クラウド豆知識テレワークが不可能な業種ほど「テレワークの仕組み」を導入すべき理由
そもそもテレワークとは？
テレワークは、もともと「tele（遠隔）」と「work（働く）」を合わせた造語で、「遠隔で働く」という意味になります。
実際に行われているテレワークを例に解説すると、「自宅やコワーキングスペースなどのオフィス以外から、ZoomやChatwork等のクラウドツールを活用して仕事をする」という働き方になります。
テレワークの導入方法やメリットなどについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
コロナが明けて加速した人材不足
コロナが明けたことで、多くの企業には客足が戻った一方、人手不足が深刻な問題となっています。
テレワーク未導入の企業は特に深刻
コロナ中にテレワークを導入した企業は、コロナが明けてオフィスに戻ってきたあとも、「テレワークの仕組み」を使って効率的に作業ができるようになりました。
一方、「テレワークができない業種であること」などの理由から、コロナ禍でもテレワークの導入を見送っていた企業は、コロナが明けて人手不足の時代になり、さらに深刻な課題を抱えることになりました。
具体的には、人手不足により一人ひとりの負担が増えていることに加えて、テレワークの仕組みが導入されていないことで、非効率的な業務を余儀なくされてしまうことが挙げられます。その結果として、社員の疲労が蓄積し仕事へのモチベーションは下がり、残業代などのコストは増加してしまう負の連鎖に陥ってしまいます。
企業の人手不足について詳しくは、以下の記事をご覧ください。
今いる人材の業務効率化を高める必要がある
上記のような負の連鎖を断ち切るためには、現在いる人材の業務効率化を高める必要があります。
そのために必要なのが、実は「テレワークの仕組み」を導入することであると、キャップドゥー・ジャパンでは考えています。
この記事では、「テレワークができない業種」の企業が、「テレワークの仕組み」を導入することで得られるメリットや、導入する方法をご紹介していきます。
「サイボウズGaroon」で“テレワークの仕組み”を導入するメリット
「テレワークができない業種」の企業が「テレワークの仕組み」を導入する方法として、キャップドゥー・ジャパンでは最近とくに需要が高まっている「サイボウズGaroon」をオススメしています。
ここでは、「サイボウズGaroon」の概要や導入メリットについてご紹介していきます。
「サイボウズGaroon」とは？
「サイボウズ Garoon（ガルーン）」は、社内だけでなく、グループ企業全体の情報共有が行えるエンタープライズグループウェアです。
企業内の情報や社員ごとの更新通知をひとつの画面に集約できる「ポータル」や、グループごとの予定を管理できる「スケジュール」など、便利な基本機能を多数そなえています。
キャップドゥー・ジャパンでは、顧客管理は「kintone」、社員管理（従業員管理）は「サイボウズGaroon」が最適であると考えています。
「サイボウズGaroon」について詳しくは、以下の記事をご覧ください。
効率的なスケジュール管理が可能
「サイボウズGaroon」を導入することで、社員全員のスケジュールを効率的に管理することができるようになります。
たとえば、社員の空き時間を一目で把握できるようになったり、会議や社内イベントの出席管理も「サイボウズGaroon」上で簡単に行えます。
また、毎週やることが決まっている業務を設定できる「繰り返し予約」、数日間にまたがる業務を設定できる「期間予約」などの機能も備えています。
オフィスにいなくても申請業務等を進められる
「サイボウズGaroon」のワークフロー機能を使うことで、会社（オフィス）に行くことなく、交通費精算や出張申請、有給申請などの各種申請を行えるようになります。
これにより、「申請のためだけに会社に戻らなくてはいけない……」といった非効率的なことをしなくて済むようになります。
また、申請のために紙を使う必要がなくなるので、ペーパーレスの実現にも貢献します。
移動や残業代などのコストを削減できる
「サイボウズGaroon」を使うことで、上記の申請業務のように「会社に戻らないとできない手続き・業務」を減らしていくことができます。
