サイボウズ kintoneには、数多くの素晴らしい関連サービスやプラグインがあります。

サイボウズ社が提供する公式サービスをはじめ、さまざまなパートナー企業が開発・提供しているプラグインや連携サービスがあり、それぞれに特徴や強みがあります。

私たちCapDo.JAPANも、そうしたサービスやプラグインに常に敬意を持っています。

実際に、お客様の業種や業務内容、会社の規模、現在利用しているシステムによっては、今回ご紹介するものとは異なるサービスをご提案することもあります。

そのため、今回ご紹介する構成が、すべての企業にとっての「唯一の正解」というわけではありません。

企業によって業務内容も、抱えている課題も、目指すシステム環境も異なります。当然ながら、最適な構成も企業ごとに変わります。

今回ご紹介するのは、CapDo.JAPANが2016年の創業以来、約11年間にわたり、お客様の業務改善やシステム導入、導入後の伴走支援を行ってきた経験をもとに考えた構成です。

言い換えれば、

CapDo.JAPANが、自信を持ってご提案できる「最適解の一つ」

です。

今回からスタートする「CapDo.JAPANが考えるkintone活用の最適構成」シリーズでは、私たちが実際の現場で培ってきた経験やノウハウをもとに、おすすめするシステム構成をご紹介していきます。

今回は、そのPart1です。

Part1は前編と後編に分け、前編では、CapDo.JAPANがなぜこの構成をおすすめするのか、その考え方や各サービスの役割についてご紹介します。

後編では、この構成によって実際にどのような業務改善を実現できるのか、より具体的な活用方法をご紹介します。

※本記事でいう「月額3万円」は、kintoneおよびGoogle Workspaceのライセンス費用とは別に必要となる、CapDo.JAPANがおすすめする追加の連携サービス・プラグイン費用を指します。

なぜ「最適構成」をご紹介しようと思ったのか

私たちは日々、お客様からさまざまなご相談をいただいています。

その中でも、よくいただくのが次のようなご質問です。

• ・kintoneをもっと便利に活用するには、何を導入すればよいですか？
• ・たくさんのプラグインがありますが、どれを選べばよいですか？
• ・連携サービスを導入したいのですが、何がおすすめですか？
• ・できるだけ費用を抑えながら、業務改善を進める方法はありますか？
• ・結局、どのサービスを組み合わせるのが一番よいですか？

現在、kintoneには本当に多くの関連サービスやプラグインがあります。

例えば、次のようなものです。

• ・帳票を作成するサービス
• ・データを集計・分析するサービス
• ・アプリ間でデータを連携するサービス
• ・外部システムと連携するサービス
• ・ファイルを管理するサービス
• ・一覧画面や入力画面を便利にするプラグイン
• ・スケジュールや工程を管理するプラグイン
• ・AIと連携するサービス

それぞれに優れた機能があり、業務内容に合ったものを選べば、kintoneをさらに便利に活用できます。

一方で、選択肢が多いからこそ、

「結局、何を選べばよいのか分からない」

という状態になってしまう企業も少なくありません。

便利そうなサービスを一つずつ追加していくうちに、毎月の利用料金が大きくなってしまうこともあります。

また、サービスが増えすぎることで、次のような問題が起こる可能性もあります。

• ・どのサービスで何ができるのか分からなくなる
• ・管理する契約やアカウントが増える
• ・操作方法を覚える負担が増える
• ・サービスごとに問い合わせ先が分かれる
• ・システム全体の構成が複雑になる
• ・毎月のランニングコストが積み上がる
• ・導入したものの、十分に使われないサービスが出てくる

私たちは、システムは多く導入すればよいとは考えていません。

本当に大切なのは、

必要なものを、必要なだけ導入すること。

そして、

導入したシステムを、長く使い続けられること。

だと考えています。

CapDo.JAPANが目指すのは「機能が一番多いシステム」ではない

システムを検討するとき、どうしても機能の多さに目が向きがちです。

もちろん、機能が充実していることは大切です。

しかし、機能が多ければ多いほど、必ず業務改善が進むわけではありません。

私たちが目指しているのは、

機能が一番多いシステムではなく、お客様が長く活用できるシステム

です。

そのためには、次のような視点が大切になります。

• ・現場の社員が無理なく使えるか
• ・管理者だけに負担が集中しないか
• ・導入後も自社で改善を続けられるか
• ・毎月の費用を継続して負担できるか
• ・会社の成長や変化に合わせて拡張できるか
• ・将来的なAI活用につなげられるか
• ・データだけでなく、関連するファイルも適切に管理できるか

