前編では、CapDo.JAPANが考えるkintone活用の最適構成として、次の組み合わせをご紹介しました。

【Part1・前編】連携サービスは月額3万円だけ。CapDo.JAPANが考えるkintone活用の最適構成

• ・サイボウズ kintone
• ・Google Workspace
• ・サイボウズ公式の連携コネクタ（無料プラン）
• ・rex0220プラグイン使い放題パック
• ・CapDo.JAPANのストレージコネクト

追加の連携サービス・プラグイン費用は、月額30,000円（税別）です。

内訳は、次のとおりです。

• ・サイボウズ公式の連携コネクタ：無料プラン
• ・rex0220プラグイン使い放題パック：月額20,000円（税別）
• ・ストレージコネクト：月額10,000円（税別）

※本記事でいう「月額3万円」は、kintoneおよびGoogle Workspaceのライセンス費用とは別に必要となる、CapDo.JAPANがおすすめする追加の連携サービス・プラグイン費用を指します。

前編では、なぜCapDo.JAPANがこの構成をおすすめするのか、それぞれのサービスがどのような役割を持つのかをご紹介しました。

後編では、この構成を活用することで、実際にどのような業務改善ができるのかを、具体的な活用イメージとともにご紹介します。

月額3万円の追加サービスで、どこまで業務改善できるのか

今回ご紹介している構成の特徴は、単に便利な機能を追加することではありません。

それぞれのサービスに明確な役割を持たせ、連携させることで、日々の業務全体を効率化できる点にあります。

この構成では、主に次のような業務改善を実現できます。

• ・kintoneアプリ間のデータ連携
• ・顧客情報や案件情報の二重入力削減
• ・帳票やPDFの作成
• ・見積書や各種書類の出力
• ・カンバン形式での案件管理
• ・ガントチャートによる工程管理
• ・kintoneとGoogle ドライブの連携
• ・顧客・案件ごとのファイル管理
• ・Google フォームを活用した情報受付
• ・GmailやGoogle Workspaceを活用した情報共有
• ・kintoneに蓄積したデータのAI活用

月額3万円の追加費用で、すべての業務を自動化できるわけではありません。

しかし、業務の土台を整え、手作業を減らし、データやファイルを探す時間を削減し、将来的なAI活用につなげる環境を構築できます。

重要なのは、いきなりすべてを変えようとするのではなく、効果が分かりやすい業務から段階的に改善していくことです。

1．kintoneアプリ間のデータ連携で二重入力を減らす

kintoneを活用する企業では、複数のアプリを使って業務を管理するケースが一般的です。

例えば、次のようなアプリを利用します。

• ・顧客管理アプリ
• ・案件管理アプリ
• ・見積管理アプリ
• ・契約管理アプリ
• ・請求管理アプリ
• ・問い合わせ管理アプリ

それぞれのアプリを個別に作成しただけでは、同じ情報を複数のアプリへ入力しなければならないことがあります。

例えば、顧客情報を次のアプリへ何度も入力しているケースです。

• ・顧客管理アプリ
• ・案件管理アプリ
• ・見積管理アプリ
• ・契約管理アプリ
• ・請求管理アプリ

会社名、住所、電話番号、担当者名などを何度も入力すると、入力作業に時間がかかります。

さらに、次のような問題も発生します。

• ・入力ミス
• ・表記の揺れ
• ・情報の更新漏れ
• ・アプリごとに異なる顧客情報が登録される
• ・どの情報が最新か分からなくなる

そこで活用したいのが、サイボウズ公式の連携コネクタです。

公式の連携コネクタを活用することで、kintoneアプリ間の情報を連携できます。

例えば、次のような流れです。

1. 1. 顧客管理アプリへ顧客情報を登録する
2. 2. 案件管理アプリへ必要な顧客情報を連携する
3. 3. 見積管理アプリへ案件情報を連携する
4. 4. 契約後は契約管理アプリへ情報を連携する
5. 5. 請求時には請求管理アプリへ必要な情報を連携する

