株式会社キャップドゥー・ジャパンでは、Google Workspaceのライセンス提供に加え、Google Workspace活用研修やGemini活用研修、Gemini Notebook活用研修、AI活用支援などを行っています。

お客様へGoogle Workspaceの活用方法をご提案するためには、機能を知るだけでなく、私たち自身が実際に使い、そこで得た気づきを蓄積していくことが大切です。そのため、社内でも新しいサービスや機能について継続的に学ぶ機会を設けています。

先日、AppSheetについて社内勉強会を実施しました。そこで学んだ内容を実際の業務へ落とし込む取り組みとして、普段は記事や情報発信を担当している非エンジニアの広報メンバーが、社内改善の一環として名刺管理アプリの試作に挑戦しました。

本記事では詳しい設定方法には踏み込まず、AppSheetをはじめとするGoogleの各サービスを組み合わせることで、名刺の撮影からAIによる情報の読み取り、検索・管理までをどのように形にしたのかをご紹介します。

スマートフォンで名刺を撮影して登録

今回作成した名刺管理アプリでは、スマートフォンから名刺を撮影し、流入経路や備考を入力して登録できます。

撮影した名刺画像から、Geminiが次のような情報を読み取ります。

・企業名
・氏名
・役職
・部署名
・メールアドレス
・電話番号
・住所
・都道府県
・Webサイト

また、名刺に記載された情報をもとに、企業の業種や事業内容も推測します。
読み取った情報は一覧で管理され、氏名・企業名・都道府県で検索できる仕組みです。

例えば、「以前お会いした方の名前は分かるが、名刺がどこにあるか分からない」「企業名は覚えているが、担当者の名前が思い出せない」といった場合でも、条件を指定して対象の名刺を探せます。

同じ方の名刺を複数回登録した場合には、最新の名刺を中心に表示しながら、以前の名刺も履歴として確認できるようにしました。部署や役職が変わっていても、現在の情報と過去の情報を見比べることができます。

名刺を画像として保管するだけでなく、後から探し、確認し、社内の情報として活用できる状態にすることが、このアプリの目的です。

実際の画面

左の画面では名刺の一覧、中央と右の画面では登録内容の詳細や名刺画像を確認できます。
業界・事業内容にはAIが判断した内容が反映され、過去の名刺履歴登録日とあわせて確認できます。

アプリのアイコンやメインカラーも変更できるため、今回は専用アイコンを作成し、キャップドゥー・ジャパンのブランドカラーに合わせました。

複数のGoogleサービスが一つの流れでつながる 

今回の名刺管理アプリは、一つのサービスだけで動いているわけではありません。

AppSheet、Googleドライブ、Google Workspace Studio、Gemini、Googleスプレッドシートが、それぞれの役割を持ちながら連携しています。

一連の流れをまとめると、次のような仕組みです。

AppSheetから名刺を撮影・登録
↓
Googleドライブに画像を保存
↓
Google Workspace Studioが新しい画像を検知
↓
Geminiが名刺の情報を読み取り
↓
Googleスプレッドシートの登録行を更新
↓
AppSheetで検索・確認

普段は別々の用途で使っているサービスでも、業務の流れに沿って組み合わせることで、一つの仕組みとして活用できます。Googleのサービスを「点」で利用するのではなく、「線」としてつなげられることが、この試作を通して実感できた大きな特徴でした。 

AIにも相談しながら、約2時間で基本機能のたたき台を作成 

今回の試作では、必要なデータ項目の整理から設定方法、エラーの原因、最新名刺と過去名刺を判定する考え方まで、多くの場面でAIに相談しながら進めました。

「このようなアプリを作るには、どのようなデータが必要か」
「エラーが表示されたが、どこに原因があるのか」
「同じ人の最新名刺と過去名刺を分けるには、どのように考えればよいか」 

こうした疑問を一つずつAIへ伝え、提案された内容を実際の画面で確認しながら設定していきました。

AIへの適切な指示の出し方と、各Googleサービスがどのような役割を担い、どの順序で連携するのかという考え方を押さえることで、プログラムコードを一から書かなくても、名刺の撮影から情報の読み取り、一覧表示、検索までの基本機能のたたき台を約2時間で形にできました。

もちろん、そこでアプリのすべてが完成したわけではありません。その後も、企業名やフリガナの表示方法、最新名刺と過去名刺の判定、検索画面の見せ方、スマートフォンでの同期方法など、実際に利用するための調整を重ねています。

現在は、法人番号の取得など社内からの要望にも応えられるよう、実現方法を検討しながらバージョンアップを進めています。 

このように、業務の目的を整理し、AIに具体的な状況を伝えながらGoogleのサービスを組み合わせる考え方は、当社のGoogle Workspace活用研修やAI研修でもお伝えしています。

