株式会社アスリートクラブ熊本様

「県民に元気を　子ども達に夢を　熊本に活力を」をクラブ理念に掲げ、クラブ運営だけでなく、地域貢献に取り組む、プロサッカークラブ「ロアッソ熊本」。

今回、業務改善の取材は第3弾目となる運営会社「アスリートクラブ熊本」様。
前回の取材から1年4ヶ月が経ち新卒社員が3名増員した現在の状況を伺った。

過去の取材記事はこちらからご覧いただけます。

サイボウズkintoneで確認と決裁のスピード感が格段とアップ

2022年に初めてkintoneを導入した当初は、簡易な操作説明のみを行い、まずは実践的にkintoneに入力をすることを徹底してもらった。
始めは操作や入力に時間を要し、入力ミスを修正するという確認作業も必要ではあったが、２、３ヶ月する頃には修正指示もなく、ほとんどの社員がkintoneの入力操作に慣れていったという。

会社の特性としてアウェイ試合が開催される時などに、社員がオフィスに在中していない場合があり、申請業務を含め承認まで時間を要していたが、場所や時間を問わずできる業務が増え、「申請→確認→承認」のフローに関しても早い時では当日中、遅くとも2日以内には完結できるようになった。これにより月次決算早期化にも繋がっている。

また、既にkintoneを導入している環境の2023年に入社した新卒社員3名は、紙ベースでの業務を体験していないこともあってか、難なくkintoneを使いこなしていたという。

『今では紙ベースでフローを回していた時のことが思い出せないぐらい、スピード感が格段にアップして、kintoneが社内ではなくてはならない存在になっている。』と当初を思い返しながら話してくれた田上さん。

kintone導入で日々の業務効率化と、新人教育にも無駄が無くなり、成長が止まらないようだ。

マネーフォワード クラウドで無駄な確認時間の削減

kintoneと同時期に導入したマネーフォワード クラウドでは、請求書の発行スピードがあがり、チェック作業の工数が格段に減った。

今まで使用していたエクセルではフォーマットが各々少しずつ書式を変え、いわゆる「属人化」してしまい、単価や税率など書き方も統一されていなかったため、隅々までミスがないかのチェックに時間を要していた。

今はkintoneにマスタさえ登録してしまえば、顧客データや商品情報を自動入力できるようになり、ミスは無いに等しく、自動入力のため無駄な確認作業の時間も無くなった。

属人化＆kintoneのストレージ容量不足からの脱却

kintoneの唯一とも言えるデメリットが、kintoneの5GB×ユーザー数という、ストレージ容量不足。

これまではkintoneの容量を気にして、kintone上の関連データであっても各人が個々のPCのローカルサーバーに保存したり、ファイル名の付け方においても社内ルールが統一されていなかった。

そのため、他社員が「データはどこにあるのか」担当者に尋ね、その担当者はオフィスにあるPCからデータを出して渡すという、必要なデータを確認するまでに時間も要していた。

それが、2024年5月に新たに導入したストレージコネクトで、kintoneの各レコードを開くだけで、関連した写真やファイルに辿り着くことができ、更にはクラウドストレージと連携しており『kintoneの容量を減らすことなく、必要なデータを一気通貫で管理できることが最大の魅力と感じている。』そう話す田上さん。

また、kintoneとクラウドストレージのどちらから操作しても相互連携するため、試合運営を行うスタジアムや練習場、アウェイゲーム帯同等の出張先でも大活躍のようだ。

業務改善の改善スピードを加速する伴走型サポート

導入当初から担当しているキャップドゥー・ジャパンの渡辺について、『こちら側の対応準備が間に合わない程、レスポンスの速さがピカイチ！』と話し、加えてキャップドゥー・ジャパンの企業印象として『試合参戦のみならず、アウェイゲーム開催時にはサポーターを巻き込んでパブリックビューイングを開催されたりと、「熱い」の一言。その熱意と情熱を弊社のDX化に注いでもらえていると感じ、日々改善を経て、導入当初に比べより一層洗練されたシステムになっています！！！』と笑顔で伝えてくれた。

また、オンラインでの対応は「いつでもどこでもできる」「時間を有効活用できる」など、メールだと送る内容も考えて畏まってしまうが、チャットだと気軽に聞ける点もメリットになっているという。

レスポンスの速さと、常に聞きたい時に気軽に聞けるサポート体制は、高く評価いただいているようだ。

会社の資産「kintone」と安心の「サポート」で更なる売上アップを目指す

現在、ほとんどkintoneにて管理をしているが、営業部門の方では一部「脱エクセル」ができておらず、タイムリーな数値の可視化ができていない課題も残っているようで、今後更なる売上アップを目指すため、必要不可欠な改善ポイントとして取り組んでいきたいと話してくれた。

最後に、業務改善を検討中の企業様に向けたメッセージとして、『導入前は、あらゆる年齢層の社員がうまく使いこなせるか、業務がスムーズになるのか、など様々な不安があったが、一歩踏みだすということが大事。今となっては「kintone」「マネーフォワード クラウド」「ストレージコネクト」は会社の資産になっていて、不安に感じる必要はなかったと思っている。』といただき、加えて『導入して後悔はない。伴走してくれる導入サポートがあるから大丈夫！という安心感も持っている。』と話してくれた。

最後には、実は弊社インタビュアー全員がロアッソ熊本のユニフォームやポロシャツを着ていたという事実に、画面は笑顔に包まれながら、2022年からの導入時期から約1年10カ月を共に振り返り、導入当初からの成長スピードと導入メリットを感じた取材となった。

また、未来の選手育成、さらにはサッカーを通じて、夢を持つことの大切さ、サッカーの楽しさを伝えていくことを目的とした普及事業を展開している「ロアッソ熊本スポーツクラブ」でも、kintoneを活用しています。次回はこちらの事例もご紹介いたしますので、乞うご期待ください！

ロアッソ熊本スポーツクラブはこちらからご覧いただけます。

これからも「共に」更なる成長を。