このように、最初に登録した情報を業務の流れに沿って活用できれば、同じ情報を何度も入力する必要がなくなります。

結果として、次のような効果が期待できます。

• ・二重入力の削減
• ・転記ミスの防止
• ・入力作業時間の短縮
• ・顧客情報の統一
• ・業務の標準化
• ・担当者の負担軽減

まずは、社内で何度も入力している情報がないかを確認することが重要です。

同じ情報を2回以上入力している業務があれば、連携によって改善できる可能性があります。

2．Google フォームを活用して、情報受付を効率化する

Google Workspaceには、Google フォームがあります。

Google フォームは、社内外から情報を受け付けるための入力フォームとして活用できます。

例えば、次のような用途があります。

• ・お問い合わせ受付
• ・セミナー申し込み
• ・アンケート
• ・社内申請
• ・作業報告
• ・日報
• ・採用応募
• ・点検結果の入力
• ・顧客からの情報登録
• ・イベント参加申し込み

これまでメールや電話、紙、Excelなどで受け付けていた情報を、Google フォームへ集約することで、情報を一定の形式で受け付けられます。

例えば、お問い合わせ受付の場合は、次のような項目を用意します。

• ・会社名
• ・氏名
• ・メールアドレス
• ・電話番号
• ・お問い合わせ内容
• ・希望する連絡方法
• ・緊急度
• ・添付資料の有無

入力項目を統一することで、必要な情報の聞き漏らしを防げます。

さらに、受け付けた情報をkintoneで管理できるようにすることで、その後の対応状況を見える化できます。

例えば、次のような状態を管理します。

• ・未対応
• ・対応中
• ・回答済み
• ・商談化
• ・保留
• ・対応完了

メールで問い合わせを受け付けている場合、担当者以外には対応状況が分からないことがあります。

一方、kintoneへ情報を集約すると、社内で対応状況を共有できます。

その結果、次のような改善につながります。

• ・問い合わせの見落とし防止
• ・担当者の明確化
• ・対応状況の見える化
• ・過去の問い合わせ履歴の蓄積
• ・問い合わせ内容の分析
• ・よくある質問の把握
• ・対応品質の向上

Google フォームは、単なるアンケートツールではありません。

社内外から情報を受け付ける入口として活用することで、kintoneを中心とした業務改善につなげられます。

3．rex0220で帳票やPDFを作成する

業務では、kintoneに登録したデータをもとに、さまざまな書類を作成する必要があります。

例えば、次のような帳票です。

• ・見積書
• ・請求書
• ・納品書
• ・発注書
• ・契約書
• ・作業報告書
• ・点検報告書
• ・申請書
• ・顧客向け案内書
• ・社内管理資料

kintoneにデータが登録されていても、その情報をExcelやWordへ転記して帳票を作成している企業は少なくありません。

この場合、次のような作業が発生します。

1. 1. kintoneから情報を確認する
2. 2. ExcelやWordを開く
3. 3. 顧客名や金額を転記する
4. 4. 内容を確認する
5. 5. PDFへ変換する
6. 6. ファイル名を変更する
7. 7. 所定のフォルダへ保存する

この作業を案件ごとに繰り返すと、大きな負担になります。

さらに、転記ミスや金額の入力間違いが発生する可能性もあります。

rex0220の帳票・PDF関連のプラグインを活用することで、kintoneに登録された情報をもとに帳票を作成できます。

例えば、見積管理アプリに次の情報を登録します。

• ・顧客名
• ・見積番号
• ・見積日
• ・商品名
• ・数量
• ・単価
• ・金額
• ・備考
• ・有効期限

登録したデータを利用して見積書を出力できれば、別のファイルへ転記する作業を減らせます。

その結果、次のような効果が期待できます。

• ・帳票作成時間の短縮
• ・転記ミスの削減
• ・帳票の書式統一
• ・担当者による品質差の削減
• ・書類作成業務の標準化
• ・PDF作成作業の効率化

帳票作成は、多くの企業で繰り返し発生する業務です。

一回あたり数分の作業でも、毎月数十件、数百件と発生すれば、大きな時間になります。

こうした繰り返し業務から改善していくことで、導入効果を実感しやすくなります。

4．カンバン表示で案件やタスクの状況を見える化する

案件管理やタスク管理では、一覧表だけでは全体の状況を把握しづらい場合があります。

特に、次のような業務では、現在の進捗を直感的に確認できることが重要です。

• ・営業案件管理
• ・問い合わせ対応
• ・採用管理
• ・制作案件管理
• ・開発タスク管理
• ・修理受付管理
• ・クレーム対応
• ・社内申請
• ・作業依頼管理

