そもそも業務改善って？

業務改善とは、社内の業務を整理して問題点を洗い出し、その問題点を解決するためのアイデアを集めて実行しすることで、業務上の問題点を解決していくことを指します。業務改善を行うことで、結果的に業務の効率化や、無駄だったプロセスを省くことにもつながります。

業務改善について詳しくは、以下の記事をご覧ください。

＞＞業務改善とは？目的やメリット、具体的な取り組み方 | 株式会社キャップドゥ

業務改善のフレームワークとは？

業務改善のフレームワークとは、業務改善を進めていく上で役に立つ「枠組み」のことを指します。

例えば、ある会社が「明日から業務改善をはじめよう！」と決めたとしても、「具体的にどうやっていくか？」という業務改善のプロセスが決まっていないと、業務改善を円滑に進めることができません。

業務改善をスムーズに進めていくために必要なものこそ、業務改善のフレームワークなのです。

フレームワークの利用で業務改善が円滑に進みやすくなる

業務改善に役立つフレームワークには様々な種類が存在しています。たとえば代表的な「PDCAサイクル」を活用して業務改善をしていこうと思った場合、

①Plan（計画）
②Do（実行）
③Check（評価）
④Action（改善）

という、すでに完成された「PDCAサイクル」のフレームワークに、自社の業務や課題をあてはめることで、業務改善を円滑に進めることが可能になります。

様々なフレームワークがありますので、自社にあったフレームワークが見つかるまで、色々と試してみるのもオススメです。

オススメの業務改善フレームワーク5選

ここからは、業務改善にオススメのフレームワークを5つご紹介していきます。

PDCAサイクル

先程もご紹介したPDCAサイクルは、継続的な業務改善を行っていくためのフレームワークとして、長いあいだ多くの企業で用いられてきた手法です。

具体的には、以下4つのサイクルで業務改善を進めていきます。

①Plan（計画）

業務改善のための具体的な計画をたてます。

②Do（実行）

業務改善計画を実行します。

③Check（評価）

実際の効果を測定し、業務改善がどれだけ進んだのか評価します。

④Action（改善）

評価結果を元に、さらに改善点が無いかを検証します。
そして、また①の計画立案に戻り、①～④をサイクルしていきます。

業務改善でPDCAサイクルを使用する上で、1点注意点を挙げるとすると、「Plan（計画）」の前にしっかり「課題の洗い出し」を行う必要があるという点です。

ECRS（イクルス）

ECRS（イクルス）は、高い効果が見込まれる業務改善を優先して行っていくフレームワークです。

ECRSフレームワークを使った業務改善は、以下の順番で進めていきます。

①E（Eliminate／排除）

はじめに、無駄な業務・必要のない業務を辞めてしまうことで、業務改善を図ります。業務改善において最も効果が高いのは、その業務自体を辞めてしまうことです。

②C（Combine／組み合わせる）

続いて、これまでは別々になっていた業務を、連続作業が可能な業務などに限り、組み合わせてひとつの業務にすることで効率化を図ります。

③R（Rearrange／再配置）

「Rearrange／再配置」のプロセスでは、業務の担当者を代えたり、使用するシステムを変更したりして、作業の効率化を図ります。

④S（Simplify／簡略化）

最後の「Simplify／簡略化」では、マニュアルの見直しなど様々な手段で作業のプロセスを単純化し、無駄を無くすことで効率化を図ります。

なお、ECRS（イクルス）についても、フレームワーク活用の前に、社内の課題の洗い出しを行っておく必要があります。

BPMN(ビジネス・プロセス・モデリング表記)

「BPMN（Business Process Model and Notation）」は、「ISO19510」にも登録されている業務改善フレームワークです。「BPMN」を活用ることで、業務プロセスを可視化して課題点や問題点を発見しやすくすることができます。

「BPMN」は、イベント、アクティビティ、ゲートウェイ、シーケンスフローの4つの記号を用いて、業務プロセスを可視化していきます。

KPT

「KPT」は、業務を振り返ることで改善点や問題点を見つけていく手法です。

「KPT」フレームワークでは、主に以下3つを振り返ります。

• ○K（Keep）：業務上の良かった点。これからも続けていきたい点。
• ○P（Problem）業務上の悪かった点。改善が必要な問題点。
• ○T（Try）：上記KとPをふまえた、今後の改善計画。

ロジックツリー(決定木分析)

「ロジックツリー(決定木分析)」のフレームワークは、ひとつの問題点などに対して、論理的な可能性・原因を、枝分かれする樹木のようにどんどん広げていく手法です。

「ロジックツリー」は、問題の原因を探すほか、目的達成のための手段の洗い出しなど、幅く広く活用できるフレームワークです。

キャップドゥでも様々な業務改善プラグインを開発！

この記事では、社内で業務改善を進める上で役に立つ「業務改善フレームワーク」について、「PDCAサイクル」、「ECRS（イクルス）」、「BPMN(ビジネス・プロセス・モデリング表記)」、「KPT」、「ロジックツリー(決定木分析)」の5つをご紹介しました。

クラウドツールの導入コンサルティング事業などを展開する株式会社キャップドゥでも、サイボウズ社のクラウドツール「kintone」を使用している企業様を対象に、業務改善を推進するプラグインを多数開発しております。

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