くまもとKDSグループ様

熊本県で57年にわたり自動車学校を運営するくまもとKDSグループ。「熊本ドライビングスクール」「菊池自動車学校」を軸に4つの事業を展開している。歴史ある企業でありながら、先進的な経営が特徴。社員の健康管理を経営の根幹と考える「健康経営」をはじめ、積極的な働き方改革で注目を集めている。クラウドツールの導入もそのひとつ。KDSでは2020年秋から、クラウド会計ソフト「freee」を活用している。どのような課題があり、なぜfreeeを導入したのか。これまでの経緯とキャップドゥにコンサルティングを依頼した理由について、くまもとKDSグループの永田佳子社長、そして実務を行っている秘書の野上美和さんにお話を伺った。

「絶対に無理」前システムからの移行で挫折

永田社長がfreeeを知ったのは、2年前。起業している娘さんから「便利なソフトがあるよ」と教えられた。請求書・領収書をスマホで撮影して処理する姿に感動。早速グループの1社に導入を決めた。
「会計業務は、マンパワーも時間もかかります。それをスマホで処理できるなら非常に便利だと感じ、導入しました。しかし、初心者にとっては想像以上に難しく、2カ月ほどで挫折。グループ全体への導入も検討していましたが、とても無理だと思えました」永田社長）
新しいシステムを導入する際、つまずきやすい部分。それは、前システムからの移行だ。それまで使っていたシステムからデータを移す作業には、知識や技術を要する。また、長年にわたって作り上げられた業務フローと新システムの調和も、導入時の見落とされがちな課題だ。特にKDSは、創業半世紀以上の老舗企業。歴史がある故に、膨大なデータの移行やアナログからの脱却はエネルギーが必要だった。

会計業務を担うのは、社長秘書の野上さん。窓口業務や総務も兼任しているというマルチプレーヤーだ。経理担当者が退職し、グループ全体の管理を任せられる存在として白羽の矢が立った。しかし、会計業務を行うのは初めてのこと。さすがの彼女も荷が重いと感じていた。
「当初は無我夢中に、言われたことをこなしていました。自分が今何をやっているのか、分かっていなかったと思います」（野上さん）
そのような状況が1年ほど続き、再度freee導入を試みることに。今回は、メイン事業である自動車学校への導入。自分たちだけでは使いこなせないと判断し、freeeの紹介でキャップドゥにコンサルティングを依頼。野上さんとキャップドゥ・業務改善プランナーの松岡の二人三脚による業務改善プロジェクトが始動した。

社長の“1日”を生む「総合振込」

会計freee導入にあたり最初に取り組んだのが、「総合振込」。これは、永田社長のリクエストだった。というのも、社長は毎月20日が近づくと、休日に丸一日かけて手作業で振り込みをしていたからだ。請求書が届くと、振込資金確認のために支払一覧表を作成→永田社長がインターネットバンキングで振込→会計処理のために起票して会計ソフトに入力する。さらに、会計ソフトで未払計上と支払時の処理が合っているか確認作業をしていた。便利なインターネットバンキングでの振込と言えども、取引先は100件にも及ぶ。時間と体力を消耗し、どんなに気をつけていてもミスは起こった。
その業務を改善すべく、まずは１つの請求書に要していた一連業務をシンプルに改善。会計freee 内の「支払管理レポート」を活用することで、インターネットバンキングへデータ取込して簡単に振込一覧ができるという仕組みをつくった。それにより、経費の未払計上、インターネットバンキング総合振込データ、支払時の会計処理がつながった。システムの活用において、初期設定は肝要。言い換えると、設定が正しくできて使い方を理解できれば、ことは進むのだ。野上さんの熱心な取り組みにより、会計freee は着実に稼働。導入翌月の 20 日には、永田社長は新たな時間を手に入れたのだった。

後編へ続く