例えば、営業案件であれば、次のようなステータスがあります。

• ・初回相談
• ・ヒアリング
• ・提案準備
• ・提案済み
• ・見積提出
• ・検討中
• ・受注
• ・失注

一覧表で管理していると、案件数が増えたときに、どの段階に案件が集中しているのか分かりづらくなります。

そこで活用できるのが、カンバン表示です。

案件をステータスごとにカード形式で表示することで、業務の流れを視覚的に確認できます。

例えば、次のようなことが分かりやすくなります。

• ・提案前の案件が多い
• ・見積提出後に止まっている案件が多い
• ・対応待ちの問い合わせが残っている
• ・特定の担当者に案件が集中している
• ・次に対応すべき案件が分かる

カンバン表示によって、会議の進め方も変わります。

例えば、営業会議で案件一覧を一件ずつ読み上げるのではなく、画面を見ながら、止まっている案件や優先度の高い案件を中心に確認できます。

その結果、次のような改善につながります。

• ・会議時間の短縮
• ・対応漏れの防止
• ・優先順位の明確化
• ・業務の停滞ポイントの発見
• ・チーム内の状況共有
• ・担当者ごとの負荷の見える化

カンバン表示は、見た目を変えるための機能ではありません。

業務の流れを分かりやすくし、次に取るべき行動を明確にするための機能です。

5．ガントチャートでプロジェクトや工程を管理する

プロジェクトや工程管理では、タスクの期限だけでなく、全体の流れを把握することが重要です。

例えば、次のような業務があります。

• ・システム導入プロジェクト
• ・Webサイト制作
• ・製品開発
• ・建設・工事案件
• ・イベント準備
• ・採用活動
• ・社内制度の導入
• ・顧客への納品プロジェクト

プロジェクトでは、複数の作業が並行して進みます。

それぞれの作業には、次のような情報があります。

• ・作業名
• ・担当者
• ・開始日
• ・終了予定日
• ・進捗状況
• ・優先度
• ・前後の作業との関係
• ・遅延の有無

これらを一覧表だけで管理すると、プロジェクト全体の流れが見えにくくなります。

ガントチャートを活用すると、各作業の予定を時間軸で確認できます。

これにより、次のようなことが把握しやすくなります。

• ・いつ、どの作業を行うのか
• ・複数の作業が重なっていないか
• ・期限を過ぎている作業がないか
• ・次の工程へ影響する遅延がないか
• ・担当者に作業が集中していないか
• ・プロジェクト全体が予定どおり進んでいるか

例えば、一つの作業が遅れることで、その後の作業も遅れる可能性があります。

ガントチャートで全体を確認できれば、遅延の影響を早い段階で把握し、対策を検討できます。

その結果、次のような改善につながります。

• ・納期遅延の防止
• ・作業計画の明確化
• ・担当者間の認識合わせ
• ・プロジェクト進捗の共有
• ・早期のリスク発見
• ・管理者の確認負担軽減

プロジェクト管理では、問題が起きてから対応するのではなく、問題が起きそうな状態を早く把握することが重要です。

ガントチャートは、そのための有効な見える化手段になります。

6．ストレージコネクトでkintoneとGoogle ドライブをつなぐ

kintoneを活用すると、顧客情報や案件情報などの業務データを一元管理できます。

しかし、実際の業務では、文字や数値だけでなく、多くのファイルも発生します。

例えば、案件管理では次のようなファイルがあります。

• ・提案書
• ・見積書
• ・発注書
• ・契約書
• ・仕様書
• ・図面
• ・写真
• ・議事録
• ・作業報告書
• ・納品資料

kintoneには案件情報が登録されていても、関連ファイルが別の場所に保存されていると、必要な資料を探すのに時間がかかります。

よくあるのが、次のような状態です。

• ・ファイルが担当者のパソコンに保存されている
• ・共有フォルダの階層が複雑になっている
• ・ファイル名のルールが統一されていない
• ・同じファイルが複数の場所に保存されている
• ・最新版がどれか分からない
• ・担当者しか保存場所を知らない
• ・kintoneの案件とファイルが結びついていない