どれだけ高機能なシステムでも、使われなければ意味がありません。

反対に、必要な機能を適切に組み合わせ、現場で継続的に使われるシステムを構築できれば、大きな業務改善につながります。

kintoneは「業務改善プラットフォーム」

私たちは、kintoneを単なるデータベースとしては捉えていません。

CapDo.JAPANでは、kintoneを、

自社の業務に合わせて、継続的に改善できる「業務改善プラットフォーム」

としてご提案しています。

kintoneでは、さまざまな業務をアプリとして構築できます。

例えば、次のような業務です。

• ・顧客管理
• ・案件管理
• ・営業管理
• ・見積管理
• ・契約管理
• ・請求管理
• ・問い合わせ管理
• ・プロジェクト管理
• ・タスク管理
• ・在庫管理
• ・日報管理
• ・申請・承認管理
• ・採用管理
• ・社員情報管理

企業によって、必要となる業務は異なります。

また、同じ「案件管理」という名前であっても、管理したい項目や業務の流れは企業ごとに違います。

だからこそ、自社の業務に合わせて柔軟にアプリを構築・改善できるkintoneは、非常に優れた業務改善プラットフォームだと私たちは考えています。

ただし、kintoneだけですべてを完結させようとする必要はありません。

kintoneが得意なことはkintoneに任せ、それ以外の業務は、それぞれの役割を得意とするサービスと組み合わせる。

この「役割分担」が、使いやすく、長く活用できるシステムをつくるうえで重要になります。

CapDo.JAPANが考えるPart1の最適構成

今回ご紹介する構成は、とてもシンプルです。

使用するのは、次の5つです。

• ・サイボウズ kintone
• ・Google Workspace
• ・サイボウズ公式の連携コネクタ（無料プラン）
• ・rex0220プラグイン使い放題パック
• ・CapDo.JAPANのストレージコネクト

追加の連携サービス・プラグイン費用は、月額30,000円（税別）です。
※本記事でいう「月額3万円」は、kintoneおよびGoogle Workspaceのライセンス費用とは別に必要となる、CapDo.JAPANがおすすめする追加の連携サービス・プラグイン費用を指します。

内訳は、次のとおりです。

• サイボウズ公式の連携コネクタ：無料プラン
• rex0220プラグイン使い放題パック：月額20,000円（税別）
• ストレージコネクト：月額10,000円（税別）

つまり、kintoneとGoogle Workspaceの基本ライセンス費用を除けば、追加の連携サービス・プラグイン費用は月額3万円です。

この構成によって、次のような環境を整えられます。

• ・kintoneで業務データを管理する
• ・Google Workspaceで日々の仕事を進める
• ・公式連携コネクタでkintoneアプリ同士を連携する
• ・rex0220でkintoneの機能を拡張する
• ・ストレージコネクトでkintoneとGoogle ドライブを連携する
• ・kintoneに蓄積したデータを将来的なAI活用につなげる

導入コストや運用コストを抑えながら、日々の業務に必要な機能を幅広くカバーできることが、この構成の大きな特徴です。

Google Workspaceをおすすめする理由

CapDo.JAPANでは、kintoneと組み合わせるサービスとして、Google Workspaceをおすすめしています。

Google Workspaceには、日々の業務に必要なさまざまなツールが含まれています。

• ・Gmail
• ・Google カレンダー
• ・Google ドライブ
• ・Google ドキュメント
• ・Google スプレッドシート
• ・Google スライド
• ・Google Meet
• ・Google Chat
• ・Google フォーム

これらを活用することで、メール、スケジュール、ファイル共有、資料作成、オンライン会議、社内コミュニケーションなど、日々の業務を一つの環境にまとめられます。

さらに現在は、GeminiをはじめとするAI機能も、Google Workspaceを活用する大きな理由の一つになっています。

例えば、AIを活用することで次のようなことが可能になります。

• ・メールの内容を要約する
• ・文章や案内文の下書きを作成する
• ・会議内容を整理する
• ・資料の構成案を作成する
• ・複数の情報をまとめて分析する
• ・社内に蓄積された情報を探しやすくする

これからのシステム環境は、単にデータを入力して保存するだけでは十分ではありません。

蓄積したデータを整理し、AIによって要約・分析し、次の行動や判断につなげていくことが重要になります。

そのため、私たちは、

AIを活用することを前提に、これからのシステム環境を考える必要がある

と考えています。

kintoneで業務データを蓄積し、Google Workspaceで日々の仕事やファイル管理を行い、GeminiなどのAIを活用する。

この組み合わせは、これからの企業にとって非常に相性のよい構成です。

サイボウズ公式の連携コネクタを無料プランから活用する

今回の構成では、サイボウズ社が提供する公式の連携コネクタを活用します。

公式の連携コネクタには無料プランがあり、まずは追加費用をかけずに、kintoneアプリ同士のデータ連携を始められます。

例えば、次のような連携が考えられます。

• ・顧客管理アプリの情報を案件管理アプリへ連携する
• ・商品マスタの情報を見積管理アプリへ連携する
• ・案件管理アプリの情報を請求管理アプリへ連携する
• ・申請アプリの内容を別の管理アプリへ反映する
• ・複数のアプリに分かれている情報を連携する

