←  クラウド豆知識一覧へ戻る

かつお茶屋 かつお茶屋

電話の一次対応業務をゼロに!「フォンデスク」で生産性アップ

フォンデスクとは?

事務所やオフィスの電話対応を、わずらわしいと思ったことはありませんか?

フォンデスクは、オフィスや事務所にかかってくる電話を代行で受け取って、チャットやメールで内容を知らせてくれるサービスです。

電話の一次対応業務がゼロになる

フォンデスクを利用することで、オフィスや事務所における電話の一次対応業務を無くすことができます。

電話の一次対応業務が無くなることで、従業員の生産性アップが期待できるほか、チャットやメールで送られてきた内容を全員で共有できる、といったメリットもあります。

キャップドゥがフォンデスクを導入した経緯

キャップドゥも、2020年5月からフォンデスクを導入しています。ここでは、キャップドゥがフォンデスクを導入したきっかけをご紹介します。

導入のきっかけはコロナ

キャップドゥがフォンデスクを導入したきっかけは、コロナの影響で全員が100%在宅勤務になったことでした。会社が在宅勤務になっても、オフィスに電話が鳴る可能性があるので、フォンデスクを導入することにしました。

2020年5月にまずはトライアルでフォンデスクを導入し、2020年6月から正式導入に至りました。

電話が鳴らないことでのメリットを実感

実際にフォンデスクを使ってみて感じたのは、「電話が鳴らない」ことによる生産性アップでした。それは、従業員はもちろんそうですが、社長など指示を行う立場の人間も同様でした。

最初の14日間のトライアル期間で、「電話がならないことでの生産性アップ」を体感したことで、フォンデスクをやめられなくなりました。そして、現在も使用し続けています。

キャップドゥのように、コロナで在宅勤務が多くなった企業様や、従業員の生産性をアップしたい企業様は、フォンデスクの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。

キャップドゥが使って感じたフォンデスクのメリットについては、次の項目でも詳しくお伝えいたします。

使って感じたフォンデスクを導入するメリット

ここからは、キャップドゥが実際に導入してみて感じたフォンデスクのメリットをご紹介してきます。

対応すべき電話の「見える化」ができた

フォンデスクは、オフィスにかかってきた電話を受け取って、電話の内容をチャットワークやメールに送ってくれます。そのため、対応すべき電話なのかどうかの「見える化」ができるようになりました。

この電話の「見える化」によって、次でご紹介するように、電話の対応業務を大幅に効率化することができました。

だれが対応すべきなのかを皆で考えられるようになった

自社で電話の一次対応業務を行う場合、電話を受けた時点ではお問い合わせ内容の全体像を把握できません。また、電話を受けた従業員しか問い合わせ内容を把握できないため、他の従業員との情報共有を瞬時に行うことができません。

フォンデスクで電話の内容を「見える化」することで、お問い合わせ内容を瞬時に全員が共有できるので、誰が対応するのがベストなのかを全員で考えられるようになりました。

たとえば、営業電話であれば対応が要らない場合もありますし、お得意様からの電話であれば社長から折り返しかけ直すといった具合に、電話の内容ごとに最適な対応方法を全員で考えることができます。

電話対応が「一分以内」で終わるようになった(コストダウン)

フォンデスクの導入で、電話の「見える化」と「対応者の最適化」が可能になったことで、電話対応にかかる時間が「一分以内」で終わるようになりました。

自社で電話の一次対応を行っていた頃には、一分以内で電話対応を終わらせることはまず不可能でした。従業員の時間コストという側面で考えてみても、フォンデスクのメリットは非常に大きいと言えます。

社員の生産性がアップした

フォンデスクの導入によって、電話対応業務に割かれていた時間を、他の業務に使うことができます。そのため、電話業務以外の業務に費やせる時間が増えるので、生産性アップにつながります。

また、「業務中に電話がかかってきて、集中力を妨げられてしまう」といったこともなくなりますので、従業員が業務に集中しやすい職場環境をつくることにも繋がります。

フォンデスクの費用

フォンデスクの費用は以下の通りです。基本料金と従量料金に分かれています。

  • ○基本料金:月額10,000円
  • ○従量料金(電話1件あたり):100件目まで0円/101件目以降200円

※上記の価格はすべて税別です。

キャップドゥは電話100件以内なので月額10,000円のみ

キャップドゥの場合は、毎月の電話が現在は大体100件以内なので、月額10,000円の支払いのみとなります。メリットでご紹介したように、自社で電話の一次対応業務を行った場合の業務コストを考えると、月額10,000円は非常に安価に感じられます。

また、101件目以降も、1件につき200円なので、とても使いやすい料金体系と言えるのではないでしょうか。

フォンデスクで「業務改善」しませんか?

フォンデスクは、キャップドゥが注力している「業務改善」を進めるうえでも、非常に有益なツールと言えます。「業務改善」とは、社内の業務を整理し、課題や問題点を洗い出して、その課題を解決していくことを指します。業務改善を行うことで、業務の効率化につながったり、「仕事のための仕事」を無くしたりすることができます。

フォンデスクを活用することで、「電話の一次対応業務」という「仕事のための仕事」をゼロにすることができます。

「かかってくる電話が多くて、対応に多くの時間が取られている……」
こんな企業様こそ、フォンデスクの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。

フォンデスクの導入や、業務改善についてのご相談は、キャップドゥまでお気軽にお問い合わせください。

>>お問い合わせ | 株式会社キャップドゥ

かつお茶屋 かつお茶屋