お知らせ・コラム欲しかった連携が、ついに形になった。サイボウズkintone × Googleスプレッドシート連携プラグインを年内無料配布へ
Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Googleサイト、Google Chat、Gmail、そしてGoogle Workspace StudioとGemini。
これらのGoogle Workspaceのサービスと、サイボウズkintoneの業務管理を、もっとシンプルにつなぐことができたら。
キャップドゥー・ジャパンが自社で欲しかった機能、そして多くのお客様からご要望をいただいてきた機能を盛り込んだ「サイボウズkintone × Googleスプレッドシート連携プラグイン」が、ついに形になりました。
まずはキャップドゥー・ジャパンの既存のお客様へβ版として提供し、実際の業務でご利用いただきながら改善を進めます。
そのうえで、サイボウズkintoneとGoogle Workspaceをご利用中のお客様に向けて、年内の無料配布を予定しています。
※「kintone × Sheets Sync」は現在開発中の仮称です。正式配布時には、サービス名称や一部の表記を変更する可能性があります。
「こういう連携が欲しかった」を、自分たちで形にした
キャップドゥー・ジャパンでは、サイボウズkintoneとGoogle Workspaceの両方を、日々の業務改善やお客様への導入支援に活用しています。
kintoneには、案件管理や顧客管理、申請・承認、業務ワークフローを柔軟に構築できる強みがあります。
一方、Google Workspaceには、次のようなサービスがあります。
- ・Googleフォームによる情報収集
- ・Googleスプレッドシートによるデータ集積・集計
- ・Googleサイトによる情報共有やダッシュボード公開
- ・Google Chatによる通知とコミュニケーション
- ・Gmailによるメールの送受信や下書き作成
- ・Googleドライブによるファイル管理
- ・Googleドキュメントによる文書作成
- ・Googleカレンダーによる予定管理
- ・Geminiによる文章生成や情報分析
- ・Google Workspace Studioによる業務自動化
以前から私たちが感じていたのは、「この二つの世界を、もっとシンプルにつなぐことができれば、日常業務の自動化をさらに前へ進められる」ということでした。
お客様からも、次のようなご相談を数多くいただいていました。
「kintoneの情報をGoogleスプレッドシートへ連携したい」
「Googleフォームから集めた情報をkintoneへ登録したい」
「kintoneで案件情報が更新されたら、担当者へ自動で通知したい」
「kintoneのデータを使って、Googleサイトにダッシュボードを作りたい」
「Google Workspaceの各サービスとkintoneを、もっと簡単に組み合わせたい」
しかし、単にデータをコピーするだけでは、私たちが求める連携には届きません。
新規登録だけでなく、既存データの更新も反映したい。
kintoneの案件フェーズが変わったら、その変化を起点にGoogle Chatへの通知やメールの下書き作成を動かしたい。
設定画面は、専門的な知識がなくても理解しやすいものにしたい。
そして、導入した後も安心して継続利用できる仕組みにしたい。
そうした現場目線の要望を一つずつ盛り込み、ようやく私たちが理想としていた連携プラグインを実現できました。
実現の追い風になったGoogle Workspace StudioとGeminiの進化
今回の開発を後押しした大きな変化が、Google Workspace Studioの登場と、Geminiを活用した機能の進化です。
Google Workspace Studioは、Google Workspace上でAIエージェントや業務フローを設計、管理、共有するための仕組みです。
Googleの公式発表では、Google Workspace Studioを使うことで、Gmail、Googleドライブ、Google Chatなどを横断し、通知、情報抽出、コンテンツ生成、優先順位付けなどを自動化できることが紹介されています。
また、公式ヘルプでは、次のような自動化の例が案内されています。
- ・Googleフォームへ回答が送信されたらGoogle Chatへ通知する
