お知らせ・コラム【後編】なぜCapDo.JAPANはGoogle Workspaceへシフトしたのか？ 〜10年間の活用と、社内統合プロジェクトから得た気づき〜
いつもCapDo.JAPANのホームページをご覧いただき、ありがとうございます。
代表の森田です。
日頃より、多くのお客様から業務改善やDX、そして生成AIの活用についてご相談をいただき、心より感謝申し上げます。
前編では、CapDo.JAPANがGoogle Workspaceへシフトした背景と、その理由についてお伝えしました。
後編では、実際に社内統合プロジェクトを進める中で感じたこと、そしてAI時代に企業が本当に準備すべきことについて、私たちの実体験をもとにお話ししたいと思います。
Google Workspaceへ統合して最初に取り組んだこと
Google Workspaceへ統合すると決めたものの、最初からすべてが順調だったわけではありません。
むしろ、一番大変だったのは「ツールを変えること」ではなく、「働き方を変えること」でした。
長年使い慣れたサービスには、それぞれ愛着があります。
「今のままで困っていない。」
「こちらの方が使いやすい。」
そんな声が出るのも当然です。
だから私たちは、「Google Workspaceへ統一しましょう」と進めるのではなく、まずはなぜ統合するのかという目的を社内で共有することから始めました。
Google Workspaceへ統合することが目的ではありません。
AIと共に働ける環境を整えること。
それが本当の目的でした。
この考え方を共有できたことで、単なるツールの変更ではなく、「未来への投資」として受け止めてもらえるようになりました。
AI活用の前に必要だったのは「データを整えること」
統合を進める中で、改めて強く感じたことがあります。
それは、
AIはデータがあって初めて価値を発揮する。
ということです。
メールはGmail。
ファイルはGoogleドライブ。
予定はGoogleカレンダー。
コミュニケーションはGoogle Chat。
議事録はGoogleドキュメント。
このように情報が一つのプラットフォームへ集まることで、AIは必要な情報へアクセスしやすくなります。
反対に、情報が複数のサービスへ分散していると、AIは十分な力を発揮できません。
私たちが取り組んだのは、「AIを導入すること」ではなく、「AIが働きやすい環境を整えること」でした。
情報共有の考え方も変わった
統合前は、
「この資料、どこに保存したっけ？」
「最新版は誰が持っている？」
「チャットで送ったかな？メールだったかな？」
そんな会話も少なくありませんでした。
しかしGoogle Workspaceを中心に情報を整理すると、探す時間そのものが大きく減りました。
必要な資料はGoogleドライブにあり、打ち合わせの履歴はGoogle MeetやGoogle Chatに残り、予定はGoogleカレンダーで共有される。
人にとって便利になっただけではありません。
AIにとっても情報を理解しやすい環境になったのです。
Geminiは「AIツール」ではなく「仕事をするパートナー」
Geminiを使い始めて最初に感じたのは、
「検索する回数が減った。」
ということでした。
以前は、
検索する。
複数の記事を読む。
情報を整理する。
資料へまとめる。
という流れでした。
今では、
「この内容を要約して。」
「このメールの返信案を作って。」
「この企画について一緒に考えて。」
そんな会話から仕事が始まります。
AIへ指示を出し、一緒にブラッシュアップしながら仕事を進める。
まさに「共創」という言葉がぴったりだと感じています。
NotebookLMがナレッジ活用を変えた
CapDo.JAPANでは、提案資料や仕様書、議事録など、多くの情報を日々作成しています。
以前は、
「この内容、前にも作った気がする。」
「どの資料に書いてあったかな？」
そんなこともありました。
NotebookLMを活用するようになってからは、資料を探すのではなく、AIへ質問する働き方へ変わり始めています。
社内マニュアル。
提案資料。
議事録。
仕様書。
これらをAIが理解し、必要な情報を整理してくれる。
企業が蓄積してきた知識を活用しやすくなるという意味でも、非常に大きな可能性を感じています。
Google AI StudioとGoogle Workspace Studioが広げる可能性