アプリ間の情報を手作業で転記していると、次のような問題が起こります。

• ・同じ情報を何度も入力しなければならない
• ・転記ミスが発生する
• ・アプリごとに情報が異なる
• ・修正漏れが発生する
• ・作業に時間がかかる

連携コネクタを活用することで、こうした手入力や転記作業を減らせます。

無料プランから始められるため、まずは必要な範囲で試しながら活用を広げられることも、大きなメリットです。

rex0220プラグイン使い放題パックでkintoneを便利にする

次におすすめするのが、

rex0220プラグイン使い放題パック

です。

月額20,000円（税別）で、60種類以上のプラグインを利用できます。

業務内容に応じて必要なプラグインを選び、kintoneの機能を幅広く拡張できます。

例えば、次のような機能があります。

• ・帳票作成
• ・印刷機能
• ・PDF出力
• ・ガントチャート表示
• ・カンバン表示
• ・一覧画面の機能強化
• ・入力支援
• ・検索機能の強化
• ・表示内容の制御
• ・データ入力時のチェック
• ・日付や数値の自動計算
• ・アプリをより使いやすくする画面改善

個別にプラグインを契約していく場合、必要な機能が増えるほど、契約や費用の管理が複雑になることがあります。

rex0220プラグイン使い放題パックであれば、一つの契約で多くのプラグインを利用できるため、企業の成長や業務の変化に合わせて柔軟に活用できます。

最初からすべてのプラグインを利用する必要はありません。

まずは必要なものから使い始め、業務改善が進む中で、必要に応じて新しい機能を追加していく。

このような段階的な導入ができることも、私たちがおすすめする理由です。

ストレージコネクトでkintoneとGoogle ドライブを連携する

今回、Part1の最適構成に加えたいもう一つのサービスが、CapDo.JAPANの「ストレージコネクト」です。

ストレージコネクトは、kintoneと外部のクラウドストレージを連携するサービスです。

今回の構成では、Google ドライブとの連携を想定しています。

ストレージコネクトを導入することで、

kintoneのレコードとGoogle ドライブ上のフォルダやファイルを連携できる

ようになります。

例えば、顧客管理アプリのレコードから、その顧客に関連するGoogle ドライブのフォルダへアクセスするといった運用ができます。

案件管理であれば、次のようなファイルを案件ごとに整理できます。

• ・提案書
• ・見積書
• ・契約書
• ・発注書
• ・仕様書
• ・打ち合わせ資料
• ・写真
• ・図面
• ・納品資料
• ・その他の関連ファイル

kintoneには、顧客名や案件名、進捗状況、担当者、金額などの業務データを登録します。

一方で、容量が大きいファイルや、日々更新されるドキュメントはGoogle ドライブで管理します。

そして、ストレージコネクトによって、kintoneのレコードとGoogle ドライブ上のファイルをつなぎます。

この構成にすることで、次のようなメリットがあります。

• ・kintoneから関連ファイルを探しやすくなる
• ・顧客や案件ごとにファイルを整理できる
• ・Google ドライブの共有・共同編集機能を活用できる
• ・kintoneへ直接ファイルを添付し続ける必要がなくなる
• ・業務データとファイルを役割分担して管理できる
• ・社内のファイル管理ルールを統一しやすくなる
• ・必要な情報へ素早くアクセスできる