- ・メールの添付ファイルをGoogleドライブへ保存する
- ・Gmailの返信下書きを作成する
- ・受信したメールをGeminiで分析・要約する
- ・指定した条件に応じて複数の処理を順番に実行する
Google Workspaceの中だけでも、情報を受け取った後の処理を大きく自動化できる環境が整ってきました。
そこで重要になるのが、kintoneの業務データをGoogle Workspace側へつなぐ「橋」です。
今回開発したプラグインは、その橋の役割を担います。
プラグインがkintoneとGoogleスプレッドシートを連携し、Googleスプレッドシートへ届いた情報をGoogle Workspace Studioが次の処理へつなぐ。
この役割分担によって、kintoneを中心に管理してきた業務情報を、Google WorkspaceとGeminiによる自動化へ展開しやすくなりました。
情報収集から案件管理、通知までを一つの流れに
今回、私たちが想定している基本的な流れは次のとおりです。
- 1. Googleフォームから、お問い合わせや申し込み情報を収集する
- 2. 回答データをGoogleスプレッドシートへ集積する
- 3. Google Workspace Studioと連携プラグインを通じてkintoneへ登録する
- 4. kintoneで担当者が内容を確認する
- 5. 案件フェーズ、確度、受注予定日、担当者などを更新する
- 6. kintoneの更新内容をGoogleスプレッドシートへ反映する
- 7. Googleサイトのダッシュボードを最新化する
- 8. 条件に応じてGoogle Chatへ通知する
- 9. Gmailにお客様向けメールの下書きを作成する
ポイントは、Googleフォームからkintoneへ一方的に登録して終わる仕組みではないことです。
Googleフォームから入ってきた情報は、Googleスプレッドシートを経由してkintoneへ連携されます。
その後、kintone側で担当者が案件情報を確認し、案件フェーズや確度などを更新します。
更新された情報は再びGoogleスプレッドシートへ反映され、Googleサイトの営業管理ダッシュボードやGoogle Workspace Studioの自動化に利用できます。
情報収集、案件管理、更新、可視化、通知、次のアクションを、一つの循環として設計できることが今回の大きなポイントです。
Googleサイトで営業管理ダッシュボードを作成
Googleスプレッドシートへ同期された案件データは、集計やグラフ作成に利用できます。
その集計結果をGoogleサイトへ掲載することで、営業状況や案件の進捗を確認できるダッシュボードを構築できます。
今回の検証では、次のような情報を表示しました。
- ・案件の合計金額
- ・総案件数
- ・合計プラン費用
- ・提案プラン別の案件割合
- ・案件フェーズ別の案件数
- ・フェーズ別のパイプライン金額
- ・確度別のパイプライン金額
- ・案件情報の一覧
kintoneの案件情報が更新され、Googleスプレッドシートへ同期されれば、そのデータを参照しているダッシュボードにも変更が反映されます。
経営者や営業責任者は、案件を一件ずつ開かなくても、現在の営業状況を視覚的に確認しやすくなります。
Googleサイトを社内向けの情報ポータルとして利用すれば、営業担当者だけでなく、経営者や他部門のメンバーも必要な情報を確認できます。
kintoneを直接操作する必要がないメンバーにはGoogleサイトで情報を共有し、案件の詳細な確認や更新、承認、ワークフローはkintoneで行う、といった役割分担も可能です。
kintoneの案件フェーズ更新を、次のアクションへつなげる
例えば、kintoneの案件フェーズが「見積り提出中」へ変わったとします。
プラグインによってGoogleスプレッドシートの該当行が更新され、ダッシュボードの集計にも変更が反映されます。
さらに、Google Workspace Studio側で条件を設定しておけば、担当者や責任者へGoogle Chatで通知し、次に送る案内メールの下書きをGmailへ作成するといった流れを構築できます。
案件フェーズが「受注」になった場合は、受注報告をGoogle Chatへ通知する。
「契約」へ進んだ場合は、Googleドキュメントで契約に必要な文書を生成し、Googleドライブへ保存する。