そこで活用するのが、CapDo.JAPANのストレージコネクトです。

ストレージコネクトを利用することで、

kintoneのレコードとGoogle ドライブ上のフォルダやファイルを連携できます。

例えば、案件管理アプリに新しい案件を登録した際、その案件に関連するGoogle ドライブのフォルダを用意します。

そして、kintoneの案件レコードから、対応するGoogle ドライブのフォルダへアクセスできるようにします。

これにより、利用者は次の流れで情報を確認できます。

1. 1. kintoneで顧客や案件を検索する
2. 2. 案件のレコードを開く
3. 3. ストレージコネクトから関連フォルダを確認する
4. 4. Google ドライブ上の提案書や契約書を開く
5. 5. 必要に応じて共同編集や共有を行う

つまり、

• ・業務データはkintone
• ・ファイルはGoogle ドライブ
• ・両者をストレージコネクトで連携

という役割分担です。

この構成によって、次のようなメリットがあります。

• ・kintoneから関連ファイルへアクセスできる
• ・顧客や案件ごとにファイルを整理できる
• ・ファイルを探す時間を減らせる
• ・Google ドライブの共同編集機能を利用できる
• ・ファイルの共有範囲を管理しやすい
• ・kintoneへ大量のファイルを直接添付し続ける必要がない
• ・データとファイルの保存場所を明確にできる
• ・社内のファイル管理ルールを統一しやすい

kintoneにすべてのファイルを保存するのではなく、Google ドライブの強みを活かしてファイルを管理する。

そして、kintoneを業務情報の入口にする。

この構成によって、業務データとファイルが分断されにくくなります。

7．Gmailとkintoneを役割分担して情報を管理する

日々の業務では、Gmailを利用して多くのやり取りが行われます。

例えば、次のような情報です。

• ・顧客からの問い合わせ
• ・見積依頼
• ・契約内容の確認
• ・日程調整
• ・資料の送付
• ・作業完了の報告
• ・クレームや要望
• ・社内外の連絡

メールは、コミュニケーションの手段として非常に便利です。

一方で、メールだけで業務を管理しようとすると、次のような問題が発生します。

• ・担当者以外が内容を把握できない
• ・対応状況が分からない
• ・メールが埋もれる
• ・引き継ぎが難しい
• ・過去の経緯を探すのに時間がかかる
• ・対応期限を管理しづらい

そこで重要になるのが、Gmailとkintoneの役割分担です。

Gmailの役割

• ・顧客や取引先とのコミュニケーション
• ・メールの送受信
• ・日程調整
• ・資料の送付
• ・個別のやり取り

kintoneの役割

• ・問い合わせ内容の管理
• ・対応担当者の管理
• ・対応状況の管理
• ・期限の管理
• ・対応履歴の共有
• ・顧客や案件との関連付け

例えば、顧客から重要な問い合わせメールを受信した場合、メールを受け取っただけで終わらせず、kintoneへ対応内容を登録します。

kintoneでは、次のような情報を管理します。

• ・顧客名
• ・問い合わせ日
• ・問い合わせ内容
• ・対応担当者
• ・回答期限
• ・対応状況
• ・回答内容
• ・関連する案件

このように管理することで、メールという個人のコミュニケーションを、会社として管理すべき業務情報へ変えられます。

すべてのメールをkintoneへ登録する必要はありません。

重要なのは、会社として管理すべき情報を見極め、必要なものをkintoneへ蓄積することです。

8．kintoneに蓄積したデータをGeminiで活用する

今回ご紹介している構成の大きなポイントは、将来的なAI活用につなげられることです。

これまでの業務システムは、データを入力し、保存し、必要なときに検索することが主な役割でした。

しかし、これからの業務システムは、

蓄積したデータをAIで要約・分析し、次の行動や判断に活用する

という役割が重要になります。

kintoneには、日々の業務を通じてさまざまなデータが蓄積されます。

例えば、次のようなデータです。

• ・顧客情報
• ・営業案件
• ・商談履歴
• ・問い合わせ内容
• ・日報
• ・作業報告
• ・クレーム情報
• ・見積情報
• ・契約情報
• ・プロジェクトの進捗
• ・社内申請
• ・改善提案

