1951年の創業以来、「看板資材の卸売業」としてサイン業界に歴史を重ねてきた株式会社ハマジ。時代と共に取り扱う商品は大きく変化してきたが、クライアントのニーズに対し、適切な商品を提案・提供していく姿勢は変わらず、長きに渡り顧客からの厚い信頼を得ている。その信頼関係をさらに強固なものにしていくために必要としているもの、それが情報共有や業務のスピードを上げるための改善策だった。

業務改善について画策する中、ハマジ代表取締役・濱地泰行氏(以下、濱地社長)は、知り合いの不動産会社からの紹介で、キャップドゥー・ジャパン代表森田(以下、森田)と出会うことになった。この不動産会社は、既にクラウドツールの導入支援をキャップドゥー・ジャパンに依頼しており、「絶対にハマジさんにも役立つはず」と、紹介してくれたのだ。 森田がヒアリングをした結果、「紙での管理業務が多く、稟議申請の方法が煩雑」「九州8カ所にある拠点間での情報共有がなかなか進まない」という同社の課題解決に向け、各種コミュニケーションをクラウド上の同じ空間で管理できる「サイボウズGaroon」を提案。ハマジ社内で、導入に向けての話が進んでいった。

九州8カ所の各拠点で定着を図るための取り組みとは？

今回、九州内8拠点の営業部への一斉導入だったので、できるだけ同じスピードで組織に定着させることを目指し、本格的に導入する前に社員への勉強会を実施した。しかし、説明を受けて一旦は使い方を理解できたようだったが、いざ始動してみると操作方法を忘れてしまったり、ログインパスワードが分からなくなったりと、つまずく社員も多かったという。

森田は「この状況を打破するためには、拠点ごとに定着のためのサポートが必要だ」と考え、運用定着化支援サポートを活用することでの浸透を図るよう提案。具体的にはZoomやChatworkを活用したサポートで、各拠点のリーダーを中心に勉強会に参加してもらいながら、分からないことをすぐに質問して理解を深めていく、という内容だった。この取り組みにより「拠点ごとのサポートをつけていただいたおかげで『分からないことがあって業務が進まなくなる』という状態を防ぐことができたのでは」と森田は振り返る。

その成果として、導入から2年経つ頃には、キャップドゥー・ジャパンがサポートすることが驚くほど少なくなっていた。その様子を見ていた、キャップドゥー・ジャパンの社内メンバーも「どんどんハマジさんからの相談や質問の数が減ってきたので、本当にスゴイ！と思っていました」と話す。

営業現場で業務改善が進んだ！

当時、一営業マンだったという株式会社ハマジ・勝瀬部長(以下、勝瀬部長)は、導入当時を振り返って「最初はスケジュールを入れるくらいでしたが、使っていく内にどんどん色んなことができると分かってきました」と話す。「これまでだったら会社に戻ってからやろう、時間が空いたらやろうと思っていた報告や情報発信なども、出先からすぐにアップできるので移動中や待ち時間で対応できます。今では、使えば使うほど便利になってくる感じなんです」と笑顔で教えてくれた。

また、導入前には各拠点を合わせると20名以上いる営業スタッフ全員分の報告がファックスで届いていたと言うが「絶対全員分なんて見るの、無理ですよね(笑)。気になる先輩の分だけはさらっとチェックするくらいでした」と勝瀬部長。しかし「サイボウズGaroon」で共有するようになってからは、全員分をチェックすることも可能になったという。より多くの情報を、より少ない時間で手に入れられるようになったことは非常に大きな収穫だったそうだ。

情報共有が変化したことで上がる「情報の価値」

クラウドツールの利用が進んだおかげで、以前は月曜に申請を出すと水曜日くらいに決済してもらえるだろう、というのが日常だったが、「サイボウズGaroon」導入後の現在では、早ければ申請が10分程度で終わっていることも。その影響で、情報共有自体が各段にスピードアップしてきたのだという。例えばこれまでは、熊本にいる社員が入手した情報が福岡の拠点まで届くのに、数日のタイムラグが発生することも多かった。それが今では「サイボウズGaroon」で瞬時に伝えることができるので、成功したこと・失敗したことの情報も、拠点全部で同時に共有することができるようになったのだ。

競合の状況などの時間が勝負になるような情報も「サイボウズGaroon」を使えば簡単な説明文と画像の送信で共有できるようになり、大きな変化が生まれた。「長い文章が必要だったりと、報告が煩雑であればあるほど『報告することが目的』になっていたかもしれない。でも、共有スピードや頻度が上がったことで、情報を元に戦略を考えたり、対応を考えたりすることができるようになり、情報そのものの価値が上がったのではないか」との森田の考察に、勝瀬部長も大きくうなずいた。

これからの未来に向けての仕組みが整ってきた！

意思の共有が難航しがちな複数拠点での実施だったが、濱地社長が考える業務効率化や業務改善についてを全社に共有したことで、社員みんなで積極的に取り組んでもらうことができた。その結果、2018年の導入から5年経った今では、最小限のサポートで継続活用できるまでになった。

実はこの取材の数週間前に、拠点の1つである福岡ビジネスヘッドオフィスでの火災が発生し、建物や備品は大きな被害を受けた。しかし、データをクラウドに保存していたこと、スケジュールや共有事項などは「サイボウズGaroon」にアップされていたことで、社員は翌日から別のオフィスで業務を継続できたという。大きな被害はあったものの、このようにDX化を進めていたことがBCP対策にも繋がり「災害にも強い仕組みを構築できていた」と実感できた出来事になったようだ。

既に新社屋の着工も開始しており、完成は2024年4月の予定だという。株式会社ハマジの未来に向けて、チーム一丸で動き出している。