面談日や納品予定日が決まった場合は、Googleカレンダーへ予定を登録する。
メールを送る必要がある場合は、Geminiを活用してGmailに下書きを作成する。
このように、業務の状態を管理するkintoneと、アクションを実行するGoogle Workspaceを組み合わせることで、案件の進行に合わせた自動化を実現できます。
なお、今回のプラグインがGoogle Chatへの通知やGmailの下書き作成を、すべて直接実行するわけではありません。
プラグインはkintoneとGoogleスプレッドシートを連携し、その先の処理をGoogle Workspace Studioなどが担います。
役割を分けることで、通知内容や自動化の流れを、お客様の業務に合わせて柔軟に変更できます。
kintoneの一覧画面から同期と取得ができる
kintoneの一覧画面には、「Sheets同期」と「Sheets取得」のボタンを表示します。
「Sheets同期」では、kintoneのレコードをGoogleスプレッドシートへ送信します。
「Sheets取得」では、Googleスプレッドシートに追加・更新された情報をkintoneへ取り込みます。
同期や取得を実行する際には、処理内容を確認する画面が表示されます。
誤ってボタンを押した場合でも、確認画面でキャンセルできます。
同期処理中は進捗を表示し、完了した場合は処理件数を案内します。エラーが発生した場合には、対象となるフィールドやレコードをできるだけ分かりやすく表示します。
双方向連携だから、業務に合わせた入口を選べる
お問い合わせや申し込みの入口にはGoogleフォームを使い、その後の確認、担当者の割り当て、案件の進行管理はkintoneで行う。
一方で、kintoneから登録・更新した情報はGoogleスプレッドシートへ同期し、GoogleサイトのダッシュボードやGoogle Workspace Studioの自動化へ利用する。
このように、入力しやすい場所と管理しやすい場所を分けられることが、双方向連携の利点です。
Googleスプレッドシート側で新しく追加された行は、kintone側で取得することによって新規レコードとして登録できます。
更新キーが一致する場合は既存レコードを更新し、一致しない場合は新規レコードとして登録します。
反対に、kintoneで新規登録・更新された情報は、Googleスプレッドシートへ反映できます。
ルックアップ、計算値、ステータス、レコード番号など、kintone側で直接書き込むことが適切ではない項目については、Googleスプレッドシートから取得する際の対象外として分かりやすく表示します。
連携できることだけでなく、誤った更新を防ぐことも、業務で安心して利用するために必要な設計だと考えています。
対象は、まずkintone１アプリ3万件以内のデータ規模を想定
今回の無料プラグインは、すべての規模、すべての要件を一つでカバーする製品ではありません。
まずは、連携対象となるデータ件数が3万件以内の業務を想定しています。
Googleスプレッドシートには多くのデータを保存できますが、実際のレスポンスは、次のような条件によって変わります。
- ・1レコードあたりの列数
- ・セルに設定された数式
- ・条件付き書式や入力規則
- ・作成しているグラフの数
- ・同時に利用する人数
- ・Google Workspace Studioのフロー
- ・Google Apps Scriptの処理内容
- ・データの更新頻度
保存できる上限だけを基準にするのではなく、日常業務で快適に使い続けられるかを重視し、余裕を持った運用目安を設定しました。
データが増えた場合には、新しいGoogleスプレッドシートへ接続先を切り替え、以前のシートを過去データとして管理できる考え方も取り入れています。
kintoneを最終的な業務データの管理場所とし、GoogleスプレッドシートはGoogle Workspaceへつなぐデータ集積・中継基盤として活用する。
この役割分担によって、容量やレスポンスを考慮しながら、安心して継続利用できる仕組みを目指しています。
まずは既存のお客様へβ版を提供
正式な無料配布に先立ち、まずはキャップドゥー・ジャパンの既存のお客様へβ版として提供する予定です。
実際の業務でご利用いただき、次のような点についてご意見をいただきながら改善を進めます。
- ・プラグイン設定画面の分かりやすさ
- ・フィールドマッピングの操作性