これらのデータを整理し、必要な範囲でGoogle WorkspaceやGeminiを活用することで、さまざまな分析が可能になります。

例えば、次のような活用です。

• ・複数の日報を要約する
• ・問い合わせ内容の傾向を整理する
• ・顧客から多く寄せられている要望を抽出する
• ・失注理由を分類する
• ・営業活動の傾向を分析する
• ・プロジェクトの遅延原因を整理する
• ・会議用の報告資料を作成する
• ・経営判断に必要な情報をまとめる
• ・改善すべき業務を見つける

AIを活用する前に、データを整えることが重要

AIを導入すれば、すぐに業務が大きく改善されるわけではありません。

AIを効果的に活用するためには、まず元となるデータが必要です。

さらに、そのデータが一定のルールで整理されていることも重要です。

例えば、営業案件の情報が担当者ごとに異なる方法で管理されている場合、正確な分析は難しくなります。

• ・一人はExcelで管理している
• ・一人は個人のメモで管理している
• ・一人はメールだけで管理している
• ・一人はkintoneへ入力している

このように情報が分散していると、AIへ渡すデータを集めるだけでも大きな負担になります。

一方、kintoneへ一定のルールでデータが蓄積されていれば、AIで活用しやすくなります。

AI活用の第一歩は、高度なAIシステムを導入することではありません。

まずは、

• ・データの保存場所を決める
• ・入力項目を統一する
• ・入力ルールを決める
• ・継続してデータを蓄積する
• ・ファイルの管理場所を整理する

といった、業務の土台を整えることです。

今回ご紹介している構成は、そのための環境づくりにもつながります。

日報をAIで要約する

日報は、社員の活動や現場の状況を把握するために有効です。

一方で、人数が増えると、管理者がすべての日報を読むことが難しくなります。

例えば、社員20名が毎日日報を登録した場合、1か月で数百件の日報が蓄積されます。

すべてを一件ずつ確認しようとすると、大きな時間が必要です。

そこで、一定期間の日報データをもとに、GeminiなどのAIで要約します。

例えば、次のような内容を整理できます。

• ・今週行われた主な業務
• ・発生している課題
• ・多く報告されている問題
• ・顧客から寄せられた要望
• ・遅延している業務
• ・チームごとの活動内容
• ・来週確認すべき事項

これにより、管理者はすべての日報を一件ずつ読むのではなく、全体像を短時間で把握できます。

もちろん、重要な内容は元の日報を確認する必要があります。

AIによる要約は、人が確認しなくてよくなる仕組みではありません。

大量の情報の中から、確認すべきポイントを見つけやすくするための仕組みです。

問い合わせ内容をAIで分析する

問い合わせ管理アプリにデータを蓄積すると、顧客からどのような問い合わせが多いのかを分析できます。

例えば、次のような分類が考えられます。

• ・操作方法に関する質問
• ・契約内容に関する質問
• ・料金に関する質問
• ・不具合に関する相談
• ・機能追加の要望
• ・解約に関する相談
• ・導入前の相談

AIを活用することで、問い合わせ内容を分類し、傾向を整理できます。

例えば、次のようなことが分かります。

• ・特定の操作に関する質問が多い
• ・同じ内容の問い合わせが繰り返されている
• ・説明資料が不足している
• ・商品やサービスの分かりにくい部分がある
• ・特定の時期に問い合わせが集中している
• ・顧客が求めている新しい機能がある

