はじめに

近年、多くの企業で業務改善やDX推進を目的として、サイボウズ kintoneとGoogle Workspaceが導入されています。

kintoneは業務アプリをノーコード・ローコードで構築できるプラットフォームとして、顧客管理や案件管理、問い合わせ管理、日報管理など、さまざまな業務で活用されています。

一方、Google Workspaceは、GmailやGoogleカレンダーだけでなく、Googleドライブを中心とした情報共有基盤として、多くの企業の業務を支えています。

それぞれ単体でも非常に優れたサービスですが、実は両方を導入している企業様だからこそ発生する課題があります。

それが「ファイル管理」です。

私たちCapDo.JAPANでも、多くのお客様からこのようなご相談をいただきます。

「kintoneに添付した資料とGoogleドライブの資料、どちらが最新版か分からなくなる。」

「営業担当者ごとに保存場所が違ってしまう。」

「同じ資料が何個も存在している。」

システムは便利になったのに、ファイル管理だけは以前のまま。

このような状況では、本来業務改善のために導入したシステムの効果を十分に発揮できません。

今回は、Google Workspaceをご利用中のお客様へ向けて、kintoneとGoogleドライブを連携させるメリットと、その考え方についてご紹介します。

kintoneとGoogle Workspaceは相性が良い

最近では、

・社内ポータル
・顧客管理
・案件管理
・問い合わせ管理
・申請業務

などをkintoneで構築し、

ファイル管理や社内共有にはGoogleドライブを利用する企業様が非常に増えています。

これは非常に理にかなった構成です。

kintoneは「業務データ」を管理することが得意です。

一方、Googleドライブは「ファイル」を管理することが得意です。

つまり、

役割が異なるサービスなのです。

しかし、役割が違うからこそ、

「どちらに保存するのか」

という新たな課題も生まれます。

例えば、お客様へ提出する提案書。

Googleドキュメントで作成したあと、PDFにしてkintoneへ添付する。

その後、内容を修正。

Googleドライブのファイルだけ修正されたのか、それともkintoneへ添付したPDFも更新されたのか。

担当者以外には分からない。

このような経験はないでしょうか。

「添付ファイル」だけでは解決できないこともある

もちろん、kintoneの添付ファイル機能は非常に便利です。

レコードごとに資料を管理できるため、案件との紐付けも簡単です。

しかし、ファイルを「頻繁に編集する」という業務では、少し違った考え方も必要になります。

例えば、

・見積書
・提案書
・図面
・写真
・動画
・CADデータ

などは、一度作成したら終わりではありません。

修正し、更新し、共有しながら完成していきます。

そのたびにダウンロードし、編集し、再度添付する運用では、

最新版が分からなくなったり、添付漏れが起きたりする可能性があります。

さらに、高解像度の画像や動画などを大量に保存すると、kintoneのディスク容量にも影響します。

つまり、「添付ファイル機能が悪い」ということではなく、用途によって最適な管理方法を選ぶことが重要なのです。

GoogleドライブにはGoogleドライブの強みがある

Googleドライブは単なるクラウドストレージではありません。

Google Drive for desktopを利用すれば、

Windowsではエクスプローラー、

MacではFinderから、

普段通りファイルを開き、編集し、保存できます。

GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートはもちろん、

・Word
・Excel
・PowerPoint
・PDF
・画像
・動画
・CADデータ

なども違和感なく管理できます。

社外との共有やアクセス権限の管理もしやすく、多くの企業でファイル管理基盤として採用されている理由がここにあります。

つまり、Googleドライブは「ファイル管理のプロフェッショナル」と言える存在です。

AI時代だからこそ、データを整理することが重要

近年はGeminiをはじめとする生成AIの活用が急速に進んでいます。

しかし、AIを導入すればすぐに業務改善できるわけではありません。

AIが活用する情報が整理されていなければ、期待する結果は得られません。

例えば、

同じ資料が何個も存在している。

最新版が分からない。

保存場所が担当者によって違う。

こうした状態では、人だけでなくAIも正しい情報を活用できません。

だからこそ、AI時代には「データを整えること」がこれまで以上に重要になります。

ファイルを一元管理し、誰でも同じ情報へアクセスできる環境を整えることは、今後のDXを進めるうえで欠かせない土台となります。

大切なのは「入口は複数、データは一つ」

私たちCapDo.JAPANがシステムをご提案する際に大切にしている考え方があります。

「入口は複数、データは一つ。」

利用者によって、

kintoneから探したい人もいれば、

Googleドライブから探したい人もいます。

Finderやエクスプローラーから直接開きたい人もいます。

どの入口からアクセスするかは、人によって違って構いません。

しかし、保存されているファイルそのものは一つであることが理想です。

コピーを増やすのではなく、一つのデータを共有する。

そうすることで、

・最新版が分からない
・重複ファイルが増える
・更新漏れが発生する

といった課題を大きく減らすことができます。

この考え方は、システム運用だけでなく、AI活用や情報共有の面でも非常に重要になっていくでしょう。

後編では具体的な連携方法をご紹介します

ここまで、「なぜkintoneとGoogleドライブを連携することが重要なのか」という考え方についてご紹介しました。

では、実際にはどのように連携し、どのような運用を実現できるのでしょうか。

後編では、CapDo.JAPANが提供するストレージコネクトを例に、

• ・Googleドライブとの自動連携
• ・フォルダの自動作成
• ・kintoneとの紐付け
• ・ディスク容量削減
• ・Google Workspaceをさらに活用する方法

などを詳しくご紹介します。

Google Workspaceとkintoneをさらに便利に活用したいとお考えの企業様は、ぜひ後編もご覧ください。

【後編】サイボウズ kintone と Google ドライブを連携！Google Workspace のさらなる活用をサポート