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DX=業務改善?デジタルトランスフォーメーションの進め方とは

DX=業務改善?

はじめにDX(デジタルトランスフォーメーション)の意味について解説していきます。

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは?

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、IT技術を活用して、企業のサービスや製品、ビジネスモデルを消費者にとってより良いものに変革し、国内外のビジネス競争における優位性の確立・事業継続を目指す概念のことを指します。

しかし、この説明ではよく分からないという人も多いのではないでしょうか。

DXを簡単に解説すると「業務改善」

DXを分かりやすい言葉で言うと「業務改善」になります。「業務改善」とは、会社のなかの業務上のさまざまな課題や問題点、いわゆる「仕事のための仕事」を洗い出し、その課題・問題点をクラウドツールなどのIT技術によって解決していくことを指します。

また、業務改善の過程で、すべての社員・スタッフが業務内容と課題・問題点である「仕事のための仕事」がどういうものかを把握することも重要な要素です。

DX(業務改善)の進め方

ここからは、DX(業務改善)の進め方について詳しく解説していきます。

①業務の洗い出し(業務の棚卸)

まず、社内にどういった業務があるのかを洗い出します。この作業により、社員・スタッフの全員が社内にどんな業務があるのかを把握することができます。また、時には「こんな業務があったんだ」と、多くの人が知らない業務も共有できる場合もあるでしょう。

②業務の流れを相関図などで明確化する

洗い出した業務が、どのような流れで進んでいるのか、相関図などを使って分かりやすくします。

③問題点の洗い出し

洗い出した業務や、業務の流れのなかから、課題や問題点を洗い出していきます。
ここで特にDX(業務改善)の対象となる問題点は「仕事のための仕事」です。

「仕事のための仕事」とは、主に以下のような業務を指します。

  • ○PCで見れるデータを、会議用に紙の資料で作成
  • ○メールチェック
  • ○日報作成
  • ○必要なファイルやデータを探す時間

など、多くの企業で「仕事のための仕事」は日常的に行われていると思います。

DX(業務改善)を行う目的は、こういった「仕事のための仕事」を削減していくことであると言っても過言ではないのです。

④業務改善アイデアを出す

続いて、洗い出した問題点を解決するためのアイデアを出し合います。DXの場合は、ここで主にIT技術(クラウドツールなど)を活用することで解決していきます。

DX(業務改善)のアイデアについては、以下の記事をご覧ください。

>>今日からできる!業務改善アイデアやおすすめクラウドツール | 株式会社キャップドゥ

⑤業務改善計画を立てる

続いて、業務改善計画を建てます。業務改善計画では、実行するDX(業務改善)に優先順位をつけ、どういった順序で行えば最適なのかを考えて決めます。

⑥DX(業務改善)を実行する

業務改善計画にのっとり、DX(業務改善)を実行していきます。また、実行後は実際に効果があったかどうかも、しっかり測定します。

⑦上記①~⑥を定期的に繰り返す(PDCAサイクル)

DX(業務改善)は、一度行えば終わりではありません。継続的に行っていくことで、企業の競争力を高めることができます。そのため、上記①~⑥を定期的に実施していくことが重要です。

キャップドゥで行ったDX事例

ここからは、キャップドゥで行ったDX(業務改善)の実例についてご紹介していきます。

キャップドゥ社内でのDX(業務改善)事例

キャップドゥ社内で最近行ったDX(業務改善)の事例では、求人へのお問い合わせから採用までの流れを見直したことが挙げられます。

キャップドゥではこれまで、WEBサイト内に求人への応募が来たら、一旦ハローワークへ繋ぐというプロセスが必要でした。そこを改善し、求人へのお問い合わせから採用までをよりダイレクトになるようDX(業務改善)いたしました。

ライト設計様のDX事例

キャップドゥが担当したDX(業務改善)の事例のなかから、株式会社ライト設計様のケースをご紹介します。

ライト設計様は熊本市に本社を置く一級建築士事務所で、ペーパーレスとデータのバックアップを目的にサイボウズ社のクラウドツール「kintone」を導入しました。

導入後、「kintone」のコンサルティングとしてキャップドゥにご相談があり、人によってバラバラだったデータのフォーマットや管理方法をkintoneに一元化や、クラウド化したい具体的な作業や必要な機能の洗い出しなどについて打ち合わせやアドバイスを行いました。

結果的に、ライト設計様は「kintone」を導入することで、情報の一元管理によりデータの属人化を防いだり、テレワークへのスムーズな移行を実現したりすることに成功しました。DX(業務改善)に成功した事例としては、まさにお手本となるようなケースだと思います。

ライト設計様のDX事例について、詳しくは以下の記事をご覧ください。

>>株式会社ライト設計様がkintoneで業務改善 | 株式会社キャップドゥ

DX(業務改善)ならキャップドゥにお任せ!

この記事では、DXの意味が業務改善であることや、DX(業務改善)の進め方、DX(業務改善)の事例などについて解説してきました。

クラウドツールのコンサルティング事業を展開している株式会社キャップドゥは、実は「DX」という言葉が世間に広まる前から、実質的にDXに該当する「業務改善」を行っていました。

そのため、DX(デジタルトランスフォーメーション)がどういうもので、何を目的に行っていけば良いのかについて、表面だけではなく中身まで詳しく把握しています。

DX(業務改善)を推進したい企業様がいらっしゃいましたら、ぜひキャップドゥまでお問い合わせください。

>>お問い合わせ | 株式会社キャップドゥ