こうした情報は、単なる問い合わせ対応の効率化だけでなく、サービス改善にも活用できます。

例えば、操作方法に関する問い合わせが多い場合、次のような改善が考えられます。

• ・マニュアルを分かりやすくする
• ・よくある質問を作成する
• ・操作動画を作成する
• ・初期説明を見直す
• ・システムの画面を改善する

問い合わせデータは、顧客の声が蓄積された重要な情報です。

kintoneへデータを蓄積し、AIで分析することで、これまで見えていなかった改善点を発見できる可能性があります。

営業データをAIで分析する

案件管理アプリへ営業データを蓄積すると、営業活動の分析にも活用できます。

例えば、次のような情報を登録します。

• ・顧客名
• ・案件名
• ・担当者
• ・商談日
• ・提案内容
• ・見積金額
• ・受注予定日
• ・受注・失注結果
• ・失注理由
• ・次回対応日
• ・顧客からの要望

これらの情報を一定期間蓄積することで、次のような分析が可能になります。

• ・受注しやすい案件の特徴
• ・失注が多い理由
• ・商談から受注までの期間
• ・担当者ごとの案件傾向
• ・顧客が求めているサービス
• ・売上につながりやすい提案
• ・停滞している案件
• ・フォローが必要な顧客

AIを活用すれば、数値だけでなく、商談メモや失注理由などの文章情報も整理できます。

例えば、

• ・価格が理由で失注している案件が多い
• ・導入時期が決まっていない案件が停滞している
• ・特定の業種では同じ課題が多い
• ・あるサービスとの組み合わせが受注につながっている

といった傾向を見つけやすくなります。

ただし、正確な分析を行うためには、担当者が必要な情報を継続して入力することが重要です。

AIの性能だけでなく、日々のデータ入力と運用ルールが、分析結果の質を左右します。

経営判断に必要な情報をまとめる

経営者や管理者は、日々さまざまな情報を確認する必要があります。

例えば、次のような情報です。

• ・売上見込み
• ・受注状況
• ・案件の進捗
• ・プロジェクトの遅延
• ・顧客からの問い合わせ
• ・クレーム
• ・社員の日報
• ・業務上の課題
• ・改善提案

これらの情報が複数のExcelやメール、チャット、紙の資料に分散していると、確認だけで多くの時間がかかります。

kintoneへ業務データを集約し、必要な情報を整理できれば、経営判断に活用しやすくなります。

さらにAIを活用することで、次のようなまとめ方も可能になります。

• ・今週の重要事項
• ・経営者が確認すべき案件
• ・遅延しているプロジェクト
• ・売上に影響するリスク
• ・顧客対応上の課題
• ・社内で多く発生している問題
• ・来週までに判断が必要な内容

AIに判断を任せるのではありません。

AIには、大量の情報を整理し、人が判断しやすい状態へまとめる役割を持たせます。

最終的な判断は、人が行います。

この役割分担が重要です。

これからのシステムは「データを管理する」だけでは足りない

これまでの業務システムでは、データを管理することが大きな目的でした。

• ・顧客情報を管理する
• ・売上情報を管理する
• ・案件情報を管理する
• ・問い合わせを管理する
• ・在庫を管理する

もちろん、これらは今後も重要です。

しかし、AI時代の業務システムでは、その先まで考える必要があります。

これから求められるのは、

データを蓄積し、AIで活用できる環境

です。

つまり、システムの役割は次のように変わっていきます。

これまで

• ・データを入力する
• ・データを保存する
• ・必要な情報を検索する
• ・帳票を出力する

これから

• ・データを継続的に蓄積する
• ・データを整理する
• ・AIで要約する
• ・AIで傾向を分析する
• ・課題や改善点を見つける
• ・次の判断や行動につなげる

この変化を考えると、今からデータを整理して蓄積することが重要です。

「AIを導入するときにデータを整理すればよい」と考えるのではなく、将来のAI活用を見据えて、今から業務データを整えておく必要があります。

月額3万円の構成で実現できる役割分担

今回ご紹介した構成を、改めて整理します。

kintone

• ・顧客、案件、見積、契約、問い合わせなどの業務データを管理する
• ・業務の状況を見える化する
• ・自社に合わせてアプリを改善する
• ・AI活用の元になるデータを蓄積する