業務では、kintoneに登録する数値や文字情報だけでなく、多くの関連ファイルが発生します。

データはkintoneにあるものの、関連資料がどこに保存されているのか分からない。

担当者ごとに異なるフォルダへ保存され、必要なファイルを見つけられない。

このような状態では、せっかくkintoneを導入しても、業務全体の情報が分散してしまいます。

ストレージコネクトを利用してkintoneとGoogle ドライブを連携することで、

kintoneを業務情報の入口にしながら、ファイルはGoogle ドライブで便利に管理する

という環境を実現できます。

ストレージコネクトの料金は、月額10,000円（税別）です。

月額3万円で実現できること

今回ご紹介している追加サービスの構成は、次のとおりです。

サイボウズ公式の連携コネクタ

• ・無料プランから利用可能
• ・kintoneアプリ同士のデータ連携に活用
• ・手入力や転記作業を削減

rex0220プラグイン使い放題パック

• ・月額20,000円（税別）
• ・60種類以上のプラグインを利用可能
• ・帳票、PDF、ガントチャート、カンバン、入力支援などに活用

ストレージコネクト

• ・月額10,000円（税別）
• ・kintoneとGoogle ドライブを連携
• ・顧客や案件に関連するファイル管理を効率化

この3つを組み合わせた追加費用は、

月額30,000円（税別）

です。

この月額3万円によって、次のような業務環境を整えられます。

• ・kintoneアプリ間のデータ連携
• ・帳票やPDFの作成
• ・カンバン形式での進捗管理
• ・ガントチャートによる工程管理
• ・入力画面や一覧画面の改善
• ・kintoneとGoogle ドライブの連携
• ・顧客・案件ごとのファイル管理
• ・Google Workspaceとの役割分担
• ・将来的なAI活用に向けたデータ蓄積

もちろん、すべての企業に同じ構成が必要というわけではありません。

しかし、これからkintoneの活用を進めたい企業や、費用を抑えながら業務改善の範囲を広げたい企業にとっては、非常にバランスのよい構成だと考えています。
※本記事でいう「月額3万円」は、kintoneおよびGoogle Workspaceのライセンス費用とは別に必要となる、CapDo.JAPANがおすすめする追加の連携サービス・プラグイン費用を指します。

大切なのは、サービスを増やすことではなく役割を明確にすること

今回ご紹介した構成には、それぞれ明確な役割があります。

kintone

• ・顧客、案件、見積、契約、問い合わせなどの業務データを管理する
• ・業務の進捗や状況を見える化する
• ・自社の業務に合わせて改善を続ける

Google Workspace

• ・メール、スケジュール、資料作成、オンライン会議など、日々の仕事を支える
• ・Google ドライブでファイルを共有・共同編集する
• ・GeminiなどのAIを業務で活用する

サイボウズ公式の連携コネクタ

• ・kintoneアプリ同士を連携する
• ・データの転記や二重入力を減らす

rex0220

• ・kintoneに便利な機能を追加する
• ・帳票、PDF、ガントチャート、カンバンなどを実現する

ストレージコネクト

• ・kintoneとGoogle ドライブをつなぐ
• ・業務データと関連ファイルを結びつける
• ・ファイルを探す時間や管理の負担を減らす

それぞれのサービスが得意な役割を担当し、それらを連携させる。

これが、CapDo.JAPANが考えるシステム構成の基本です。

一つのサービスですべてを実現しようとするのではなく、それぞれの強みを生かして組み合わせる。

その結果、シンプルで使いやすく、将来の拡張にも対応しやすいシステム環境を構築できます。

必要最小限のコストで、最大限の業務改善を

私たちは、お客様にできるだけ多くのサービスを導入していただくことを目的にしているわけではありません。

本当に必要なサービスを選び、それぞれの役割を明確にし、きちんと使い続けられる環境をつくることが重要だと考えています。

今回ご紹介した構成は、

• ・kintone
• ・Google Workspace
• ・サイボウズ公式の連携コネクタ
• ・rex0220プラグイン使い放題パック
• ・ストレージコネクト

という、非常にシンプルな組み合わせです。

追加の連携サービス・プラグイン費用は、月額30,000円（税別）です。

この構成によって、データ管理、アプリ間連携、帳票作成、工程管理、ファイル管理、AI活用の準備まで、幅広い業務改善を進められます。

最初から大きな投資をするのではなく、まずは必要な環境を整え、実際に使いながら改善を続ける。

これが、CapDo.JAPANが考えるkintone活用の最適構成です。

後編では、月額3万円の構成で何ができるのかをご紹介します

今回の前編では、CapDo.JAPANが考えるkintone活用の最適構成と、それぞれのサービスをおすすめする理由をご紹介しました。

後編では、この構成を組み合わせることで、実際にどのような業務改善ができるのかをご紹介します。

例えば、次のような活用方法です。

• ・Google フォームから受け付けた情報を業務で活用する
• ・kintoneアプリ同士の情報を自動で連携する
• ・rex0220を使って帳票やPDFを作成する
• ・カンバンやガントチャートで案件・プロジェクトを管理する
• ・kintoneとGoogle ドライブを連携してファイルを整理する
• ・GmailやGoogle Workspaceと組み合わせて情報共有を効率化する
• ・kintoneに蓄積したデータをGeminiで要約・分析する
• ・日報や問い合わせ内容から、業務改善のヒントを見つける

「月額3万円の追加サービスで、ここまでできるのか」と感じていただけるような、具体的な活用イメージをお伝えします。

ぜひ、Part1の後編もご覧ください。

【Part1・後編】連携サービスは月額3万円だけ。CapDo.JAPANが考えるkintone活用の最適構成