株式会社　朝日新聞社

1879年（明治12年）1月25日、大阪の地で産声を上げた株式会社朝日新聞社。激動の明治・大正・昭和・平成、そして令和と、140年以上にわたり日本の歩みを言葉で刻み続け、言論・報道の力で社会をリードしてきた。

基幹事業である「朝日新聞」は、質の高い調査報道と多角的な視点による解説で知られる日本を代表する全国紙だ。現在は、国内最大級のニュースサイト「朝日新聞デジタル版」を通じて、場所や時間を問わず迅速かつ正確な情報を世界中に届けている。日本の教育・文化の発展にも多大な貢献を続け、公正かつ客観的な報道を追求し、民主主義の土台を支える総合メディア企業として、その社会的使命を果たし続けている。

そんな同社が長年蓄積してきた膨大な報道資産の適正な流通を支えているのが、IP事業部である。

新聞記事などの著作物を書籍やテレビ番組等で二次利用する際の許諾や、それに伴う利用料の請求業務を一手に担っており、提供されるコンテンツは多岐にわたる。毎月の請求件数は200〜300件にのぼるが、この膨大な「知的財産」の流通を支える裏側では、かつて極めてアナログで過酷な入金管理業務が続いていた。

今回は、同事業部の吉田様に、kintoneとマネーフォワード 掛け払いを連携した「マネーフォワード 掛け払い for kintone」で、どのように業務を劇的に改善したのか、その軌跡を伺った。

月末月初は「時間との戦い」。前任者が始末書を書くほどの消込作業

IP事業部では、記事の二次利用に関する申請をオンラインで受け付け、利用料を算出して請求を行っている。1件の申し込みにつき1件の売上が発生するため、月に200件から300件ほどの細かい処理が必要になる。

同部署を最も苦しめていたのが「入金消込」の作業だった。

『お客様がそれぞれ違うので、そこから大量に処理をしなくちゃいけない』。

吉田様がそう明かすように、以前は毎月200〜300件にのぼる入金と請求を、一つひとつ手作業で突き合わせて消込処理をしており、2人がかりで手分けをして3日から4日ほどかかっていたという。経理の締め切りが厳格な中で手作業での対応は限界に近く、過去には締め切りに間に合わない事態に陥ったこともあった。

吉田様自身も『毎月、月末月初はまさに時間との戦いで、、ドキドキしながら毎月消込作業をしていました』と明かす。現場の疲弊と、迫る期日への不安は凄まじいものだった。

理想はkintone上で完結すること。「マネーフォワード 掛け払い for kintone」が連携の壁を打破

課題を解決するため、すでに活用していた「kintone」を基盤とし、請求・消込業務の自動化に向けて十人規模の部署でも導入しやすい「マネーフォワード 掛け払い」の採用を決めた。

しかし、導入にあたって大きなハードルとなったのが、システム間の連携であった 。マネーフォワード 掛け払いの管理画面に直接データを入力する方法もあるが、それではkintoneのデータを一旦CSV等でダウンロードして整形し、マネーフォワード 掛け払いにアップロードするという「一手間」がかかってしまう。

『やっぱり理想はkintone上で全て完結することでした』と考えていた吉田様 。

その理想を叶えるために選ばれたのが、キャップドゥー・ジャパンが提供する連携プラグイン「マネーフォワード 掛け払い for kintone」であった 。

『このプラグインがなければ、せっかくのマネーフォワード 掛け払いも活用できない』と思うほど、同社にとって必須のツールとなった。

消込作業が1人で1日未満に。B2B取引の「与信管理」も自動で完結

実際に「マネーフォワード 掛け払い for kintone」を導入した効果は、絶大だった。

以前は毎月200〜300件の入金と請求を一つひとつ手作業で突き合わせて消込処理をしており、2人がかりで3〜4日かかっていた消込作業。
それが今では吉田様1人で、しかも『1日もかからない』スピードで終わるようになったのだ。

実際の現場の作業者も、kintone上で案件の処理が終わったらルックアップで案件を呼び出し、『ボタンポチッと押すだけで情報が転記される』ため、非常に快適に業務を進められている。

さらに、思わぬ副次効果もあった。同社は一般読者向けのB2C事業の比重が大きい一方で、IP事業部が担うのは多種多様な法人を相手とするB2B取引である。新規顧客も多いため、現場の負担を増やさずに一件ごとの与信管理をいかに徹底するかが潜在的な課題となっていた。

マネーフォワード 掛け払いを導入したことで、『与信のチェックもやってくれるからいいね』と上司からも高く評価されたという。
現場の手間を一切増やすことなく、会社としての信用を守る強固なリスク管理体制が自動的に構築されたのだ。

専門知識不要。現場で「作り込める」kintoneの柔軟性が理想を形にする

今回のシステム導入において特筆すべきは、導入設定から自社運用に合わせた最適化までを、現場担当者である吉田様自身が主導した点である。

『導入時の設定はマニュアルを見ながら進めましたが、非常に分かりやすくスムーズでした。ITの専門家でなくても、興味さえあれば十分に使いこなせる。この「安心感」は導入の大きな決め手になりますね』と吉田様。

さらに、吉田様は提供されたプラグインをそのまま利用するだけでなく、自身のノウハウを活かしてkintoneアプリをカスタマイズした。
元の案件管理アプリと連携用アプリをルックアップ機能で紐付け、案件の処理が終わればボタンを押すだけで情報が転記される仕組みを自ら構築し、その他も自社のニーズに合せてカスタマイズを行っている。

この現場のニーズに合わせた柔軟なカスタマイズこそが、kintoneと「マネーフォワード 掛け払い for kintone」を組み合わせる真骨頂だ。改善点があれば現場の判断で即座にアプリを修正・最適化できる。
このスピード感があるからこそ、現場にとって最高に使い勝手の良い「道具」へと進化したのだ。

また、世間でAIがもてはやされる中、吉田様はバックオフィス業務における本質的な価値を見据えている。
AIで何でもできると言われる時代だが、セキュリティや確実性が何よりも求められる決済基盤において、不完全なツールを使うのは非常にリスクが大きいという。

『安心してこうしたツール（決済連携プラグイン）を提供してくれるところは非常に貴重だ』と語る吉田様。

月末の「戦争」から脱却し、安全で確実な決済基盤を手に入れた株式会社朝日新聞社 IP事業部。
確かな基盤があるからこそ、一次情報の価値がますます高まるこれからの時代において、同社はさらなる価値創造へと向かっていく。

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