Google Workspace

• ・Gmailで社内外のコミュニケーションを行う
• ・Google カレンダーで予定を管理する
• ・Google ドキュメントやスプレッドシートで資料を作成する
• ・Google Meetでオンライン会議を行う
• ・Google フォームで情報を受け付ける
• ・Google ドライブでファイルを管理する
• ・Geminiを活用して情報を要約・分析する

サイボウズ公式の連携コネクタ

• ・kintoneアプリ同士のデータを連携する
• ・二重入力や転記作業を減らす
• ・業務の流れに沿って情報を引き継ぐ

rex0220

• ・帳票やPDFを作成する
• ・カンバンで案件を見える化する
• ・ガントチャートで工程を管理する
• ・入力画面や一覧画面を便利にする
• ・kintoneの機能を業務に合わせて拡張する

ストレージコネクト

• ・kintoneとGoogle ドライブを連携する
• ・顧客や案件と関連ファイルを結びつける
• ・kintoneから必要なファイルへアクセスできるようにする
• ・データとファイルを役割分担して管理する

この役割分担によって、一つのサービスへすべてを詰め込むのではなく、それぞれの強みを活かしたシステム環境を構築できます。

※本記事でいう「月額3万円」は、kintoneおよびGoogle Workspaceのライセンス費用とは別に必要となる、CapDo.JAPANがおすすめする追加の連携サービス・プラグイン費用を指します。

最初からすべてを導入する必要はない

今回、さまざまな活用方法をご紹介しました。

しかし、最初からすべての業務を変える必要はありません。

むしろ、最初から多くの業務を変えようとすると、現場の負担が大きくなり、運用が定着しない可能性があります。

まずは、改善効果が分かりやすい業務から始めることをおすすめします。

例えば、次のような順番です。

ステップ1：情報を一元管理する

• ・顧客情報をkintoneへまとめる
• ・案件情報をkintoneへまとめる
• ・問い合わせ情報をkintoneへまとめる

ステップ2：二重入力を減らす

• ・アプリ間のデータ連携を行う
• ・同じ情報を何度も入力しない仕組みをつくる

ステップ3：帳票作成を効率化する

• ・見積書や報告書をkintoneのデータから作成する
• ・ExcelやWordへの転記作業を減らす

ステップ4：進捗を見える化する

• ・カンバンで案件状況を確認する
• ・ガントチャートで工程を管理する

ステップ5：ファイル管理を整える

• ・Google ドライブのフォルダ構成を整理する
• ・ストレージコネクトでkintoneと連携する

ステップ6：AI活用を始める

• ・日報を要約する
• ・問い合わせ内容を分析する
• ・営業データの傾向を整理する
• ・経営判断に必要な情報をまとめる

このように段階的に進めることで、現場の負担を抑えながら業務改善を定着させられます。

システム導入よりも、導入後の運用が重要

業務改善では、システムを導入することがゴールになりがちです。

しかし、本当に重要なのは導入後です。

• ・社員が継続して使えるか
• ・必要な情報が入力されているか
• ・入力ルールが守られているか
• ・業務の変化に合わせて改善できているか
• ・不要な項目や作業が増えていないか
• ・データが経営や業務改善に活用されているか

どれだけ優れたシステムを導入しても、運用されなければ成果にはつながりません。

また、導入した時点では最適だった仕組みも、事業や組織の変化によって合わなくなることがあります。

そのため、システムは一度作って終わりではありません。

実際に使いながら、次のような改善を続ける必要があります。

• ・入力項目を見直す
• ・不要な作業を減らす
• ・新しい連携を追加する
• ・帳票の内容を改善する
• ・ファイル管理ルールを見直す
• ・AIで活用できるデータを増やす

CapDo.JAPANでは、この継続的な改善を大切にしています。

CapDo.JAPANが考える「最適解」とは

今回ご紹介した構成が、すべての企業にとっての唯一の正解ではありません。

企業によって、業務内容も、現在利用しているシステムも、必要な機能も異なります。

他の連携サービスやプラグインが適しているケースも、もちろんあります。

今回の構成は、CapDo.JAPANが約11年間にわたり、お客様の業務改善やシステム導入、導入後の伴走支援を行ってきた経験から考えたものです。

私たちが重視しているのは、次の点です。

• ・必要最小限の費用で始められる
• ・現場で使いやすい
• ・長く運用し続けられる
• ・業務の変化に合わせて改善できる
• ・データとファイルを適切に管理できる
• ・将来的なAI活用につなげられる
• ・一つのサービスへ過度に依存しない
• ・それぞれのサービスの強みを活かせる