AIに任せる部分と、人が確認する部分 

アプリを動かすことで、AIを業務で利用する際の注意点も見えてきました。

例えば、Geminiが推測した企業名・氏名のフリガナや、業種、事業内容は、実際と異なる場合があります。また、画像の状態や名刺のデザインによっては、情報を正しく読み取れない可能性もあります。

会社名が正しいフリガナにならない

当初は、会社名のフリガナ欄に「株式会社」が含まれたり、漢字のまま出力されたりすることがありました。
そこで、AIへの指示に次の条件を追加しました。

指示例：
「会社名のフリガナは全角カタカナで出力し、『株式会社』『合同会社』などの法人格は除外してください。」

条件を具体化することで出力は改善しましたが、企業名や氏名の読み方を常に正しく推測できるとは限りません。そのため、登録後に人が内容を確認し、必要に応じて編集できるようにしました。

AppSheetの計算式でエラーが発生

最新の名刺と過去の名刺を判定するため、AIから提案された計算式を設定した際には、式に入力した列名とAppSheet上の実際の列名が一致せず、エラーが発生しました。
AIへは、次のようにエラーの内容と確認したいことを伝えました。

指示例：
「AppSheetで『列が見つからない』というエラーが表示されています。実際の列名と入力した計算式を確認し、修正が必要な箇所を教えてください。」

AIの回答をもとに実際の列名を確認したところ、列名に含まれる空白や括弧の違いが原因であることが分かりました。計算式をAppSheet上の正しい列名に合わせて修正したことで、エラーを解消できました。 

期待する結果を具体的に伝える

この2つに共通していたのは、AIへ単に「うまくいかない」と伝えるだけでは、原因の特定が難しいということです。

実現したいこと、現在の設定、表示されたエラー、期待する結果を具体的に伝えることで、AIからも状況に合った回答を得やすくなります。そのうえで、提案された内容を実際の画面で試し、正しく動作するかを人が確認することが重要です。

名刺に記載された内容をすべて手入力するのではなく、最初の読み取りと情報整理をAIが支援し、最終的な内容を人が確認する。AIと人の役割を分けることで、入力の負担を減らしながら、データの正確性も保ちやすくなります。

Google Workspaceは、組み合わせることで活用の幅が広がる 

Google Workspaceというと、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Google Meetなどを思い浮かべる方が多いかもしれません。

現在は、こうしたサービスだけでなく、Gemini、Gemini Notebook、AppSheet、Google Workspace Studioなども活用し、業務に合った仕組みを考えられる環境が広がっています。 
今回作成したのは名刺管理アプリですが、同じ考え方は、さまざまな業務へ応用できます。

例えば、次のような活用方法が考えられます。

・スマートフォンから現場の写真や報告を登録する
・申請内容を自動で一覧にまとめる
・問い合わせ内容をAIで分類して担当者へ通知する
・社内資料をもとに必要な情報を探す
・登録されたデータから報告書を作成する

重要なのは、最初から大規模なシステムを作ろうとすることではありません。

「写真と情報をまとめて管理したい」「必要な情報を後から探せるようにしたい」「繰り返している作業を少し減らしたい」といった身近な課題から考えることで、必要なサービスや機能も整理しやすくなります。

※AppSheetやGoogle Workspace Studioなどの利用可否・利用できる機能は、Google Workspaceの契約プラン、AppSheetのライセンス、管理者設定などによって異なります。

社内での試行錯誤を、お客様への価値へ

キャップドゥー・ジャパンでは、Google Workspaceを提供するだけでなく、社内勉強会や実際の試作を通じて、各サービスを業務でどのように活用できるのかを継続的に検証しています。

今回の試作でも、フリガナが正しく出力されない、計算式でエラーが発生するなど、想定どおりに動かない場面がありました。こうした失敗の原因を確認し、設定やAIへの指示を修正した過程も、実務に活かせるノウハウとして蓄積しています。

社内で日々改善を繰り返して得たノウハウは、Google Workspace活用研修やAI研修、業務改善のご提案へ還元しています。完成した仕組みを一方的に提供するのではなく、お客様の課題を伺い、実際の運用を一緒に確認しながら改善を重ねていく、伴走型の支援を大切にしています。

Google Workspaceには多くのサービスがありますが、すべてを一度に使う必要はありません。まずは身近な業務を一つ選び、小さく試してみることも、活用を広げる第一歩になります。

「Google Workspaceを導入しているが、Gmailやカレンダー以外は十分に活用できていない」
「GeminiやGemini Notebookを業務でどのように使えばよいか分からない」
「自社の業務に合わせて、Googleのサービスを組み合わせたい」

このようなお悩みをお持ちの方は、ぜひお気軽にキャップドゥー・ジャパンまでご相談ください。
Google Workspaceのライセンス提供から活用研修、AIを取り入れた業務改善まで、お客様の環境や課題に合わせてご支援いたします。

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