クラウド豆知識「ロアッソ熊本」のDX（業務改善）第2弾！ボランティア募集業務を大幅削減
ロアッソ熊本とは？
ロアッソ熊本は、熊本県熊本市にホームタウンを構えるプロサッカーチームです。ホームスタジアムはえがお健康スタジアムで、練習場としては熊本県民総合運動公園や水前寺競技場などを使用しています。
チーム名の「ロアッソ」の由来は、阿蘇山と「火の国熊本」をイメージである「赤」の意味をもつイタリア語でRosso（ロッソ）と、同じくイタリア語で「唯一の」や「エース」といった意味をもつAsso（アッソ）を組み合わせた造語とされています。
キャップドゥー・ジャパンはロアッソ熊本とパートナー契約を締結中！
キャップドゥー・ジャパンは、2021年3月より、プロサッカーチーム「ロアッソ熊本」とアカデミーユニフォームパートナー契約およびビジネスイノベーションパートナー契約を締結しております。
アカデミーユニフォームパートナーは、いわゆる一般的なスポンサー契約のことを指します。ビジネスイノベーションパートナーとは、ロアッソ熊本という組織内部のDX（業務改善）・働き方改革に関するパートナー契約のことを指します。
キャップドゥー・ジャパンとロアッソ熊本のパートナー契約について詳しくは、以下の記事をご覧ください。
過去にもロアッソ熊本のDX（業務改善）を実施
キャップドゥー・ジャパンがロアッソ熊本に対してDX（業務改善）を実施するのは、今回が初めてではありません。
過去に行ったDX（業務改善）では、「仕事のための仕事」を減らすことができたり、ファン、サポーター、スポンサーのために使える時間を増やしたりすることに繋がりました。
キャップドゥー・ジャパンが過去に行ったロアッソ熊本へのDX（業務改善）について詳しくは、以下の記事をご覧ください。
今回の記事では、キャップドゥー・ジャパンがロアッソ熊本に対して実施した2回目のDX（業務改善）について、詳しくご紹介していきます。
今回はボランティア募集業務をDX（業務改善）した
今回キャップドゥー・ジャパンが行ったDX（業務改善）は、ロアッソ熊本の「ボランティア募集業務」です。
ボランティア募集業務とは？
ロアッソ熊本では、えがお健康スタジアムで開催されるホームゲームを行う際、選手が座るベンチや看板などの準備を行う必要があります。
これは、ロアッソ熊本の運営スタッフだけでは人手が足りないため、毎回ボランティアを募る必要があります。
今回キャップドゥー・ジャパンが行ったのが、このボランティアを募集する業務のDX（業務改善）です。
これまでは手作業で業務を行っていた
DX（業務改善）を実施する前の、ボランティア募集業務の主な流れは以下のとおりです。
①ボランティア募集のGoogleフォームからお申し込みがある
②お申し込みがメールで届く
③メールを開いてエクセルに情報を登録
④ホームゲームが近づいたらボランティア応募者へ一人ひとり手作業でご連絡
上記のとおり、従来のフローでは手作業で行っている業務が多く、ボランティア募集担当者の大きな負担となっていました。
kintoneと連携させることで業務を大幅削減
そこでキャップドゥー・ジャパンでは、Googleフォームとkintoneアプリの紐づけを行い、ボランティア応募者がフォームを入力して送信すると、kintone側で自動集計を行えるようにDX（業務改善）を行いました。
このDX（業務改善）の実施により、ボランティア募集業務フローは以下のように変化しました。
①ボランティア募集のGoogleフォームからお申し込みがある
②フォームに入力されたデータを元に、自動でkintoneに集計される
③ホームゲームが近づいたら、ボランティア応募者へメールを一斉送信
上記の通り、ボランティア募集業務担当者の負担（仕事のための仕事）を、大幅に減らすことに成功しました。
ボランティア募集業務のDX（業務改善）で可能になったこと
ここからは、今回のボランティア募集業務のDX（業務改善）の成果について、技術的なことも含めて詳しくご紹介していきます。
Googleフォームからの申し込みをkintoneで自動集計
まず、先程も解説したとおり、Googleフォームとkintoneを連携し、Googleフォームからの申し込みをkintoneで自動集計できるように改善いたしました。
これには「BizteX Connect」というiPaaSを使用しています。iPaaS (Integration Platform as a Service) とは、複数の異なるSaaS（クラウドサービス）を連携して使えるようにするサービスのことを指します。
iPaaSについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
kintone側からメール一斉送信が可能に
また、今回キャップドゥー・ジャパンが行ったDX（業務改善）として、「メールワイズ」を利用したメールの一斉送信があります。
これまでは、ボランティア当日が近づくと、担当者の方がボランティア応募者の方々に対し、一人ひとり手作業でメールを送信していました。
サイボウズ社の「メールワイズ」とkintoneを連携して活用することで、あらかじめ作成したテンプレートからメール文面を一斉作成し、一斉送信することが可能になりました。
なお、メール冒頭の名前部分は、ボランティア応募者の方のお名前に自動で変更されます。また、「当日は軍手を持参し、熱中症対策も行ってください。」といった一文を添えることも可能です。
ボランティアの募集状況が可視化された
キャップドゥー・ジャパンが行ったDX（業務改善）の成果としてもう一つご紹介したいのが、ボランティアの募集状況が可視化されたことです。
これまでは、エクセルでの管理だったので、基本的に担当者しか見ることができませんでした。管理をkintoneに切り替えたことで、担当者以外の方でも見れるようになり、「可視化」することに成功しました。
ボランティア募集状況の可視化によって、例えば○日のボランティアが集まっていないので、他の日で応募してくれた方に対して「よろしければ○日も参加しませんか？」といった内容のメールを送ることができます。
もちろん、こういったメールもテンプレートを用意しておくことで、一斉送信が可能です。
DX（業務改善）は「仕事のための仕事」を減らします
今回の記事では、キャップドゥー・ジャパンがロアッソ熊本に対して実施した2回目のDX（業務改善）について、詳しくご紹介してきました。
2回目のDX（業務改善）では、スポーツビジネスには欠かせない「ボランティア募集」業務を改善し、担当者の方が行っていた「仕事のための仕事」を大幅に減らすことに成功しました。
この記事でご紹介した事例のように、「当たり前」だと思っている業務でも、kintoneをはじめとしたクラウドサービスを活用することでDX（業務改善）が可能になります。
DX（業務改善）を推進したいと思っている企業様は、ぜひキャップドゥー・ジャパンまで、お気軽にお問い合わせください。
なお、DX（業務改善）について詳しくは、以下の記事もあわせてご覧ください。