つまり、CapDo.JAPANが考える最適解とは、

機能が最も多い構成ではなく、必要な機能を適切な費用で組み合わせ、長く活用できる構成

です。

必要最小限のコストで、最大限の業務改善を

今回ご紹介した追加サービスの費用は、月額30,000円（税別）です。

内訳は、次のとおりです。

• ・サイボウズ公式の連携コネクタ：無料プラン
• ・rex0220プラグイン使い放題パック：月額20,000円（税別）
• ・ストレージコネクト：月額10,000円（税別）

この構成に、kintoneとGoogle Workspaceを組み合わせることで、次のような環境を実現できます。

• ・業務データをkintoneへ集約する
• ・kintoneアプリ間の二重入力を減らす
• ・帳票やPDFを効率的に作成する
• ・案件やタスクをカンバンで管理する
• ・プロジェクトの工程をガントチャートで確認する
• ・Google ドライブでファイルを管理する
• ・kintoneとGoogle ドライブをストレージコネクトで連携する
• ・Google フォームで情報を受け付ける
• ・Gmailとkintoneを役割分担して活用する
• ・kintoneに蓄積したデータをGeminiで要約・分析する

大切なのは、多くのサービスを導入することではありません。

自社の業務に本当に必要なものを選び、それぞれの役割を明確にし、長く運用できる仕組みをつくることです。

最初から大きな投資をするのではなく、必要な範囲から始め、実際に使いながら改善していく。

それが、CapDo.JAPANが考えるkintone活用の最適構成です。

Part2では、もう一つのおすすめ構成をご紹介します

今回のPart1では、追加の連携サービス・プラグイン費用を月額3万円に抑えながら、kintoneとGoogle Workspaceを中心に業務改善を進める構成をご紹介しました。

この構成は、できるだけ費用を抑えながら、業務データ、アプリ間連携、帳票、工程管理、ファイル管理、AI活用の基盤を整えたい企業におすすめです。

一方で、企業の規模や業務内容、データ量、求める自動化の範囲によっては、別の構成が適しているケースもあります。

CapDo.JAPANには、今回ご紹介した構成とは異なる、もう一つのおすすめ構成があります。

Part2では、今回とは別の視点から、CapDo.JAPANが考えるkintone活用の最適構成をご紹介します。

ぜひ、Part2もご覧ください。

kintoneやGoogle Workspaceの活用について、お気軽にご相談ください

CapDo.JAPANでは、kintoneの導入支援だけでなく、導入後の活用支援や業務改善の伴走支援を行っています。

例えば、次のようなご相談に対応しています。

• ・kintoneを導入したものの、十分に活用できていない
• ・どのプラグインを選べばよいか分からない
• ・アプリ間の二重入力を減らしたい
• ・帳票作成を効率化したい
• ・Google Workspaceとkintoneを組み合わせたい
• ・kintoneとGoogle ドライブを連携したい
• ・ファイル管理を改善したい
• ・社内に蓄積したデータをAIで活用したい
• ・自社に合ったシステム構成を相談したい

システム導入の目的は、サービスを増やすことではありません。

社員の皆様が働きやすくなり、業務が分かりやすくなり、お客様へより良いサービスを提供できる環境をつくることです。

現在の業務やシステムに課題を感じている場合は、ぜひCapDo.JAPANへご相談ください。

必要なものと、今は必要ではないものを整理しながら、自社に合った業務改善の進め方を一緒に考えていきます。

必要最小限のコストで、最大限の業務改善を。

CapDo.JAPANは、これからもお客様と共に歩みながら、長く活用できるシステム環境づくりを支援していきます。

【Part1・前編】連携サービスは月額3万円だけ。CapDo.JAPANが考えるkintone活用の最適構成