Geminiだけでも十分便利ですが、Google AI StudioやGoogle Workspace Studioを活用することで、さらに活用の幅は広がります。
例えば、
社内専用AIを作る。
部門ごとにAIを活用する。
業務フローへAIを組み込む。
定型業務を自動化する。
これまで専門的な開発が必要だったことも、以前より実現しやすくなってきました。
AIは一部の大企業だけが活用するものではありません。
中小企業だからこそ、大きな効果を生み出せる時代が始まっていると感じています。
AI時代に企業が本当に準備すべきこと
生成AIについてお話しすると、
「どのAIが一番優秀ですか？」
というご質問をいただくことがあります。
しかし、私たちはそこが本質ではないと考えています。
本当に重要なのは、
AIが活躍できる環境を整えられているか。
ということです。
データは整理されているか。
アクセス権は適切か。
情報共有のルールはあるか。
業務フローは整っているか。
こうした土台が整って初めて、AIは本来の力を発揮します。
だから私たちは、
「AIを導入しましょう。」
ではなく、
「AIと共に働ける会社を一緒につくりましょう。」
というご提案をしています。
Google Workspaceはゴールではなくスタート
Google Workspaceを導入すれば終わりではありません。
むしろ、そこからが本当のスタートです。
Geminiをどう活用するのか。
NotebookLMをどう社内へ定着させるのか。
Google AI Studioをどの業務へ取り入れるのか。
Google Workspace Studioでどの業務を自動化するのか。
Apps ScriptやAppSheetとどう組み合わせるのか。
こうした取り組みを積み重ねることで、企業全体の働き方は少しずつ変わっていきます。
私たちも今なお試行錯誤を続けています。
だからこそ、お客様へも机上の理論ではなく、実践を通じて得た経験をお伝えできると考えています。
CapDo.JAPANがご支援できること
CapDo.JAPANでは、Google Workspaceのライセンスをご提供するだけではありません。
私たち自身が10年以上Google Workspaceを活用し、一昨年から社内統合プロジェクトを進めてきた経験をもとに、お客様に合わせた導入支援・活用支援・伴走支援を行っています。
Google Workspaceの初期設定や運用設計はもちろん、GeminiやNotebookLMを活用した生成AI研修、Google AI StudioやGoogle Workspace Studioを活用した業務改善、Apps ScriptやAppSheetによる業務効率化まで、実践を重ねてきたノウハウをご提供しています。
私たちが目指しているのは、「聞いて終わり」の研修ではありません。
実際に操作し、体験し、自社へ持ち帰ってすぐに活用できること。
そして研修後も、お客様と一緒に改善を続けていくこと。
それがCapDo.JAPANの伴走支援です。
最後に
CapDo.JAPANがGoogle Workspaceへシフトした理由は、「Googleが優れているから」だけではありません。
私たちが目指したのは、
AIと共に働ける環境をつくること。
そのために最適だと判断したプラットフォームが、Google Workspaceでした。
これからもAIは進化を続け、新しいサービスも次々と登場するでしょう。
しかし、どれだけAIが進化しても変わらないことがあります。
それは、人とAIが自然に協力し合える環境を整えることです。
その環境づくりこそが、これからの企業の競争力になると私たちは考えています。
CapDo.JAPANでは、Google Workspaceの導入支援をはじめ、Google Workspace活用研修、Gemini・NotebookLMなどの生成AI活用研修、Google AI StudioやGoogle Workspace Studioを活用した業務改善支援まで、お客様の状況に合わせたご提案を行っています。
「Google Workspaceをもっと活用したい。」
「生成AIを業務へ取り入れたい。」
「AI時代に向けて、自社の働き方を見直したい。」
そのようなお悩みがございましたら、ぜひお気軽にCapDo.JAPANまでご相談ください。
私たちは、お客様と共に歩みながら、一社一社に合わせた最適な環境づくりをこれからもご支援してまいります。