- ・データ同期の安定性
- ・同期や取得にかかる時間
- ・エラー発生時の案内
- ・実際の業務で必要となる運用方法
- ・Google Workspace Studioとの組み合わせ方
- ・Googleサイトのダッシュボード活用
私たちは、完成した製品を一方的に提供するだけではなく、お客様と一緒に使い方を考え、現場から得られた気づきを次の改善へつなげることを大切にしています。
キャップドゥー・ジャパンの企業理念である「共に歩む」を、このプラグインの開発と提供においても実践していきます。
β版では、対象となる業務、データ件数、フィールド構成、Google Workspace Studioの利用可否などを確認しながら、適した環境から段階的に検証します。
Google Workspace Studioは、ご契約中のGoogle Workspaceエディションや管理者設定、利用可能な機能によって条件が異なるため、導入前の確認が必要です。
年内、対象のお客様へ無料配布予定
今回開発した「kintone × Sheets Sync」は、サイボウズkintoneとGoogle Workspaceをご利用中のお客様に向けて、年内の無料配布を予定しています。
＊開発中の「kintone × Sheets Sync」。サービス名称は仮称であり、正式配布時に変更する可能性があります。
私たちがこのプラグインを無料で届けたいと考えた理由は、kintoneとGoogle Workspaceをすでに利用している企業に、両者を組み合わせることで生まれる新しい可能性を、まず体験していただきたいからです。
Googleフォームから集まった情報がkintoneへ届く。
kintoneで案件が進むと、Googleスプレッドシートやダッシュボードが更新される。
その変化をGoogle Chatが知らせ、Geminiが次の文書やメール作成を支援する。
これまで別々に存在していた機能が、一つの業務の流れとしてつながり始めています。
データの見せ方は、Googleサイトだけではありません
今回の検証では、Googleスプレッドシートへ集積された案件データを、Googleサイト上の営業管理ダッシュボードとして表示しました。
Googleサイトは、ダッシュボードだけでなく、社内のお知らせ、マニュアル、関連資料、Googleカレンダーなどを一つのページへまとめられるため、社内ポータルとして情報を共有したい場合に適しています。
一方、Googleスプレッドシートへ集積されたデータの活用方法は、Googleサイトだけではありません。
目的や利用者、必要となる分析の内容に応じて、さまざまな見せ方を選択できます。
Looker Studioによる、より高度なデータ分析
Looker StudioとGoogleスプレッドシートを接続すれば、案件データをグラフや表として可視化し、営業管理や経営判断に利用できるレポートを作成できます。
例えば、次のような分析が考えられます。
- ・期間別の案件数や受注金額
- ・担当者別の案件状況
- ・案件フェーズ別のパイプライン金額
- ・確度別の受注見込み
- ・商品・サービス別の売上構成
- ・月別・四半期別の推移
- ・顧客属性別の案件傾向
- ・絞り込み条件を使った詳細分析
Googleサイトが「必要な情報を分かりやすくまとめて共有する場所」だとすれば、Looker Studioは「蓄積されたデータを、より詳しく分析するための場所」として活用できます。
作成したLooker StudioのレポートをGoogleサイトへ組み込み、社内ポータルの中から確認できるようにする構成も考えられます。
Googleスプレッドシートだけでも可視化できる
大がかりなダッシュボードが必要ない場合は、Googleスプレッドシートのグラフやピボットテーブルを利用する方法もあります。
担当者が日々確認する簡易的な集計や、小規模なチームで利用する管理表であれば、Googleスプレッドシートだけでも十分に可視化できます。
まずはスプレッドシートで集計を始め、必要に応じてGoogleサイトやLooker Studioへ発展させることも可能です。
利用目的に合わせて、最適な可視化方法を選ぶ
今回Googleサイトを使用したのは、営業管理ダッシュボードを、他の社内情報と一緒に分かりやすく共有することを想定したためです。
しかし、すべてのお客様にGoogleサイトが最適とは限りません。
