や請求書はどうでしょうか。

見積書。

発注書。

納品書。

請求書。

領収書。

こうした帳票では、

商品名。

数量。

単価。

小計。

消費税。

合計金額。

といった表形式の情報や計算が中心になります。

そこで活躍するのが、

「Google スプレッドシート」

です。

Google スプレッドシートであれば、帳票のレイアウトを作成できます。

計算式も利用できます。

明細行を追加することもできます。

そして、完成した帳票をPDFとして出力することもできます。

つまり、

文章を中心とした契約書はGoogle ドキュメント。

明細や計算を伴う帳票はGoogle スプレッドシート。

それぞれのGoogle Workspaceサービスが得意とする部分を使い分ける。

非常にシンプルな考え方です。

例えば「見積書作成」にチェックを入れる

では、実際の利用イメージを考えてみます。

例えばkintoneで案件管理を行っているとします。

案件レコードには、

顧客名。

案件名。

見積番号。

商品名。

数量。

単価。

金額。

消費税。

見積有効期限。

営業担当者。

などの情報が登録されています。

そしてkintone側に、

「見積書作成」

というチェック項目を用意しておきます。

見積書が必要になったら、社員はkintoneで「見積書作成」にチェックを入れる。

基本的な操作は、それだけです。

そのチェックをきっかけとして、kintoneに登録されている情報をGoogle スプレッドシートへ連携する。

Google スプレッドシート上に用意してある見積書テンプレートへ、必要な情報を反映する。

そして、完成した見積書をPDF化する。

社員が毎回、帳票のテンプレートを探す必要はありません。

会社名をコピー＆ペーストする必要もありません。

金額を何度も入力する必要もありません。

kintoneで管理している情報を、そのまま次の業務へ活用します。

発注書、納品書、請求書、領収書にも展開できる

この考え方は、見積書だけに限定されません。

例えばkintone側に、

「発注書作成」

「納品書作成」

「請求書作成」

「領収書作成」

といった項目を用意する。

発注書が必要であれば、「発注書作成」にチェックを入れる。

納品書が必要であれば、「納品書作成」にチェックを入れる。

請求書が必要であれば、「請求書作成」にチェックを入れる。

領収書が必要であれば、「領収書作成」にチェックを入れる。

それぞれの操作をきっかけとして、必要な帳票をGoogle スプレッドシートから作成します。

もちろん企業によっては、チェック項目ではなくkintoneのプロセス管理と連携する方法も考えられます。

例えば、

「納品完了」

になったら納品書を作成する。

「請求確定」

になったら請求書を作成する。

といった仕組みです。

どちらが正解ということではありません。

企業の実際の業務に合わせて、

「どの操作を帳票作成のきっかけにするのか」

を設計することが大切です。

「帳票を作る」のではなく、「業務を進めた結果、帳票ができる」

ここは、今回の帳票DXで特に大切にしたい考え方です。

社員が行う本来の仕事は、

「見積書に会社名を入力すること」

ではありません。

お客様にどのような内容で提案するのかを考え、見積内容を確定することです。

社員が行う本来の仕事は、

「納品書へ同じ顧客情報を入力すること」

ではありません。

きちんと商品やサービスを納品することです。

請求についても同じです。

本来行うべきなのは、請求内容や金額が正しいことを確認し、請求を確定することです。

その後に、すでにkintoneへ登録されている会社名や金額を、もう一度請求書へ入力することではありません。

だからこそ、

「帳票を作る」のではなく、

「業務を進めた結果、帳票ができる」。

そんな環境を作りたいと考えています。

さまざまな帳票は、kintoneの各レコードと連携したGoogle ドライブへ保管

作成した見積書、発注書、納品書、請求書、領収書などは、Google ドライブへ保管します。

ここでも大切なのは、

社員が毎回Google ドライブを開いて、保存先を探さなくてもいい

ということです。

例えば、kintoneの案件レコードごとにGoogle ドライブのフォルダを連携しておきます。

見積書が必要になったら、kintoneで「見積書作成」にチェックを入れる。

見積書が生成される。

PDF化される。

そして、そのkintoneレコードに紐づいたGoogle ドライブのフォルダへ自動的に格納される。

次に請求書が必要になったら、「請求書作成」にチェックを入れる。

請求書が生成され、同じ案件に紐づいたGoogle ドライブのフォルダへ格納される。

非常にシンプルです。

社員は、

どのテンプレートを使えばいいのか。

どのフォルダへ保存すればいいのか。

どのようなファイル名にすればいいのか。

といったことを毎回考える必要がありません。

kintoneで必要な帳票を指定する。

あとは、そのレコードに連携したGoogle ドライブへ帳票が格納される。

案件が進んでいくにつれて、その案件に紐づいたGoogle ドライブのフォルダには、

見積書。

契約書。

発注書。

納品書。

請求書。

領収書。

といった関連ファイルが自然に蓄積されていきます。

kintoneは「業務管理」、Google ドライブは「ファイル保管」

ここまで整理すると、それぞれの役割も非常に分かりやすくなります。

kintoneでは、

顧客情報。

案件情報。

見積情報。

契約情報。

納品情報。

請求情報。

入金情報。

など、業務そのものを管理します。

