お知らせ・コラム【後編】サイボウズ kintone と Google ドライブを連携！Google Workspace のさらなる活用をサポート
前編では、kintoneとGoogle Workspaceを併用している企業様が抱えやすい「ファイル管理」の課題についてご紹介しました。
「Googleドライブにも保存されている。」
「kintoneにも添付されている。」
「パソコンにも保存されている。」
このように同じファイルが複数存在してしまうことで、最新版が分からなくなったり、更新漏れが発生したりするケースは決して珍しくありません。
そこで後編では、その課題を解決する方法として、CapDo.JAPANが提供するストレージコネクトをご紹介します。
ストレージコネクト®︎とは
ストレージコネクトは、kintoneとGoogleドライブを連携するサービスです。
kintoneのレコードとGoogleドライブ上のフォルダを自動で紐付けることで、業務データとファイルをスムーズに管理できるようになります。
例えば、案件管理アプリで新しい案件を登録すると、その案件専用のGoogleドライブフォルダを自動で作成できます。
営業担当者は、そのフォルダへ提案書や契約書、写真などを保存するだけです。
kintoneからもそのフォルダを開くことができ、Googleドライブからも同じフォルダへアクセスできます。
つまり、
入口は複数でも、管理するファイルは一つ。
という運用が実現できます。
利用者さまの操作はほとんど変わりません
新しいシステムを導入すると、
「操作が難しくなるのでは？」
というご相談をいただくことがあります。
しかし、ストレージコネクトは現在の業務を大きく変えるものではありません。
Google Drive for desktopをご利用であれば、
Windowsならエクスプローラー、
MacならFinderから、
これまで通りファイルを開き、保存し、編集できます。
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートはもちろん
・Word
・Excel
・PowerPoint
・PDF
・画像
・動画
なども普段通り管理できます。
一方で、kintone側では対象レコードからGoogleドライブのフォルダを開くだけです。
「どこへ保存したっけ？」
と探す時間も減り、誰が見ても同じ場所へアクセスできる環境が整います。
フォルダ作成を自動化できる
業務の中では、
・営業案件ごと
・顧客ごと
・プロジェクトごと
・社員ごと
など、フォルダを作成する場面が数多くあります。
しかし、手作業では
・フォルダ名の入力ミス
・作成忘れ
・保存場所の間違い
などが起こることもあります。
ストレージコネクトでは、kintoneのデータをもとにフォルダを自動作成できます。
フォルダ名もルールに沿って自動生成できるため、社内全体で統一された運用が実現できます。
その結果、
「どこに保存するの？」
という迷いも少なくなります。
kintoneのディスク容量削減にもつながる
企業によっては、
・設計図
・施工写真
・動画
・CADデータ
・高解像度画像
など、大容量ファイルを扱うケースがあります。
これらをすべてkintoneへ添付すると、ディスク容量を多く消費します。
もちろん、kintoneの添付ファイル機能は非常に便利ですが、
頻繁に編集するファイルや容量の大きいファイルについては、Googleドライブで管理した方が適しているケースもあります。
Googleドライブへ保存し、kintoneとは連携する。
この運用にすることで、
kintoneの容量を抑えながら、より快適な環境を維持できます。
今後データ量が増えていく企業様にとっても、長期的な運用を考えやすい構成になります。
Google Workspaceをさらに活用できる
Google Workspaceには、
Googleドライブ以外にも、
・Gemini
・Google Meet
・Google Chat
・Googleドキュメント
・Googleスプレッドシート
など、多くの便利なサービスがあります。
Googleドライブを業務の中心に置くことで、それらとの連携もしやすくなります。
例えば、
Googleドライブへ保存した資料をGoogle Meetの会議で共有したり、
Google Chatで共有したり、
Geminiで内容を要約・整理したりと、Google Workspace全体の活用が広がります。
ファイル管理を改善することは、Google Workspace全体の価値をさらに高めることにもつながります。
CapDo.JAPANだからこそできるサポート
CapDo.JAPANは、
kintoneの導入・開発・運用支援だけでなく、
Google Workspaceの導入・活用支援・研修まで、一貫してサポートしています。
そのため、
「kintoneはこうした方がいい。」
「Google Workspaceではこう運用した方がいい。」
という両方の視点からご提案できます。
システムは一つだけ最適化しても、業務全体は改善できません。
それぞれの役割を理解しながら、お客様に合った運用をご提案することを大切にしています。
現在のご契約はそのままでご相談いただけます
ここでよくいただくご質問があります。
「現在の販売店から変更しなければ相談できませんか？」
答えはいいえです。
現在ご利用中の
・kintone
・Google Workspace
のご契約先は、そのままで問題ありません。
CapDo.JAPANでは、
活用支援、
運用改善、
Google Workspace研修、
kintone構築支援、
ストレージコネクトの導入支援など、
必要な部分だけをご相談いただけます。
契約先を変更することなく、お客様の環境に合わせたサポートをご提供しています。
まとめ
kintoneは業務データを管理するための優れたプラットフォームです。
Googleドライブはファイル管理に優れたクラウドストレージです。
それぞれを単独で活用するだけではなく、連携することでさらに大きな価値を発揮します。
私たちCapDo.JAPANは、
「入口は複数、データは一つ。」
という考え方を大切にし、お客様が長く安心して運用できる環境づくりをご支援しています。
「Google Workspaceをもっと活用したい。」
「kintoneのファイル管理を改善したい。」
「Googleドライブとの連携について詳しく知りたい。」
そのような企業様は、ぜひお気軽にCapDo.JAPANまでご相談ください。
現在のご契約はそのままに、お客様に最適な活用方法をご提案いたします。
これからもCapDo.JAPANは、お客様と『共に歩む』パートナーとして、業務改善とDX推進をサポートしてまいります。