業務管理×経営管理が組織を変える！「KAIZEN board」でDX促進を実現

2021年12月27日クラウド豆知識

「KAIZEN board」とは？

「KAIZEN board」とは、クラウドツールである「kintone」と「board」を連携可能にするプラグインです。「KAIZEN board」を活用することで、kintone内に案件データを登録するだけで、請求書などの書類データを自動生成することが可能になります。

「KAIZEN board」のメリット等については、以下の記事をご覧ください。

＞＞boardとkintoneの連携プラグイン「KAIZEN board」のメリット | 株式会社キャップドゥ

「kintone」で実現可能なこと

まずは「kintone」で実現可能なことについて確認しておきましょう。

自社の業務に最適なアプリを作成できる

kintone（キントーン）を導入する最大のメリットは、自社や部署ごとの業務に合わせた最適なアプリを、複雑なプログラミングの知識なしに、ドラッグ＆ドロップで作成できる点です。

例えば、営業部署であれば顧客情報を一元管理して全体の進捗を「見える化」することができたり、総務・人事部署であれば社員名簿を一元管理して入社日や人事評価などの情報をすべて集約したりすることができます。

プロジェクトごとに情報共有の最適化が可能

kintoneでは、上記でもご紹介した通り、プロジェクトごとにアプリを作成して情報の一元化を行うことができます。また、プロジェクトに参加しているメンバーには、全体の進捗状況も「見える化」によって共有できるので、業務の効率化に繋げることができます。

チームごとにコミュニケーションが図れる

kintoneでは、プロジェクトのチームごとに、SNSのような円滑なコミュニケーションが取れるよう設計されています。

たとえば、チーム内で使う資料や掲示板などを作成できる「スペース」や、社外の人と情報共有を行える「ゲストスペース」、kintoneユーザー同士がコミュケーション可能な「ピープル」など、用途によって異なるコミュニケーション手段が用意されています。

業務の属人化を防ぐことができる

kintoneを利用することで、「どの業務がどのくらい進んでいるか」や、「どの案件の資料はどれか」といったバラバラになりやすい情報を、チーム全体で共有することができます。その結果、「社内の特定の人しか状況を把握していない」というような業務の属人化を防ぐことが期待できます。

「board」で実現可能なこと

続けて、「board」で実現可能なことも見ていきましょう。

boardに情報を集約、共有

「board」の見逃せない効果として、「コミュニケーションコストの削減」があります。「board」を使用することで、営業や受発注の状況が「board」上に集約されるため、営業、案件担当者、経理、経営者など様々な立場の人が、常に最新の情報を確認できるようになります。

また、見積もり・受注などの情報が自動更新されるため、最新の売上見込み等の情報をいつでも把握することが可能です。

各種書類の作成と案件ごとの管理

「案件」は、1つの契約や受注を示すものです。「board」を使用することで、見積書や請求書などの書類を「案件ごと」に管理することが可能になります。

書類のメール、郵送、捺印申請

「board」を使用することで、書類の作成から送付までboard上で完結することができます。具体的には、「board」上からメールや郵送で各書類を送付できたり、必要に応じて書類ごとに捺印申請を行うことができます。

会計ソフトへの連携

「board」は、請求や支払いのデータを会計ソフト（freee、マネーフォワードクラウド会計など）と連携することができ、入力業務の手間を省くことができます。

案件単位の損益管理

受注案件をスタートとして、それに紐付く発注を管理することができるため、案件単位で損益を確認することができるようになります。

また、未請求や未払いの恐れがある案件は、メール、Slack、Chatworkにアラートを通知することができるため、請求漏れや支払い漏れなどを防止することが可能です。

「KAIZEN board」で可能になる「業務管理×経営管理」

ここからは、いよいよ「KAIZEN board」で可能になる「業務管理×経営管理」について、詳しく解説していきます。

「kintone」による業務管理

社内の基幹システムをクラウドツールである「kintone」にすることで、誰もが簡単にプロジェクトの進捗情報などを確認できるようになります。そのため、業務の属人化を防ぐことができるので、kintoneは「業務管理」としては最適なツールであるといえます。

「board」による経営管理

「board」を使用することで、営業や受発注の状況が「board」上に集約されるため、経営者をはじめ様々な立場・役職の人が、常に最新の情報を確認できるようになります。そのため、迅速な経営管理が可能となるので、boardは「経営管理」としては最適なツールであるといえます。

「業務管理×経営管理」で組織の仕組みが変わった

上記でご紹介した「kintone」による業務管理と「board」による経営管理を最大限活用することで、組織の仕組みそのものを変えることが可能になります。

しかし、「kintone」と「board」を別々に使用していても、あまり作業効率はアップしません。「KAIZEN board」で2つのツールを繋いであげる必要があります。

「KAIZEN board」を導入することで、kintoneに案件データを登録すると自動でboardと連携してくれます。具体的には、kintoneで案件登録後、kintoneに請求書や領収書などの書類データが自動生成されるのですが、そのデータはboardの書類データに紐づいたデータが自動的に反映されます。

これにより、「kintone」で全体の進捗情報を一元管理し、「board」で請求書や見積書などの帳票を出力することができます。つまり、それぞれのクラウドツールの「いいとこ取り」が可能になるのです。