一方、Google ドライブでは、

見積書。

契約書。

納品書。

請求書。

領収書。

その他の関連資料。

など、業務から生まれたファイルを保管します。

つまり、

「kintoneは業務を管理する場所」

「Google ドライブは関連ファイルを保管する場所」

という役割分担です。

そして、その二つが連携している。

kintoneのレコードを開けば、その案件に関連するGoogle ドライブのフォルダへアクセスできる。

Google ドライブ側では、その案件に関係する帳票がまとまっている。

こうすることで、

「業務データはkintone、ファイルはGoogle ドライブ」

という整理された環境を作ることができます。

帳票番号やファイル名も統一する

帳票を実際の業務で利用する場合、帳票番号やファイル名の管理も重要になります。

見積書。

発注書。

納品書。

請求書。

領収書。

それぞれの企業で、帳票番号やファイル名のルールがあると思います。

例えば、

見積番号。

請求番号。

発行年月。

顧客名。

案件番号。

などを組み合わせる。

こうしたルールも、できるだけ仕組みの中へ組み込みます。

担当者によってファイル名が違う。

同じ案件なのに保存場所が違う。

どのファイルが最新版なのか分からない。

こうした状態を減らしていく。

つまり自動化には、

「作業時間を削減する」

だけではなく、

「誰がやっても同じルールで処理される」

という大きなメリットがあります。

業務の標準化です。

商談から入金まで、一つの流れとして考える

さらに、この考え方を一つの案件全体へ広げてみます。

お客様と商談する。

見積内容が決まる。

kintoneから見積書を作成する。

受注する。

契約手続きへ進む。

契約書はGoogle ドキュメントから作成する。

必要に応じてGoogle 電子署名で締結する。

商品やサービスを納品する。

納品書を作成する。

請求内容を確定する。

請求書を作成する。

入金を確認する。

必要に応じて領収書を作成する。

そして、それぞれの文書や帳票は、案件に紐づいたGoogle ドライブへ保管されていく。

つまり、

「商談 → 見積 → 契約 → 納品 → 請求 → 入金」

という企業の日常業務をkintoneで管理し、

その業務の中から発生する文書や帳票をGoogle Workspaceで作成・保管する。

kintoneとGoogle Workspaceを別々のサービスとして考えるのではなく、

一つの業務フローの中で、それぞれが得意な役割を担う

という考え方です。

「社員が見るのは、基本的にkintone」は帳票でも同じ

前編では、

「社員が見るのは、基本的にkintone」

という考え方をご紹介しました。

今回の帳票DXでも、その考え方は変わりません。

社員はkintoneで案件を管理する。

必要になったら「見積書作成」にチェックを入れる。

見積書が作成される。

契約へ進めば契約書を作成する。

納品後は納品書。

請求時には請求書。

必要に応じて領収書。

それぞれのファイルは、そのkintoneレコードと連携したGoogle ドライブへ格納されていく。

裏側ではGoogle スプレッドシートやGoogle Apps Scriptなどが動いていたとしても、社員がそれらを細かく意識する必要はありません。

使う人にとっては、

「kintoneで必要な操作を行う」

だけ。

仕組みそのものは複数のサービスを組み合わせていても、

使う人にとってはシンプル。

これが重要です。

すでに利用しているkintoneとGoogle Workspaceを、もっと活用する

ここは、前編から一貫してお伝えしたいテーマです。

CapDo.JAPANでは、サイボウズ kintoneをお客様へ提供しています。

そして、Google Workspaceも提供しています。

だからこそ私たちは、

「それぞれを導入して終わり」

ではなく、

「この2つをもっと活用できないだろうか？」

というところまで考えたいと思っています。

Google スプレッドシートを単なる表計算ツールとして使うだけではなく、kintoneとつなぐ。

Google ドキュメントを単なる文書作成ツールとして使うだけではなく、kintoneの情報から契約書を作る。

Google ドライブを単なるファイル置き場として使うだけではなく、kintoneのレコードとフォルダを連携する。

一つひとつを見ると、すでに普段から利用しているサービスです。

しかし、

「つなぐ」

ことで、新しい使い方が生まれます。

追加コストを抑えながら、今ある環境の価値をさらに引き出す

すでにkintoneとGoogle Workspaceを利用している企業であれば、現在利用している環境を活用して今回のような仕組みを構築できる可能性があります。

そのため、契約内容や実現したい機能によっては、新たな月額サービスを追加することなく実現できる業務改善もあります。

もちろん、世の中には帳票作成や文書管理に特化したさまざまなサービスがあります。

専用サービスには、それぞれの特徴や強みがあります。

企業の業務内容や規模、必要な機能によっては、専用サービスを利用した方が適しているケースもあります。

私たちが今回お伝えしたいのは、他のサービスと比較して優劣を決めることではありません。

大切なのは、

「すでに利用しているサービスの価値を、もっと引き出す」

ということです。

kintoneを使っている。

Google Workspaceも使っている。

それなら、

「この2つを組み合わせたら、さらに何ができるだろう？」

と考えてみる。

