クラウド豆知識Google × サイボウズ × BizteXで始める業務効率化をご紹介！イベント管理業務の半自動化で業務効率化を実現。
6つのツールを使って、申込み管理を楽に実現！
キャップドゥー・ジャパンが開催している「はなたてパブリックビューイング」の申込み管理方法では、
効率的かつ円滑な管理を行うために、「BizteX Connect」というiPaaS（Integration Platform as a Service）ツールを軸に6つのツールを使用して管理を自動化させています。
イベントの申込み管理は、申し込み人数の確認や、メールでの連絡、予定の変更など、多くの企業や団体にとって手間のかかる作業の一つです。
しかし、今回紹介する「BizteX Connect」を使えば、その手間を大幅に削減し、より効率的な申込み管理を実現することができます。
はなたてパブリックビューイングとは
「はなたてパブリックビューイング」とは、ロアッソ熊本のファンの方から「アウェイゲームでも集まって観戦できる場所がほしい」という要望から始まった観戦イベントで、キャップドゥー・ジャパンが運営している「はなたてコワーキングスペース」にて、ロアッソ熊本のアウェイゲームを大画面で観戦することができるイベントです。
「はなたてパブリックビューイング」について詳しくは、下記の記事をご覧ください。
BizteX Connectとは
まずは、軸となる「BizteX Connect」について。
BizteX Connectとは、BizteX株式会社が提供するiPaaSツールで、複雑なSaaS連携を「直感的」に操作・設定でき、プログラミングの知識不要で業務効率化を実現できるのが特徴です。
UIも非常にわかりやすく作り込まれているため、操作・設定がかなり楽になります。
「BizteX Connect」についての詳細や導入事例について詳しくは、以下の記事をご覧ください。
他に、「はなたてパブリックビューイング」の申込み管理では、以下のサービスを使用しています。
○Googleフォーム
○Googleスプレッドシート
○kintone
○Chatwork
○メールワイズ
イベント申込み管理の仕組み
では、キャップドゥーではどのようにしてこれらのサービスを「はなたてパブリックビューイング」の申込み管理方法として活用しているかご説明していきます。
前提として、参加申込みがあるたびに、BizteX Connectによって上記5つのサービスを連携させ、データの自動転送をし申込み管理を行っています。
大まかな連携フローとして上記の図のようになっており、下記にて詳しくご説明していきます。
Googleフォームで受付
まず、Googleフォームを使って参加申込みを募ります。
Googleフォームは、無料で利用できるウェブツールで、簡単にカスタムアンケートやフォームを作成し、集めたデータを集計・管理できるサービスです。
Googleスプレッドシートへの自動保存
Googleフォームで入力された回答は、自動的に1回答につき1行としてGoogleスプレッドシートへ保存されます。
BizteX Connectでのフロー
ここからが本題です。
Googleスプレッドシートに行が追加されたことをトリガーとして、BizteX Connectによりさまざまな処理が自動的に実行されます。
kintoneへ情報をレコード追加
Googleスプレッドシートに追加された申込者情報は、kintone上のアプリにレコードとして追加されます。
これにより、申込者の情報は一元管理され、必要な情報へのアクセスが簡単にできるようになります。
kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供しているクラウド型の業務アプリケーション作成サービスです。
kintoneのメリットや導入などについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
参加者数の制限通知
イベントの申込み人数が上限に近づいてくると、Chatwork上で担当者に通知を送ります。
Chatwork（チャットワーク）は、遠く離れた人ともリアルタイムでチャットが行えるチャットツールの一種です。
Chatworkのメリットや導入などについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
徳島戦の日程変更も一括でメールでお知らせ
弊社がパートナー契約をしている「ロアッソ熊本」は、10月8日に予定されていた徳島戦の日程が急遽9月27日に変更となりました。
こんなときも、申込者の方々に対し一人ずつメール作成と送信をしなければ！と焦る必要はありません！
kintone上に情報を集めたことによって、メールワイズを利用して参加者にメールの一斉送信が可能になりました。
これにより、参加者への重要な情報やイベント詳細を迅速かつ担当者も手間をかけずに伝えることができました。
「仕事のための仕事」を減らして、業務効率化を実現！
今回の記事では、キャップドゥー・ジャパンが「BizteX Connect」を軸とした様々なツールを利用して行った業務効率化を「はなたてパブリックビューイング」を事例として、詳しくご紹介してきました。
“kintoneを利用しているが、手作業の部分もあるのでもっと効率化できないか”
“そもそも、この集計って自動化できるの？”
などなど、日常で行っていることは、kintoneやBizteX Connectをはじめとしたクラウドサービスを活用することでDX（業務改善）が可能になります。
DX（業務改善）を推進したいと思っている企業様は、ぜひキャップドゥー・ジャパンまで、お気軽にお問い合わせください。
こんなところまでDX（業務改善）…
実は本記事は「ChatGPT」を使って執筆されています。
ChatGPTとは、高度なAI技術によって人間のように自然な会話ができるAIチャットサービスです。
気になる方はぜひ下記記事もご覧ください。