- ・社内ポータルとして情報をまとめたい場合はGoogleサイト
- ・データを詳しく分析したい場合はLooker Studio
- ・簡単な集計から始めたい場合はGoogleスプレッドシート
- ・より大規模なデータを扱う場合はBigQueryなどのデータ基盤
このように、データ量や利用目的、閲覧する人、必要な分析の深さに応じて、適切なサービスを組み合わせられます。
今回開発したプラグインの役割は、特定のダッシュボードを提供することだけではありません。
kintoneの業務データをGoogleスプレッドシートへつなぎ、その先にあるGoogleサイト、Looker Studio、Google Workspace Studio、Geminiなどを活用できる入口をつくることです。
kintoneとGoogleスプレッドシートがつながることで、データの見せ方や使い方の選択肢は、さらに広がっていきます。
理想としていた「kintone × Google Workspace」が始まる
私たち自身が欲しかった機能であり、これまで多くのお客様からご要望をいただいてきた連携。
その実現に必要なGoogle Workspaceの環境が整い、Google Workspace StudioとGeminiの進化が重なったことで、ようやく理想としていたプラグインを形にすることができました。
これは、単なるデータ連携プラグインの完成ではありません。
kintoneを業務管理とワークフローの中心に据えながら、Google Workspaceを情報収集、可視化、通知、文書作成、AI活用の基盤として生かす。
その二つをつなぐことによって、中小企業の働き方DXをさらに前へ進めるための入口ができたと考えています。
これからβ版の提供を通じて、実際のお客様の業務に寄り添いながら改善を重ねていきます。
そして、安心して利用できる状態へ育てたうえで、年内の無料配布を目指します。
サイボウズkintoneとGoogle Workspaceを、すでにお使いの皆さまへ。
別々に使っていた二つの環境をつなぎ、情報が集まり、更新され、可視化され、必要な人へ届き、次のアクションまで自動で進む働き方を、一緒につくっていきたいと思います。
「連携できる」から、「業務が次へ進む」へ。
kintoneとGoogleスプレッドシートをつなぐことは、ゴールではありません。
その先でGoogle Workspace StudioとGeminiを活用し、情報収集、案件管理、可視化、通知、メールの下書き作成までを、一つの業務フローとして設計すること。
それが、キャップドゥー・ジャパンがこのプラグインで実現したかった新しい働き方です。
サイボウズkintoneとGoogle Workspaceの活用を、一緒に考えませんか？
キャップドゥー・ジャパンでは、サイボウズkintoneの新規導入だけでなく、導入後のさらなる活用や、現在の利用状況に関するご相談にも対応しています。
「kintoneを導入したものの、十分に活用できていない」
「アプリやプラグインが増え、運用が複雑になっている」
「現在の契約内容や運用コストが適切なのか確認したい」
「Google Workspaceとkintoneを連携し、業務をさらに自動化したい」
「Google Workspace StudioやGeminiを、実際の業務にどう取り入れればよいか分からない」
こうしたお悩みをお持ちの企業様へ、現在の業務や利用状況を確認しながら、最適な活用方法をご提案します。
また、Google Workspaceの新規導入をはじめ、すでにGoogle Workspaceをご利用中のお客様への伴走型サポート、社内定着支援、操作研修、活用研修、Google Workspace StudioやGeminiを活用した業務自動化のご相談にも対応しています。
私たちが大切にしているのは、ツールを導入して終わることではありません。
お客様の企業文化や現在の業務、これまで積み重ねてこられた仕組みを尊重しながら、無理なく使い続けられる環境を一緒につくることです。
サイボウズkintoneの導入やさらなる活用、現在の利用状況に関するアドバイス、契約・運用コストの最適化、Google Workspaceの新規導入、導入後の伴走型サポートや研修プログラムなど、ぜひキャップドゥー・ジャパンへお気軽にご相談ください。
お客様と「共に歩む」パートナーとして、これからの働き方と業務DXを一緒に考え、継続的にサポートしてまいります。