これが、CapDo.JAPANが提案したい「kintone × Google Workspaceのさらなる活用」です。

帳票DXの目的は、帳票を作ることではない

今回の記事では帳票DXをご紹介してきました。

しかし、私たちが実現したいのは、

「見積書を自動で作れるようになりました」

ということだけではありません。

本当に変えたいのは、その前後にある日常業務です。

kintoneに情報がある。

それなのに、見積書へ同じ情報を入力する。

PDFにする。

保存場所を探す。

ファイル名を考える。

Google ドライブへ保存する。

今度は請求書を作るために、また同じ情報を入力する。

一つひとつは小さな作業です。

しかし、その小さな作業を毎日何度も繰り返しています。

だからこそ、

一度入力したデータを、次の仕事でも使う。

人がつないでいた作業を、データでつなぐ。

そして社員は、

提案する。

考える。

確認する。

判断する。

お客様と話す。

といった、本当に人がやるべき仕事へ時間を使う。

そこまで含めて、私たちは「帳票DX」だと考えています。

そして次回、新たに加わった「最終編」へ

当初、このシリーズは前編と後編の2部作として考えていました。

前編では、電子契約。

後編では、帳票DX。

しかし、この「kintone × Google スプレッドシート連携」のその先を考えているうちに、さらに大きな可能性が見えてきました。

それが、

Google Workspace Studioによる業務自動化

そして、

GeminiなどのAIとの組み合わせ

です。

Google スプレッドシートにデータが連携されたことをきっかけに、次の仕事を動かす。

Gmailでメールを作成する。

Google Chatのスペースへ情報を投稿する。

Google カレンダーへ予定を登録する。

さらに、そこへGeminiなどのAIを組み込む。

情報を要約する。

内容を分類する。

文章を作成する。

必要な情報を整理する。

そうすると、

「kintoneのデータから帳票を作る」

というところから、さらに大きく業務自動化の世界が広がっていきます。

次回の最終編では、

「kintone × Google Workspace × AI」

をテーマに、

kintoneを起点として、どこまで業務を自動化できるのか。

AIを日常業務へどのように組み込めるのか。

そして、人とAIがどのように役割分担できるのか。

CapDo.JAPANが考える、さらにその先の活用についてご紹介したいと思います。

「連携できる」から、「業務が次へ進む」へ

今回、CapDo.JAPANでは、

「サイボウズ kintone × Google スプレッドシート連携」

を実現しました。

しかし、

「kintoneとGoogle スプレッドシートがつながった」

だけで終わるつもりはありません。

Google スプレッドシートにつながったことで、帳票が作れる。

Google ドキュメントにつなげれば、契約書も作れる。

作成したファイルはGoogle ドライブへ保管できる。

そして、それらをkintoneの業務とつなげていく。

大切なのは、

「連携できる」

という事実だけではありません。

連携した結果、

人が行っていた転記が減る。

帳票作成がシンプルになる。

ファイル管理が分かりやすくなる。

業務が標準化される。

そして、社員が本来やるべき仕事へ集中できる。

そこまで実現して初めて、サービス同士をつなぐ意味があるのだと思います。

前編では、電子契約。

後編では、帳票DX。

そして次回の最終編では、

業務自動化とAI活用へ。

「連携できる」から、「業務が次へ進む」へ。

kintone × Google Workspaceのさらなる可能性は、まだまだ広がっています。

kintone × Google スプレッドシート連携について

今回ご紹介した仕組みの土台となる、CapDo.JAPAN開発の「サイボウズ kintone × Google スプレッドシート連携プラグイン」については、以下の記事をご覧ください。

▼ 欲しかった連携が、ついに形になった。サイボウズkintone × Googleスプレッドシート連携プラグインを年内無料配布へ

欲しかった連携が、ついに形になった。サイボウズkintone × Googleスプレッドシート連携プラグインを年内無料配布へ

本記事は、「kintone × Google Workspaceのさらなる活用」をテーマとしたシリーズの後編です。

前編では、Google ドキュメントによる契約書生成、Google ドライブへの保管、Google 電子署名による契約締結、そしてkintoneを中心とした電子契約管理についてご紹介しています。

▼ 【前編】サイボウズkintone × Google Workspaceのさらなる活用へ。電子契約管理の新しい可能性

【前編】サイボウズkintone × Google Workspaceのさらなる活用へ。電子契約管理の新しい可能性

そして次回の最終編では、Google Workspace StudioやGeminiなどを組み合わせた「kintone × Google Workspace × AI」による業務自動化についてご紹介します。

※本記事で紹介している仕組みには、今後の活用構想や検証中の内容も含まれています。

※実際の自動化には、kintoneアプリの構成、Google Workspace環境、帳票レイアウト、業務フローなどに応じた設計・設定・開発が必要になる場合があります。

※Google Workspaceの各機能は、契約エディションや管理者設定、サービスの提供状況などによって利用可否が異なる場合があります。