その結果、現場から会社へ戻るための燃料費や社員の時間、残業代などのコストを削減することができます。また、「サイボウズGaroon」の導入でペーパーレス化が進めば、紙代も削減することができるでしょう。
業務効率化によって既存メンバーで仕事を回していける
「サイボウズGaroon」を導入することで、上記のように効率的なスケジュール管理や、不必要な出社を減らすことができます。
その結果として、会社としてより効率的に業務を割り振ることができるようになり、社員の労働時間を減らすことにつながります。社員の労働時間が減ることで、社員一人ひとりの負担が減るため、疲労による事故やモチベーションの低下も防ぎやすくなります。
また、業務が効率化されることで、これまでと同じ仕事量であっても少ない人数で回していけるので、最大の課題である“人材不足”にも対応していくことができるでしょう。
“テレワークの仕組み”を導入した成功事例
ここからは、上記でご紹介した「サイボウズGaroon」を活用した“テレワークの仕組み”を導入することで、実際に成功を収めた企業様の事例についてご紹介していきます。
株式会社新星様の事例
株式会社新星様は、熊本市に本社を構える電気・空調・給排水の総合設備工事会社です。現会長である山本盛重氏が「新星電気」として創業し、2022年には創業50周年を迎えられました。
そんな新星様は、煩雑な紙資料の山で情報伝達がスムーズに進まないもどかしさを感じており、「サイボウズGaroon」の導入による業務改善（DX）を決断なされました。
「サイボウズGaroon」を導入後は、社員一人ひとりが「自分ごとに捉えられない」、「やり方を変えられない」壁に阻まれましたが、「プロジェクトチーム」の発足で業務改善を加速することに成功しました。
最終的には、導入から半年後の社員アンケートで、8割の社員が「業務効率化が進んだ」と回答したそうです。
株式会社新星様の事例について詳しくは、以下の記事をご覧ください。
“テレワークの仕組み”に必要なその他のクラウドツール
この記事では、「テレワークができない業種」の企業が「テレワークの仕組み」を導入する方法として、「サイボウズGaroon」をご紹介してきました。
ここからは、「テレワークの仕組み」を導入するにあたって、「サイボウズGaroon」以外にも導入した方がいいクラウドツールをご紹介していきます。
Dropbox
Dropbox（ドロップボックス）とは、インターネット上にデータを保管できる「オンラインストレージ」の一種です。Dropboxのフォルダに保存したファイルやデータは、保存したときと別のパソコンや、スマートフォン・タブレットなどからもアクセスが可能になります。
Dropboxを導入することで、現場にいながら本社の社員と必要なファイルや書類を共有することが可能になります。
Dropboxについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
Zoom
Zoom（ズーム）とは、離れた場所からでもWeb会議・オンラインミーティングが行えるクラウドツールです。会議時間40分まで等の制限がありますが、無料で使用することができます。
ZoomなどのWeb会議ツールを活用することで、現場にいながら本社の会議やイベントにオンラインで出席することができます。これにより、「サイボウズGaroon」とあわせて、よりオフィスに行かなくても業務が遂行できるようになるので、移動時間や燃料費、残業代などの削減につながります。
クラウドツールの導入ならキャップドゥー・ジャパンにお任せ！
「サイボウズGaroonやDropboxなどのクラウドツールを導入したいけれど、やり方がよくわからない……」
「これまでテレワークなんて無理だと思っていたが、業務効率化のために仕組みだけでも導入してみたい……」
上記のようなお悩みやご要望を抱えている企業様は、1500件以上の業務改善のご相談を受けてきたキャップドゥー・ジャパンにお任せください。
業務改善に関して豊富なノウハウが蓄積しているキャップドゥー・ジャパンでは、課題を抱える企業様の現状と目的を明確にし、確実な「業務改善」をご提案させていただきます。
今回の記事でご紹介したようなテレワークの仕組みの導入や、クラウドサービスの導入によって業務改善を考えている企業様は、キャップドゥー・ジャパンまでお気軽にご相談・お問い合わせください。
