お知らせ・コラム【前編】なぜCapDo.JAPANはGoogle Workspaceへシフトしたのか？ 〜10年間の活用と、社内統合プロジェクトから得た気づき 〜
いつもCapDo.JAPANのホームページをご覧いただき、ありがとうございます。
代表の森田です。
日頃より、多くのお客様から業務改善やDX、そして生成AIの活用についてご相談をいただき、心より感謝申し上げます。
ここ数年、AIの進化は私たちの想像をはるかに超えるスピードで進んでいます。
毎週のように新しいサービスや機能が発表され、「何から始めればいいのか分からない」「どのサービスを選べばいいののか判断できない」といったご相談も急速に増えてきました。
そんな中、CapDo.JAPANでは、お客様へご提案する前に、まず自分たち自身で実践することを何よりも大切にしています。
実際に導入し、使い、失敗し、改善し、社内へ定着させる。
その経験があるからこそ、お客様へ本当に価値のあるご提案ができると考えています。
今回ご紹介するGoogle Workspaceへのシフトも、その一つです。
Google Workspaceは10年以上利用してきました。しかし、一昨年から社内の業務基盤そのものをGoogle Workspaceへ統合するプロジェクトをスタートしました。
この取り組みを進める中で、私たちは一つの大きな気づきを得ました。
それは、
「AI時代では、企業がSaaSを選ぶ基準そのものが変わる。」
ということです。
この記事では、CapDo.JAPANがGoogle Workspaceへシフトした理由だけではなく、10年以上活用してきた経験と、社内統合プロジェクトを通じて得た気づきや学びを、実体験を交えながらお伝えします。
Google Workspaceや生成AIの活用を検討されている企業様の参考になれば幸いです。
Google Workspaceは10年以上使っていた。でも、本当の意味では活用していなかった。
「Google Workspaceを10年以上使っています。」
そうお伝えすると、多くのお客様から驚かれます。
しかし、実はその10年間、Google Workspaceを100％活用していたわけではありません。
日常的に利用していたのは、GmailとGoogleカレンダーが中心でした。
もちろんGoogleドライブやGoogleドキュメント、Googleスプレッドシートも利用していましたが、業務全体を見ると、さまざまなSaaSを組み合わせながら仕事を進めていました。
チャットはチャットツール。
タスク管理はタスク管理ツール。
オンラインストレージはクラウドストレージ。
プロジェクト管理はプロジェクト管理ツール。
それぞれの分野で「一番良い」と感じるサービスを選び、組み合わせることがベストだと考えていました。
実際、それで困ることはほとんどありませんでした。
どのサービスも高機能で、操作しやすく、専門性にも優れていました。
「それぞれの分野で一番良いものを使う。」
それが当時の正解だったのです。
当時の私たちは「機能」でツールを選んでいた
少し振り返ってみると、当時のSaaS選びは非常に分かりやすいものでした。
「このサービスの方が高機能。」
「こちらの方が操作しやすい。」
「この機能があるから便利。」
そんな比較を繰り返しながら導入するサービスを決めていました。
それは決して間違いではありません。
当時の時代背景を考えれば、ごく自然な選択だったと思います。
実際、SaaS市場は「高機能競争」の時代でした。
より多くの機能を搭載し、より使いやすい画面を提供し、より細かな設定ができるサービスが評価されていました。
CapDo.JAPANも、その流れの中で最適なツールを選び続けてきました。
しかし、一昨年、その考え方が大きく変わる出来事がありました。
生成AIとの出会いが考え方を変えた
ChatGPTをはじめとする生成AIが急速に普及し始めた頃、私たちもさまざまなAIサービスを試していました。
そしてGoogle WorkspaceへGeminiが統合され始めたとき、一つの変化を感じました。
それは、
「AIは単独で使うものではない。」
ということです。
AIはチャット画面だけで使うものではありません。
本当の価値を発揮するのは、日常業務そのものへ入り込んだときです。
メールを書きながらAIへ相談できる。
会議をしながら議事録を作成してくれる。
ドキュメントを作りながら文章を提案してくれる。
スプレッドシートを分析してくれる。
ファイルを探してくれる。
必要な情報を横断して整理してくれる。
つまり、AIは「新しいツール」ではなく、「一緒に働く存在」へ変わり始めたのです。
ここで私たちは、一つの問いを持つようになりました。
「これまでのSaaS選びは、このままでいいのだろうか。」
AIが変えたのは「業務」ではなく「価値基準」
生成AIが登場して最も変わったのは、AIの性能ではありません。
企業がシステムへ求める価値そのものです。
これまでは、
「高機能であること。」
「使いやすいこと。」
「画面が分かりやすいこと。」
「細かな設定ができること。」
こうしたことが重要でした。
もちろん今でも大切です。
しかし、その重要性は少しずつ変わり始めています。
以前であれば、
「この機能はどこにあるんだろう。」
「設定方法が分からない。」
「マニュアルを読もう。」
そんな場面が数多くありました。
しかし今は違います。
AIへ、
「このデータを分析して。」
「このメールへ返信して。」
「この資料を要約して。」
「来週の提案資料を作って。」
そう依頼するだけで、AIが仕事をサポートしてくれるようになりました。
つまり、人がツールを操作する時間そのものが減り始めているのです。
人が操作する時代から、AIと共創する時代へ
私はこれから、人が一つひとつのツールを操作する時間は確実に減っていくと考えています。
ボタンの場所を覚える。
設定画面を探す。
マニュアルを読む。
そんな時間は、AIが代わりに担ってくれるようになります。
だからこそ、
「どちらのツールが高機能か。」
「どちらの画面が使いやすいか。」
という比較だけではなく、
「AIがどれだけ自然に業務へ入り込み、人と一緒に仕事ができるか。」
こちらの方が重要になっていくでしょう。
そして、その考え方こそが、CapDo.JAPANがGoogle Workspaceへの統合を決断した最大の理由でした。
後編では、Google Workspaceへ統合して実際に何が変わったのか、GeminiやNotebookLM、Google AI Studio、Google Workspace Studioをどのように活用しているのか、そしてAI時代に企業が本当に準備すべきことについて、実際の取り組みを交えながらご紹介します。
